Управление портфелем заказов в организации

Сущность технологии определятся через два основных понятия: этап и операция.

Этап - набор операций, с помощью которых осуществляется тот или иной процесс.

Операция - однородная, логически неделимая часть процесса, направленная на достижение определенной цели, выполняемая одним или несколькими исполнителями.

Каждая операция должна обеспечить приближение объекта к поставленной цели и обеспечить переход из данной операции в последующую.

В последние годы расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме времени. Они позволяют создать принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, охватывая сферу заказов.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций2:

- оформление  поступивших заказов  и уточнение их спецификаций;

- формирование и структуризация  портфеля заказов;

- разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов;

- оперативный  контроль производства  и выдачи товарной продукции  в соответствии с заказами;

- подготовка и оформление товарных  потоков в соответствии с принятыми  к исполнению заказами;

- контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов;

- поддержание обратной связи  заказчика с поставщиком.

Каждая технология должна предусматривать однозначность выполнения включенных в нее этапов и операций. Отклонение   выполнения   одной   операции   отражается   на   всей  технологической цепочке.

Вначале разрабатывается технология всего процесса, а потом отдельных этапов. После разработки технологии этапов их необходимо рассмотреть с позиции технологического единства.

Технологическое единство – это тесное взаимодействие всех составляющих частей предприятия, которая определяет общность назначения их к изготовлению продукции или технологического процесса.

Технологический процесс — это часть производственного процесса, содержащая действия по изменению состояния предмета труда. К предметам труда относятся заготовки и изделия.

Суть технологического процесса - в творческом соединении следующих основных компонентов:

• высокое качество продукции
• высококвалифицированный персонал
• взаимодействие с потребителями
• другие в зависимости от целей и задач исследования

 

На рисунке 1 показаны следующие технологии «Управление портфелем заказов организации»

 

 

 

 

 

 

1. Подготовка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Проведение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Заключительные операции

 

 

 

 

 

                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             4. Мониторинг

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Технологии «Управление портфелем заказов организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод: Исходя из изложенного, следует отметить, что для получения наивысшего результата компания должна четко знать, какие функции она обязана выполнить. Если соответствовать разработанной технологии подготовки и подпроцесса «управление портфелем заказов» в организации, можно повысить эффективность и качество выполнения данного подпроцесса и достигнуть высокого уровня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Инновационный потенциал  подпроцесса «управление портфелем  заказов» в организации

Инновационный потенциал организации - совокупность характеристик предприятия, определяющих способность компании к осуществлению деятельности по созданию и практическому использованию нововведений.

К элементам инновационного потенциала фирмы относятся:

• Материально-технические ресурсы;
• Финансовые ресурсы;
• Организационные ресурсы;
• Кадровые ресурсы;
• Социально-психологические факторы.

Для проведения инновационных процессов компания должна располагать:

• Свободными денежными средствами, достаточными для финансирования разработок;
• Соответствующей материально-технической базой для создания и массового производства нового продукта;
• Сотрудниками, способными генерировать неординарные решения.

Инновационный потенциал отражает способность предприятия к усовершенствованию или обновлению, он характеризует тот максимальный объем инновационной продукции, который возможен при полном задействовании имеющихся инновационных ресурсов.3

Модель   потенциала   любого   предприятия   определяется4:

* имеющимися объемами и качеством  ресурсов (численностью занятых, основными производственными и непроизводственными фондами, оборотными фондами или материальными запасами, финансами и невещественными ресурсами - патентами, лицензиями, информацией, технологией);

* способностью персонала (специалистов, рабочих, вспомогательного персонала) к созданию определенной продукции, другими словами - его образовательным, квалификационным, психофизиологическим и мотивационным  потенциалом ;

* способностью менеджмента оптимально  использовать имеющиеся ресурсы  предприятия  (подготовкой, талантом и профессиональной адаптацией менеджеров, умением создавать и обновлять организационные структуры предприятия);

* инновационной способностью (то  есть способностью предприятия  к обновлению производства, изменения  технологии, других инноваций);

* информационными характеристиками (то есть способностью накапливать, обрабатывать и систематизировать информацию для ее использования);

* финансовыми характеристиками (кредитоспособностью  предприятия, внутренней и внешней  задолженностью и тому подобное)

Для эффективного развития инновационного потенциала подпроцесса « управление   портфелем   заказов » предприятию необходимо учитывать огромное количество факторов внешней среды (потребители, поставщики, экономика в целом). Важно своевременно изучать изменяющиеся тенденции на рынке и оперативно реагировать на эти изменения.

Следует постоянно совершенствовать этот подпроцесс, находя все новые и новые методы и способы привлечение клиентов, заключающих долгосрочные и выгодные для организации договора. Сотрудники организации должны быть компетентны в этой области, коммуникабельны, а также постоянно обучаться, совершенствуя свои знания и навыки.

Для обеспечения высокого уровня качества услуг в РПК ООО «Градиент», необходимо выявить инновационный потенциал элементов подпроцесса « управление портфелем заказов», который даст характеристики низкого, среднего и высокого состояния и покажет направление эффективного развития. (Табл.1)

 

