Тайм-менеджмент

 

 

3. Постановка цели

Постановка цели подразумевает  анализ и формирование ваших личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность о том, в каком  направлении будем двигаться. Постановка целей – процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное – придти туда, куда мы хотим, а не куда получится. «Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала2». Цель должна быть ясной, четкой и понятной вам. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. При установке долгосрочных целей не берите на себя слишком много, помните о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты. Это позволяет:

 Не только правильно  делать дела, но и делать правильные  дела;

 Не просто решать  дела, но и создавать творческие  перспективы;

 Не столько сохранять  средства, сколько оптимизировать  их использование;

 Не просто выполнять  задолженности, но и добиваться  результатов;

 Не только уменьшать  затраты, но и повышать прибыль.

 

 

 

 

 

 

 

4. Планирование

    4.1 Классическое планирование

 Классическая методика  разработки планов и альтернативных  вариантов деятельности, широко  распространенная на Западе. Означает  подготовку к реализации целей  и упорядочение времени. Как  показывает практический опыт, минуты, затраченные на планирование, сокращают  часы на непосредственную реализацию, приводя, в конечном счете,  к экономии времени в целом. Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, человек должен четко представлять свой бюджет времени. «Существуют несколько основных правил планирования:

• При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.
• Документируйте потраченное время, с указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его расходе.
• Чтобы сводить все задачи воедино, необходимо иметь представление о предстоящих делах, разделить их по степени срочности.
• Создавайте реальные планы лишь с тем объемом задач, с которым сможете справиться.
• Научитесь определять темп работы и количество нужной информации для ее выполнения.
• Если в вашей работе регулярно возникают помехи в виде срочных, спонтанно возникающих дел – предусмотрите в плане время и на решение таких дел.

Попытка выполнения большого объёма работ и распыление сил  на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце дня главные  проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность – значит разделить  весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения. Следует заметить, что при классическом подходе рекомендуется сосредотачиваться на одной выполняемой задаче. Однако существуют люди, которым удобнее работать с несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними. Если такой способ вам подходит и позволяет меньше утомляться – используйте такой стиль работы3».

 

   4.2 «Золотые» пропорции планирования времени

 Планирование времени  основывается на определенных  принципах. Один из самых известных  сформулировал итальянский экономист  Вильфредо Парето. Он рассчитан  на рациональное использование  времени и гласит: «Если все  рабочие функции рассматривать  с точки зрения критерия их  эффективности, то окажется, что  80 процентов конечных результатов  достигается только за 20 процентов  затраченного времени, тогда как  остальные 20 процентов итога поглощают  80 процентов рабочего времени». Применительно  к повседневной работе это  означает, что не следует браться  сначала за самые легкие и  интересные или требующие минимальных  затрат времени дела. При планировании  необходимо решать в первую  очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные  второстепенные.

 

   4.3 Техника анализа сложности задач

 Последовательное применение  принципа Парето помогает использовать  на практике техника анализа  сложности задач АБВ. Она основана  на разделении всего объема  задач на три группы.

 А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

 Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

 В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач  по принципу АБВ можно осуществить  следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.
3. Пронумеруйте свои задачи.
4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:

1. первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
2. последующие 20 процентов — задачи категории Б;
3. остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

 

 

 

5. Делегирование  полномочий, контроль итогов и корректировка целей

 «Общий смысл делегирования  – перепоручение задач своим  подчиненным или коллегам. Многие  управленцы, считающие себя опытными  и работоспособными, предпочитают  сами выполнять то, что могли  бы поручить другим сотрудникам,  ссылаясь при этом на неопытность,  необразованность, некомпетентность  подчиненных. Такое явление свидетельствует,  скорее, об отсутствии опыта делегирования  полномочий и неумении обучить  персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца».

 Основные преимущества  делегирования:

1. У руководителя высвобождается время для более важных задач;
2. Использование и развитие профессиональных знаний и навыков работников;
3. Стимулирование раскрытия способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;
4. Положительное воздействие на мотивацию труда сотрудников.

