Тайм-менеджмент

Министерство  образования и науки РФ

 

Байкальский государственный университет экономики  и права

 

Кафедра экономики и управления бизнесом

 

Специальность «080100-Экономика нефтегазового комплекса»

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

на тему:

«Тайм-менеджмент»

 

 

 

 

 

Выполнила студентка: 2 курса

группы  НГК-11-1

Панченко  А.В.

 

Проверил: Кабанов С.В.

 

 

 

 

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………. 3

1. Сущность тайм-менеджмента………………………………………………..5
1. Понятие тайм-менеджмента………………….………………….……....5
2. Основные принципы тайм-менеджмента……………………………….5
2. Причины дефицита времени……………………………………………….. .8
1. Инвентаризация времени………………………………………………...8
2. «Поглотители» времени …………………………………………………9
3. Постановка цели……………………………………………………………...11
4. Планирование………………………………………………………………...12
1. Классическое планирование…………………………………………….12
2. «Золотые» пропорции планирования времени…………………………13
3. Техника анализа сложности задач………………………………………13
5. Делегирование полномочий, контроль итогов

и корректировка целей ………………………………………………………15

6. Информация и коммуникация……………………………………………….17
7. Семь «R» тайм-менеджмента………………………………………………..19
8. Майнд-менеджмент…………………………………………………………..22
1. Что такое майнд-менеджмент и его алгоритмы………………………..22
2. Интеллект-карта………………………………………………………….23
1. Три «П» интеллект-карт…………………………………….24
2. Рекомендации по составлению интеллект-карт и комментарии к ним……………………………………………..24
3. Применение интеллект-карт……………………………….27

Заключение………………………………………………………………………30

Список использованной литературы…………………………………………..31

 

 

 

Введение

             По словам одного из лучших аналитиков и практиков Гастона Левиса, «Время то же, что и деньги: не растрачивайте его, и у вас будет его вдоволь». И с ним трудно не согласится.

        Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. Время — это удобное понятие, изобретенное для того, чтобы делить сутки на более точные отрезки, не жили просто на утро, день и ночь. В древности время измеряли с помощью вертикальных палочек, отбрасывающих тень солнечных часов. Теперь у нас есть для этого часы. Независимо от устройств и приспособлений, управлять или командовать временем невозможно. Оно идет само по себе и точка. Когда мы говорим об управлении временем, то в действительности имеем в виду события, происходящие в нашей жизни, и связанные с этими событиями материальные и нематериальные факторы. Однако, удобства ради, мы, как и все, будем называть это управлением временем или тайм-менеджментом. Во-вторых, мы находимся в центре того, что происходит во времени. Вопреки расхожему мнению тайм-менеджмент не пытается менять вещи и события «вне нас». Он меняет нас и наше отношение к вещам и событиям, находящимся «вне нас». Люди, добившиеся успеха, знают об этом и пользуются этим себе во благо. Мы этим тоже можете воспользоваться. Преимущества разумного управления своим временем значительны.

Люди, успешно управляющие  своим временем:

• успевают сделать больше;

• менее подвержены стрессу;

• у них более удачно складываются отношения с другими  людьми;

• радостнее воспринимают самих себя и свою жизнь;

• у них больше времени для того, чтобы заниматься любимыми делами.

Тайм-менеджмент—это искусство управления временем. Одна из главных идей заключается в том, что тайм-менеджмент—это управление не только своим временем, но и своей жизнью. Это не просто способ лучше организовать свое время, чтобы больше сделать и больше заработать, это настоящее управление собственной жизнью. В связи с этим Питер Дракер говорил: «Нельзя управлять временем, можно управлять только собой».

Цель данной курсовой работы — раскрыть приемы, используя которые, можно получить большую отдачу от своего времени, т.е. иметь лучшие результаты, полнее использовать свои возможности.

