Тайм-менеджмент

  Если  все дела поделить по двум критериям, то получается четыре квадрата. Условно  обозначим квадрат «срочные/важные дела» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Если задачу нужно сделать сегодня  и она, по Парето, попадает в 20% ключевых дел, то это и есть задача категории  «А». Если в этой категории у вас  более 10 дел, то возникает аврал. По данным исследователей, человек 80% авралов  планирует себе самостоятельно. 80% горящих дел происходят потому, что не уделяется внимание квадрату «В» - важным, но не срочным делам.

  В квадрате «В» три важнейшие группы дел:

• Здоровье. Здоровье-это важный приоритет успешного руководителя.

  Если  не уделять организму внимание и  периодически не заниматься профилактикой, то в итоге можно получить болезнь. В книге Лакейна[7;с.32] приводится пример, как один руководитель крупной московской компании, потерял контракт на 450 тысяч долларов из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб.

• Обучение.

  Задача  успешного управленца — поставить  на регулярную основу получение новых  знаний и навыков. Важно, чтобы это  были реальные, практические знания, применять  которые можно уже на следующий  день после обучения.

• Регулярные задачи

  Резервное копирование данных, наведение порядка  на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В каждый перид времени определенные дела требуют внимания. Если своевременно их выполнять, то можно на 80% снизить авральность своей работы.

  Третий  квадрат обозначим «С» - задачи срочные, но не важные. Телефон звонит, коллега  зашел поболтать, кто-то вас зовет-это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Брайан Трейси называет этот квадрат «квадратом иллюзий». Потому что мы делаем эти вещи находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего не дают.[11;с.42]

  Четвертый квадрат включает занятия неважные и несрочные. Его называют «квадратом растрат». Это время,которое тратится впустую. Таких дел у хорошего управленца не должно существовать.

                 Важность

   Отсюда  вывод — нужно проводить как  можно больше времени в квадратах  «А» и «В», занимаясь важными  и срочными делами, а также делами, которые не успели стать срочными, и как можно меньше — в квадратах  «С» и «Д».

   Принятие  управленческих решений — психологически тяжелый труд. Выше были описаны  не все, но одни из самых популярных инструментов расстановки приоритетов. Те руководители, которые сумеют освоить  качественный выбор из альтернатив, достигнут высоких результатов  в своей работе.

3 Майнд — менеджмент. Управление потоками информации

3.1 Появление майнд-менеджмента

   На  руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

   В 70-е годы ХХ века начали набирать популярность современные технологии майнд-менеджмента. Майнд-менеджмент — направление в тайм-менеджменте, отвечающее за повышение эффективности личной и корпоративной деятельности с помощью интеллект-карт, также называемых «картами мозга», «картами ума».

   Все началось с публикации книги Тони Бьюзена «Работай головой» (1974). Интеллект-карты стали успешно применяться во многих областях интеллектуальной работы. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для построения их в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для корпоративного применения и решения бизнес-задач.

   Интеллект-карта  — один из лучших способов повышения  эффективности интеллектуальной работы, то есть создания интеллектуальных продуктов. К интеллектуальным продуктам можно  отнести написание текстов, реализацию любых проектов, обучение, анализ, целеполагание на квартал, год, жизнь, осуществление личного развития, решение проблем и нестандартных задач, стратегическое планирование и т. д.

   Создание  любого интеллектуального продукта происходит в пять этапов, которые  в книге Сергея Бехтерева[3;с.24], первого  сертифицированного тренера Майнд-менеджмента, названы алгоритмом майнд-менеджмента.

   1.Рождение  идеи.

   2.Мозговой  штурм — создание хаоса для  интеллект-карты. Записать все ассоциативно появившиеся идеи, связанные с создаваемым интеллектуальным продуктом.

   3.Создание  интеллект-карты/Анализ. Главная цель — понимание логики, то есть формирование образа интеллектуального продукта. Когда вы структурируете результаты мозгового штурма, например, по написанию статьи, в один прекрасный момент происходит понимание, какой будет эта статья, то есть формируется ее образ. Вы четко видите структуру, знаете, где что писать и какие данные и рисунки размещать, понимаете, какую информацию читатель возьмет из статьи и как он вообще будет ее воспринимать.

   4.Действие. Осуществление задуманного согласно  созданной структуре.

   5.Результат 

3.2 Структурирование  информации 

   Умение  правильно структурировать информацию становится необходимым навыком  в современном мире, так как 90% информации обычный офисный сотрудник  сейчас получает в электронном виде, количество которой удваивается  каждые несколько лет. При отсутствии необходимых навыков, информация является одним из основных поглотителей времени, и роль способности современного менеджера быстро обрабатывать электронную  информацию, анализировать ее и принимать  на ее основе решения является одной из ключевых в повышении эффективности его работы. Приобрести такие навыки может помочь майнд-менеджмент — технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания.

   Правильно структурированная информация должна предоставлять возможность осуществлять быстрый поиск любой нужной информации в созданной структуре, создавать  полноценный обзор необходимой  информации для формирования целостного видения ситуации.