  Для правильного делегирования необходимо придерживаться следующих правил:

1. подбирать подходящих сотрудников;
2. распределять сферы ответственности;
3. координировать выполнение порученных задач;
4. стимулировать и консультировать подчинённых;
5. контролировать рабочий процесс и результаты;
6. давать оценку своим сотрудникам;
7. пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и  подготовительную работу. Передача задач  или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Начальник ни в коем случае не передает своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и ответственности за руководство.

Контроль итогов и корректировка целей

Контроль результатов  служит для оптимизации трудового  процесса, он охватывает три задачи:

1. Осмысление физического состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту;
2. Сравнение запланированного с максимально возможным. Регулярно анализируйте свою деятельность, определяйте моменты потери времени, составляйте листки помех;
3. Корректировка по установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Различают контроль результатов  труда и контроль конкретных задач, не пренебрегайте ни тем, ни другим. Не переносите анализ рабочего дня на время непосредственно перед сном – возвращаясь к плану и его исполнению, вы рискуете длительное время не заснуть.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  6. Информация и коммуникация

 «Каждый день на  нас обрушивается огромный поток  информации, под которым немудрено  утонуть. Выработка единой системы  приема и передачи информации, контроль над ее соблюдением  и повышение культуры общения  в целом сэкономит ваше и  чужое время. Разработайте личный  рациональный подход к овладению  информацией, научитесь выбирать  главное, отбрасывать мелочи, запоминать  необходимое. Выясняйте, что следует  изучить более детально, следуйте  смысловому содержанию и идее, а не словам. Поспособствуйте и коллегам в развитии данного направления5». Сочетание личного и рабочего времени для человека, занимающегося напряженным интеллектуальным трудом, характерно использование в работе трех основных блоков:

1. Блок накопления и обработки новой информации;

2. Блок отдачи и распределения информации;

3. Блок отдыха и релаксации.

 Каждый из этих блоков  является неотъемлемой частью  гармоничного развития личности. Нарушение пропорций между данными  блоками или игнорирование одного  из них приводит к уменьшению  работоспособности и эффективности  труда. Поддержание режима устойчивого  личного и организационного развития  в долгосрочной перспективе, высокого  уровня здоровья и творческой  активности путем оптимального  сочетания режимов функционирования  и развития является основным  условием стабильной работы любой  фирмы. Работа без ограничений – вернейший способ заработать себе стресс, а лучшая борьба со стрессом - это умение вовремя и грамотно расслабляться. Хитрость нашей жизни в понимании: если вы что-то пропустите или не успеете - ничего ужасного не произойдет. Это не значит, что нужно безответственно относиться к своей работе – но всего лишь означает трезвую оценку своих возможностей. Если вы подорвете свое здоровье сегодня, завтра некому будет позаботиться ни о вас, ни о вашей семье. И здесь, сейчас, даже посреди аврала – всегда существует еще очень много вещей, которым имеет смысл уделить внимание. И в нашей с вами реальности нет ничего более важного, чем собственное спокойствие и благополучие здесь и сейчас, а не после того, как вы упадете бездыханным от переутомления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.Семь «R» тайм-менеджмента

         Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Я называю их «семь R», потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы.

         Первое «R» — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом, спросить себя: «Почему это происходит?» Еще в молодости, когда я занимался автомобилями, мне часто говорили: «Никогда не прикладывай силу и не бери в руки большой молоток». Иногда то же самое происходит и в жизни: в случае неудачи мы начинаем «давить» на ситуацию — на отношения, работу, расстраиваемся и злимся, но самый лучший способ в этой ситуации — отступить назад и спросить себя: «Может быть, есть путь лучше?»

         Второе «R» — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей.

        Третье «R», дающее нам высокую эффективность работы, — это Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации.

 

        Четвертое «R» — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20 % работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы.

         Пятое «R» — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т. д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов? Второй этап реинжиниринга — передать все малоценные дела другим людям. На одном из своих тренингов я говорил с женщиной — менеджером по продажам. У нее есть три ассистента, которые делают всю работу, за исключением непосредственного личного общения с клиентом. Почему? Потому что это самый ответственный и важный участок. Так вот, она избавляется от всех других задач, таких как звонки по телефону, подтверждение встреч и т. д. Перепоручайте все несущественные, неприбыльные действия и избавляйтесь от всевозможных малоценных задач. Это и есть настоящий реинжиниринг.