Управление продажами розничного торгового предприятия на примере магазина «РИЧ»

Если говорить об условиях поставки, то в основном магазин работает с поставщиками с отсрочкой платежа за поставленные товары (рисунок 2.3) Данные условия оговорены в договоре поставки.

 

Анализ условий оплаты за поставленный товар по договорам.

Рисунок 2.3

 

 

Удельный вес различных видов договоров

Рисунок 2.4

Анализируя данные диаграммы (рисунок 2.4), видно, что наибольший процент (72%) составляют договоры поставки. Это объясняется тем, что эти договоры взаимовыгодны, т. е. поставщику возможность продавать товар регулярно, а магазину отсрочить платежи. 

Удельный вес договоров по срокам действия

 

Рисунок 2.5

Проанализировав сроки заключения договоров (рисунок 2.5), видно, что договоры заключаются в основном на один год. В условиях жесткой конкуренции многие поставщики не выживают на рынке, и поэтому долгосрочные договоры обычно не заключают. Покупатели и продавцы, заключившие договор, имеют право после истечения срока его действия пролонгировать свои договорные отношения при условии повторного согласования всех условий, что является более выгодным для обеих сторон.

В магазине проводится учет исполнения договорных обязательств при помощи специальных журналов, которые содержат информацию о поставщике, условиях оплаты по договору, сроке действия договора, реквизитах поставщика и других важных условиях договора. В данном журнале отражаются все факты исполнения или неисполнения договорных обязательств. В ходе анализа договорной работы за прошедший 2008 год было выявлено несколько не очень существенных нарушений условий договоров со стороны поставщиков.

Правильный выбор формы договорных отношений, тщательно обдуманное согласование условий договора является основой успешной хозяйственной и коммерческой деятельности предприятия.

Несмотря на то, что ООО «РИЧ» своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением, все же предприятие стремится к увеличению качества договоров, а также налаживанию связей с постоянными поставщиками.

Некачественно выполненные договора приводят к постоянным дискуссиям по поводу условий и сроков выполнения обязательств, незапланированным пеням и неустойкам, а также к необходимости привлекать дополнительные финансовые и людские ресурсы для защиты интересов предприятия. Притом, что иногда страдает и репутация предприятия на Уссурийском рынке, конечно же, является невозможным оценить нанесенный ущерб.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что ООО «РИЧ» стабильно на протяжении определенного периода времени реализует продукцию, получает чистую прибыль, достаточную для дальнейшего развития предприятия, то есть является ликвидным и кредитоспособным. Имеет устойчивые хозяйственные связи с поставщиками, что благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

 

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Совершенствование  системы документооборота

Учет исполнения договоров поставки должен осуществляться с помощью специальных карточек или журналов. Более прогрессивным и оперативным является автоматизированный учет выполнения договоров поставки товаров с помощью компьютерной техники. При этом предоставляется возможность контролировать выполнение договоров поставки в более детализированном виде, обрабатывать большие объемы коммерческой информации и оперативно использовать ее в коммерческой деятельности.

В курсовой работе я предлагаю магазину «РИЧ» решить это следующим способом. В современных условиях такие проблемы можно устранить за счет специальных компьютерных программ, которые позволяют автоматизировать процесс делопроизводства и упростить контроль за исполнением задач. Например, к таким программам относится система электронного документооборота "Евфрат-Документооборот" российской компании Cognitive Technologies.

Использование системы электронного документооборота полностью исключают возможность потери документов. Автоматизированный контроль за движением каждого из документов, осуществляемый с момента его регистрации в системе, гарантирует целостность и сохранность любого документа в процессе всего жизненного цикла.

Ощутимым преимуществом "Евфрат-Документооборот" является система контроля исполнения, позволяющая автоматизировать этот процесс. На каждый зарегистрированный в системе документ заводится учетная карточка, в которой отражаются наложенные резолюции, информация о движении документа внутри организации, персональной ответственности сотрудника за исполнение и промежуточные отчеты.

Руководителю ООО «РИЧ» при необходимости узнать, что в настоящий момент сделано по исполнению его приказа о разработке новой формы договора о закупке сырья, нужно лишь обратиться к системе, и в течение нескольких секунд будет предоставлена полная информация о том, кто из сотрудников в настоящее время работает с данным документом, что уже сделано и когда истекает срок окончательного отчета об исполнении задания. Это существенно усиливает дисциплину на предприятии, обеспечивая контроль за исполнением текущих задач строго в соответствии с утвержденным планом.

Система не позволит ни сотруднику, ни руководителю забыть об исполнении того или иного распоряжения. Автоматическая генерация рассылок с уведомлениями заранее предупредит всех должностных лиц о приближении времени исполнения распоряжения, а когда этот срок настанет - потребует отчета о проделанной работе.

"Евфрат-Документооборот" дает возможность создать электронный  архив документов, который вместо  вереницы огромных шкафов умещается  на одном компьютере. При этом  любой требуемый документ можно  найти в считанные секунды. Система  хранит документы в их исходном  виде, и потому необходимый документ  можно в любой момент получить  обратно в бумажной форме, распечатав  его на принтере. При необходимости  система может сформировать журнал  зарегистрированных документов.

Как показывают данные о внедрении системы электронного документооборота в других организациях, этот процесс будет сопровождаться повышением эффективности работы и снижением внутренних затрат. Во-первых, это происходит за счет уменьшения издержек на расходные материалы для офиса. Раньше, чтобы начать работу с документов, его требовалось распечатать, потом сделать несколько копий для контроля и для возможности работы с документом нескольких сотрудников. Любой руководитель знает, как стремительно тает бумага, и как быстро кончается порошок в картридже, и, самое главное, как все это значительно увеличивает внутренние расходы предприятия.