   Существует  алгоритм превращения хаоса информации в наглядную структуру:

1. Создайте хаос информации. Для этого записывайте всю появляющуюся информацию по новому проекту, направлению, возможности и др. в единое место. Это могут быть листки стикеров или папка заметок вашего коммуникатора.
2. Как только затраты времени на анализ и поиск информации в месте хаоса становятся слишком большими, необходимо создать зону порядка — соответствующую область или папку, куда впредь будут попадать все подобные элементы(например, вся информация по бухгалтерии — в папку «Бухгалтерия»)
3. Как только время на поиск информации в зоне порядка увеличивается, необходимо структурировать далее, создавая следующие зоны порядка(например, все квартальные отчеты — в подпапку «квартальные отчеты», вся остальная информация по бухгалтерии остается в папке «Бухгалтерия»)
4. Выполнив первые три шага этого алгоритма, вскоре можно получить наглядную структуру собранной информации и сформировать образ(понять ситуацию), что позволит перейти к действию.

3.3 Создание  понятных текстов 

   В процессе своей работы менеджеру  часто приходиться создавать  большое количество различных документов. Почему некоторые тексты читаются легко  и быстро, а потом без труда  пересказываются по памяти, а другие наоборот читаются сложно и часто  приходиться возвращаться назад  по тексту, чтобы вспомнить прочитанное. В 20-е годы ХХ века психолог Фредерик Бартлетт сделал вывод, что вся информация запоминается в виде схем. В нашей голове формируется схема, которая включает в себя связь основных идей прочитанного материала. При необходимости воспроизвести прочитанную информацию мы вспоминаем схему и даем ее интерпретацию. Читателем текст воспринимается образно и структурно, и этим процессом можно управлять с помощью составления структуры будущего текста. Реализовать это можно с помощью Алгоритма создания любого текста(АлСоЛюТ), созданного на основе алгоритма майнд- менеджмента.

   АлСоЛюТ включает в себя:

1. Рождение идеи и создание хаоса. На этапе рождения идеи важно записать ее и все появившееся с ней ассоциации. Когда идея и относящиеся к ней мысли записаны и их уже достаточно много,можно преступать ко второму этапу.
2. Создание логики текста. Основная цель — создание полной и обзороной картины того, о чем вы хотите написать. Этот этап настолько же важен для успешного написания текста, насколько важен правильно составленный план для достижения целей на день.
3. Написание основного текста. На этом этапе важен объем. Здесь очень важно иметь перед глазами четкую структуру с логикой текста. Это позволит быстро писать текст блок за блоком, не отвлекаясь на ассоциативные мысли.
4. Правка и редактура. Когда основная часть написана, нужно придать тексту окончательную форму. Готовый текст читается через день после написания, а потом через неделю после написания. При этом вносятся необходимые правки.
5. Достижение результата. Любой текст должен добиваться результата, иначе мотивация на написание новых текстов снизится.

   Благодаря применению АлСоЛюТ процесс написания теста происходит постоянно и естественно. Его можно использовать для написания отчетов и писем, новых регламентов и бизнес-процессов, статей, диссертаций, коммерческих предложений, книг, дипломов и др. 

3.4 Эффективные  презентации 

   Трудно  представить себе менеджера, для  которого выступления не являются частью жизни. Любому руководителю регулярно  приходиться присутствовать на презентациях, тренингах, мастер-классах, совещаниях, планерках, продажах.

   Основная  цель презентации с точки зрения майнд-менеджмента донести до аудитории основные идеи выступающего. Очень важно соблюдать основные принципы оформления визуальной части презентации с помощью интеллект-карт:

   1.Принцип  «1=30». На демонстрационном экране  должно быть не больше 30 слов. Свой рассказ удобнее всего  сопровождать интеллект-картой, она легко воспринимается и запоминается слушателями.

   2.Принцип  «Все, что можно заменить символами,  нужно заменить». Чтобы воспринять  написанные слова, нужно сначала  увидеть, потом прочитать, затем  создать образ и только после  воспринять его. Чтобы воспринять  картинку или схему, достаточно  просто увидеть ее.

   3.Принцип  «20=7». За 20 минут можно «предъявить»  максимум семь слайдов, остальные  просто не будут восприниматься.

   4.Принцип  «3+3». На одном экране не допустимо использовать более 3 шрифтов и 3 цветов для оформления.

   5.Принцип  «Не дублировать информацию!».  Визуальная информация должна  резюмировать слова выступающего, фокусируя внимание на наиболее  важных идеях.

   С точки зрения майнд-менеджмента исключительно важным для создания у слушателей является также соблюдение закона композиции:

1. Вступление. Цель — захватить внимание аудитории, заинтересовать и подготовить слушателей к своему рассказу.
2. Основная часть. Подготовить аудиторию к главной мысли выступления. Здесь последовательно приводятся заранее подготовленные факты и мысли, на основании которых можно подвести аудиторию к определенному выводу.
3. Кульминация. Мысль должна быть сформулирована коротко и ясно, четко и однозначно. Здесь очень важна эмоциональность, убедительность сформулированного предложения.
4. Завершение. Цель — закрепить достигнутый после кульминации успех. Например, если вы продавец — обговорить нюансы, договориться о следующих шагах, назначить встречи.

3.5 Эффективное  обучение