Переговорные  комнаты и демонстрационные залы, в противовес рабочим комнатам, рекомендуют  окрашивать в более яркие и  насыщенные тона. Психологи утверждают, что они располагают к общению, и из-за непродолжительного присутствия  в них утомлять не будут. Но при  этом важно сохранить единое стилевое решение офиса. Применение ковролина  при покрытии полов создает дополнительную звукоизоляцию. Следует выбирать цвета, близкие к природным или нейтральные.

      Дизайн  офиса, его мебель должны максимально  соответствовать имиджу компании. Офисная  мебель – это выражение стиля  фирмы, поэтому при её выборе необходимо учесть не только дизайн и технические  характеристики изделия, но и его  соответствие имиджу компании.

      Для корпусной офисной мебели предпочтительна  сдержанная цветовая гамма и нейтральные  неяркие тона: серый, белый, бежевый, реже - чёрный. Хороша также мебель цвета  «под дерево», она привносит в  помещение уют и натуральность. Главное требование и к корпусной  и к модульной мебели, - чтобы  она не акцентировала на себе внимания и не раздражала глаза.

      Кабинет наиболее «терпим» к присутствию  в нём мебели из разных, натуральных  и искусственных материалов. В  офисной мебели чаще, чем в других функциональных помещениях встречаются  комбинации пластика, ДСП, ламината, меламина, шпона, фанеры, металла, стекла и оргстекла.

      Предлагаемые  на рынке модели компьютерных столов позволяют скомплектовать как совсем простое рабочее место, так и  конструкции различной сложности, дополненные системой соединительных элементов и перегородок. Они  могут иметь самую разнообразную  конфигурацию - от простого прямоугольника до сложной формы с изгибами, закруглениями, боковыми приставками. Он часто комплектуется  выдвижными полками для клавиатуры, угловым столом, полкой системного блока под столом, подставкой под  монитор. Всё это создает дополнительные удобства при планировании рабочей  площади кабинета.

      Кресло. Этот предмет мебели в наибольшей степени отвечает за комфорт рабочего места. Эргономичное рабочее кресло обязательно должно трансформироваться под индивидуального пользователя. С минимумом усилий все рычажки  обязаны без труда переключаться, а сидение регулироваться по высоте. Регулировка спинки по высоте и глубине  позволяет позвоночнику расслабиться. В новых моделях рабочих кресел предусмотрена специальная опора  для поясницы.

      Таким образом, дизайн и организацию кабинета или офиса в целом лучше поручить профессионалам и воспользоваться услугами фирм специализирующихся на данном вопросе.

 

3. Мероприятия по усовершенствованию рабочих мест

3.1 Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

     Решая вопросы размещения на рабочем месте  средств информации и органов  управления, проектировщики руководствуются  определенными принципами. Вот некоторые  из них:

     1 принцип частоты: в оптимальной  зоне видимости и досягаемое  должны находиться те средства  информации и управления, к которым  наиболее часто обращается работник  в течение рабочей смены

     2 принцип важности: в указанных  зонах следует размещать те  средства информации и управления, которые наиболее важны для  точного управления производственным  процессом;

     3 принцип технологичности: средства  управления и информации нужно  располагать в такой последовательности, чтобы обращаться ним поочередно, следуя ходу технологического  процесса;

     4 принцип сопряженности: в непосредственной  близости друг от друга следует  располагать те средства информации  и органы управления, которые  взаимосвязаны.

      Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом организации  составляет комплекс технических средств (KTQ- совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических  средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

      Решить  задачи управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в  установленные сроки позволяет  КТС. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании  КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

      В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а  улучшением экономических показателей  работы службы в целом и отдельных  ее подразделений за счет более рационального  управления.

      Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью  к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения  новых устройств. Исходные данные для  выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных  для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки  информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть  КТС службы управления персоналом.

      Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

      При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при  выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в  том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и  количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

      Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств являются исходной базой  составления задания на проектирование технического оснащения службы.

      Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных  подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным  видам и направлениям работ службы; соответствие производительности и  надежности технологически связанных  средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы  управления организации в целом; комплексное использование технических  средств при реализации подразделениями  службы своих функций и отдельных  работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

      Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

      Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

      Выбор типа, модели, марки технических  средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных  справочников и каталогов.

3.2 Выбор технических средств

    Для оперативной работы с документами  в офисе необходимо установить следующую технику:

    Ноутбук для руководителя

      Ноутбук ASUS: U6S Core2DuoT7700 2.4G/ 200Gb/ 2048MB/ DVD/ LAN/ BT/ WiFi/ camera/ 12.1 WXGA Glare/mouse/bag/Vista Business.

    Мобильный, легкий и производительный ноутбук  незаменим в офисе, дома, в поездках.

    Многофункциональное устройство: цветное лазерное Xerox Phaser 6115MFP (копир/принтер/сканер/факс, А4, 20 стр./мин.).

    Небольшое по габаритам многофункциональное устройство предназначено для черно-белой и цветной печати, копирования и сканирования, а также для работы с факсами. Устройство подключается в локальную сеть и доступно для всех сотрудников офиса, добавление цвета в документы позволяет выгодно выделить предложения фирмы на фоне конкурентов.

    Компьютеры персональные для сотрудников:

    Системный блок ПС dx С430/ 1Gb/ 80Gb/ DVD-RW/ FDD/ LAN/ XPPro/ mATX.

    Монитор LCD 19 Samsung 940N.

    Персональные  компьютеры сочетают в себе хорошую  производительность, высокую надежность (гарантийный срок 2 года), низкий уровень  шума и невысокую стоимость. Компьютеры решают самые разнообразные офисные задачи. На компьютеры уже установлена лицензионная операционная система MS Windows XP Pro.

    Сетевое оборудование

    Маршрутизатор беспроводной Linksys WRT54G.

    Коммутатор Linksys SR224 24-Port.

    Современное сетевое оборудование объединяет все  компьютеры в единую локальную сеть и дает возможность использовать в том числе и беспроводное подключение мобильных устройств.

    Сервер. Сервер HP ProLiant ML150T03 E5310 Tower XeonQC 1.6Ghz/ 2x512Mb/ SAS 2х72G/ Windows Svr Std 2003.

      ИБП APC Black Smart-UPS 1000VA, SUA1000I.

    Надежный  и производительный сервер эффективно производит обработку, хранение и резервирование данных, позволяет управлять пользователями локальной сети, а также решать другие серверные задачи.

    Что касается программного обеспечения  для комплексной системы управления предприятием, то здесь лучше применить  систему SalesLogix - CRM-cистема для среднего и малого бизнеса

    Она позволяет существенно поднять  уровень организации работы за счет внедрения эфективных методик управления временем, отношениями и информацией.

    Эта CRM cистема используется в более чем 4600 организациях по всему миру, и  лидирует на российском рынке по числу  инсталляций.

    Основными преимуществами системы SalesLogix являются:

    быстрый возврат инвестиций (ROI);

    простота  в использовании;

    модульное масштабируемое построение, т.е. может "расти" вместе с организацией;