Наименование подпроцесса	Низкое состояние	Нормальное состояние	Высокое состояние
1. Заказчики	1.1.Выбор заказчиков случайным  образом	1.1.Имеется устойчивый круг «своих» заказчиков	1.1. Заключение выгодных долгосрочных  контрактов
2. Качество продукции	2.1 Определение количества сырья  и материалов перед началом  работ   2.2 Нерациональное использование  сырья и материалов	2.1 Регулярная проверка рациональности  использования сырья и материалов   2.2 Слежение за сроком  годности сырья и материалов	2.1 Контроль качества на выходе  предприятия   2.2. Оценка качества сырья  и продукции на выходе предприятия
3. Оценка персонала	3.1 Визуальная оценка   3.2 Оценка менеджером	3.1 Оценка по документам   3.2 Оценка по результатам  тестирования   3.2 Оценка по результатам практического задания	3.1 Использование различных методов   3.2 Обобщенная оценка, аттестация
4. Технология	4.1 Отсутствие оценки эффективности  неиспользованной технологии   4.2 Использование устаревших  метолов и подходов к производству	4.1 Регулярная оценка эффективности   4.2 Внедрение автоматизированного  процесса производства	4.1 Повышение эффективности использования  технологий   4.2 Внедрение инноваций  и «ноу-хау» в технологический  процесс   4.3 Модернизация процесса  изготовления продукции
5. Оборудование	5.1 Простой оборудования, нерациональное  его использование   5.2 Использование устаревшего оборудования	5.1 Регулярная оценка производительности       5.2 Регулярная оценка эффективности  использования	5.1 Совершенствование оборудования   5.2 Контроль всех исполнителей  работоспособности и качества  оборудования
6. Издержки и затраты предприятия	6.1 Отсутствие анализа издержек  и затрат на закупку сырья  для производства, на дефектную продукцию	6.1 Слаборазвитая система анализа	6.1 Отлаженная система анализа издержек и затрат предприятия
7. Прогнозирование при управлении  заказами	7.1 Отсутствие системы прогнозирования  при управлении заказами	7.1 Разработка системы управления заказами	7.1 Отлаженная система анализа заказов предприятия

Таблица 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Мероприятия по развитию  подпроцесса «управление портфелем  заказов» в организации

Новые  условия  требуют  нового  видения  сущности  организаций  и  методов, которыми  они  могут  достигать  своих  целей.  Также  менеджерам  требуются  новые знания  и  умения,  которые  могут  позволить  им  справиться  с  нелегкой  задачей управления в ситуации, когда единственное, что остается постоянным – это изменения

Организационное развитие предприятия обусловлено тем, что организационные  преобразования являются необходимым и обязательным условием  развития   предприятия, его органической составляющей, обеспечивающей успех и высокую конкурентоспособность на рынке

Организационное    развитие  (ОР) –   это   совокупность  теоретических  концепций и практических приемов, направленных на то, чтобы помочь организации приобрести большую  гибкость  и  адаптироваться  к  переменам,  а  менеджерам –  освоить необходимые для этого навыки.5

Также под  организационным   развитием  понимается «долговременная работа по усовершенствованию процессов решения проблем и обновления в организации путем более эффективного совместного регулирования культурных постулатов организации».

В рамках решения задачи развития «портфеля заказов» в организации   был разработан комплекс мероприятий по улучшению качества рассматриваемого подпроцесса. Некоторые из низ рассмотрим по подробнее:

1. Повышение уровня знаний, компетенции  персонала.

Повышение квалификации является взаимообусловленным процессом, оказывающим влияние, как на эффективность труда, так и на качество кадрового потенциала компании.

 Работник в процессе обучения  получает следующие преимущества:

– расширение карьерных перспектив как внутри, так и за пределами организации;

– более высокую удовлетворенность своей работой;

– повышение самооценки;

– повышение квалификации и профессиональной компетентности.

Таким образом, повышение квалификации работников в современных условиях становится неотъемлемой составляющей процесса управления организации.

2. Улучшение качества выпускаемой продукции.

Одним из важнейших факторов роста эффективности производства является  улучшение   качества   выпускаемой   продукции.

Улучшение качества – это постоянная деятельность, направленная на повышение технического уровня продукции, качества ее изготовления, совершенствование элементов производства и системы качества. Повышение  качества   выпускаемой   продукции  расценивается в настоящее время, как решающее условие её конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках.

            3. Улучшение качества оборудования.

Модернизация   оборудования  -  это   внесение   в   конструкцию   действующего   оборудования  существенных изменений, повышающих его технический уровень и улучшающих его технические и экономические характеристики.

Главными задачами  модернизации  действующего оборудования являются:

• повышение уровня механизации и автоматизации,
• увеличение производительности,
• расширение технологических возможностей,
• обеспечение требований техники безопасности и т. п.

В последнее время первостепенное значение имеет повышение точности и другие качественные показатели модернизируемого оборудования.

4. Развитие технологии.

Как известно, система производственного процесса включает технологию производства, как деятельность по непосредственному созданию продукции, а также деятельность, обеспечивающую функционирование технологии производства. Следовательно, технология производства является базовым звеном производительной системы, развитие которого позволяет неограниченно повышать производительность. Именно в области технологических затрат необходимо искать источник экономического роста производства.

5. Улучшение помещения.

6. Улучшение взаимосвязей с заказчиками.

Обратная связь – это инструмент управления, который должен учитываться в каждом аспекте любой организации, независимо от промышленной отрасли, сотрудников или клиентской базы.

По утверждению Мерриэм Уэбстер, обратная связь - это "передача оценочной или поправочной информации о действии, событии или процессе исходному или управляющему источнику; также сама передаваемая таким образом информация". Такая информация может передаваться касательно организации (например, насколько успешно она функционирует при определенном состоянии рынка, реагирует на меняющиеся потребности  заказчиков, или информирует сотрудников и руководство, вооружая их необходимыми для достижения успеха знаниями и инструментами).

7. Повышение мотивации персонала

Мотивация   персонала  является основным средством обеспечения оптимального использования ресурсов, мобилизации имеющегося кадрового потенциала. Основная цель процесса  мотивации  – это получение максимальной отдачи от использования имеющихся трудовых ресурсов, что позволяет повысить общую результативность и прибыльность деятельности предприятия.