В настоящее время предприятие не может полностью отказаться от бумажного документооборота. Однако внедрение системы электронного документооборота позволит существенно повысить эффективность работы с документами, а также оперативность и качество выполнения заданий.

Как показывают результаты исследований, внедрение системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5-2 раза повысить эффективность работы за счет повышения исполнительской дисциплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. Таким образом, в современных условиях "Евфрат-Документооборот" может рассматриваться не только, как инструмент улучшения системы управления, но и механизм снижения внутренних издержек и повышения конкурентоспособности предприятия.

 

3.2 Эффективность внедрения  автоматизированного комплекса "Евфрат-Документооборот"

Экономическая эффективность от внедрения программы «Эксперт» подразделяется на прямую и косвенную. Комплект для автоматизации под ключ – 117670 руб.

Прямая экономическая эффективность связана со снижением затрат на обработку данных, т. е. это эффект, результат которого поддаётся прямому счёту. Косвенная эффективность — это эффект, получаемый обработки данных, обычно не поддающийся прямому счёту, а требующий рассмотрения факторов, на которые влияет автоматизация процессов управления. Как правило, прямой эффект выявляется на самой вычислительной установке, косвенный — преимущественно у пользователей информации, т. е. в сфере производства.

Экономическая эффективность определяется с помощью стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода принимают затраты на обработку информации до внедрения новой программы, а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ — затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации.

Рассчитаем стоимостные затраты до внедрения программы, то есть при существующей обработке данных, по следующей формуле:

 

                                        Ср = Сфот + Сор + Сззп,                                        (3.1)                                       

где  Сфот – годовой фонд оплаты труда,

Сор – затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда)

Сззп – стоимость затрат на обработку данных по заказам  и на распечатку необходимых документов.

Фонд оплаты труда находим по формуле:

 

                                        Сфот = Qj * (1,6* Pj) * 12,                                   (3.2)                                 

 где Qj – численность сотрудников,

 1,6 – коэффициент надбавки к зарплате,

 Pj – оклад,

 12 – месяцы.

Сфот = 4 * (1,6*4500)*12 = 345600руб.

Сор = Сфот *20,19% = 345600 руб.*20,19% = 69777 руб.

 

                                    Сззп = 12*(1*600),                                                  (3.3)

  где  12 – количество  месяцев,

1 – стоимость одного  печатного бланка, руб.

600 – среднее количество  бланков, обрабатываемых в месяц;

Cпф – стоимость бланков.

Сззп = 12 *(1*600) = 7200 руб/год.

Сср = 345600 + 69777 + 7200= 422577 руб.

Стоимостные затраты после внедрения программы «Евфрат-Документооборот» рассчитаем по формуле[1.С.398.]:

 

         Cпр = Сфот + Сор + Собсл. эвм  + Саморт. эвм  + Саморт пп + Спп + Сэвм,               (3.4)

                              

где  Сфот – годовой фонд оплаты труда

Сор – затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда);

Собсл. эвм  – затраты по обслуживанию программы и ЭВМ (в отчетном периоде составляют 450 рублей за месяц);

Саморт. эвм  – амортизация ЭВМ;

Саморт пп – амортизация программы;

Спп – стоимость программы;

Сэвм – стоимость ЭВМ.

Рассчитаем годовой фонд оплаты труда. В отчетном периоде, после внедрения программы, сократим 2 сотрудников, повысив при этом оклад до 5500 руб.

Сфот = 2 * (1,6*5500) * 12 = 211200 руб.

Сор = 211200 руб. *20,19% = 42641 руб.

Собсл. эвм  = 450*12 = 5 400 руб.

Стоимость комплект для автоматизации под ключ составляет 117670 руб. Расходы по амортизации программы составляют 20%, следовательно, амортизация программы находится:

Саморт пп = 117670 руб * 0,20 = 23534 руб.

Спп = 211200 + 42641 + 5400 +23534 = 282775руб.

Найдем стоимостной индекс внедрения программы по формуле:

 

                                           U = Сотч / Сбаз,                                                (3.5)

 

где  Сотч – стоимостные затраты отчетного периода;

Сбаз – стоимостные затраты базисного периода.

U = 282775/422577= 0,67= 67%  

Данный показатель говорит о том, что при внедрении программы «Евфрат-Документооборот» экономия стоимостных затрат 33%. Найдем срок окупаемости затрат по следующей формуле[10.С.17.]:

 

                      Ток = (Спр. пр + Собсл. эвм) * Кэф / (Сбаз – Сотч),                       (3.6)

 

где  Спр. пр – затраты на приобретение программы;

Кэф – коэффициент эффективности;

Сбаз – все затраты базисного периода;

Сотч – все затраты отчетного периода.

 

                             Кэф = Сфот(0) – Сфот(1) / Спр.вс,                                        (3.7)

 

где Сфот (0) – затраты на оплаты труда до внедрения программы;

Сфот (1) – затраты на оплаты труда после внедрения программы;

Кэф = (345600-211200)/ 282775= 0,47

Ток = (117670 + 5400)*0,47/(422577 – 282775) =  57843/139802 = 0,4 года = 3 месяца.

Полученные результаты занесу в таблицу 2.

По данным таблицы 2 видно, что введение комплекса «Евфрат-Документооборот» приведет к сокращению численности персонала на два человека, а следовательно, и к уменьшению годового фонда заработной платы на 134 400 рублей, срок окупаемости комплекса составит 3 месяца в результате получен годовой экономический эффект 139 802 рублей.