Исходя из цели, были сформулированы следующие задачи:

На примере знаменитых исторических личностей определить значение управления временем;

Раскрыть понятие системы  «Тайм-менеджер» и навыков входящих в эту систему, сформулировать наиболее полезные и популярные приемы постановки целей, планирования и принятия решений  для экономии времени и повышении  эффективности работы менеджера

Раскрыть новое популярное направление в современном тайм-менеджменте  — майнд-менеджмент, аспекты его  использования;

Сформулировать выводы по изученным вопросам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность тайм-менеджмента

    1.1 Понятие тайм-менеджмента

 «Тайм-менеджмент (Управление  временем) — междисциплинарный раздел  науки и практики, посвященный  изучению проблем и методов  оптимизации временных затрат  в различных сферах профессиональной  деятельности1». Тайм-менеджмент - в  переводе с английского означает  «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная  задача тайм-менеджмента так упорядочить  использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и  недели, чтобы успевать делать  все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование  времени.

 

    1.2 Основные принципы тайм-менеджмента

1. Кропотливая самостоятельная работа.

 Качественную, эффективную  систему организации своего времени  человек может разработать только  самостоятельно. Эту важную работу  нельзя поручить консультанту  или секретарю. Получая информацию  о существующих системах и  методах построения собственной,  поддержку принятия решений и  толчок к самосовершенствованию  - не нужно считать предлагаемое  вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и  перестроить его под свои потребности  сумеете только вы сами.

2. Индивидуальность решения.

 На Западе понятие  тайм-менеджмента, как правило,  связывают с набором конкретных  унифицированных подходов. В России  важную роль играет человеческий  азарт, в состоянии которого  мы способны свернуть горы, запнувшись  при этом на простой попытке  подойти к творческому процессу  с линейкой, таблицей и секундомером. Для нашего менталитета поиск  приемов организации времени  связан с глубоким анализом  индивидуального стиля работы конкретного человека. О стереотипах планирования не может идти и речи – такую «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость отслеживания собственной эффективности.

 Используя хронометраж,  можно выявить моменты непростительного  расхода времени и обнаружить  его скрытые резервы. При анализе  полученных данных рекомендуется  использовать метод сравнения  достигнутого с максимально возможным,  а не достигнутого с запланированным,  как это делается в западных  технологиях тайм-менеджмента. Но  главный результат использования  хронометража – появление определенного  умения постоянно самостоятельно  отслеживать свою эффективность.  Учет собственного времени в  течение нескольких недель вырабатывает  особого рода внимание к времени,  и человек начинает совершенно  по-другому смотреть на свои  действия.

4. Мышление, направленное на эффективность.

 Первостепенную роль  играет непосредственное изменение  мышления. Человек, который научился  определять неэффективные процессы  и совершенствовать их, стремящийся  к оптимизации и повышению  результативности - в силах применять  имеющиеся методы, настроить их  под свои нужды или разработать  свои. А сами технические приемы  организации времени и личной  работы и непосредственное их  воплощение в жизнь – это,  как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

5. Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

 Основополагающий принцип,  рядом с которым несравнимы  никакие технологические вопросы.  Исходя из предположения, что  резервы эффективности, развития  и самосовершенствования не только  реально достижимы, но и потенциально  неисчерпаемы, поиск нужного решения  и разработка необходимого метода  – вопросы чисто тактические  и заведомо решаемые.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Причины дефицита времени

   2.1 Инвентаризация времени

 Хронометраж личного  времени следует проводить за  несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать  свой рабочий стиль и вскрыть  причины возникающих дефицитов  времени. Тревожные симптомы близкого  возникновения временных проблем  можно определить по следующим  признакам:

1. Отсутствие приоритетов  при выполнении дел (решение  второстепенных задач при регулярном  переносе главных);

2. Спешка при выполнении  объемных заданий (зачастую вызвана  несвоевременностью начала работы  над ними);

3. Большой поток всевозможных  рутинных дел (риск утонуть  в мелочах);

4. Несвоевременное изучение  деловой переписки (текущей документации);

5. Работа по вечерам  и выходным (в служебные часы  не хватает времени);

6. Постоянное выполнение  работы за своих коллег или  подчиненных (кажется, что так  будет быстрее или надежнее);

7. Работа не по своему  профилю (неэффективное использование  возможностей);

8. Непрерывные помехи  в работе (бесконечные телефонные  звонки и наплыв посетителей);

9. Уточнение сведений, постоянное  переспрашивание (трудное восприятие  информации, как следствие утомления).

 После проведения хронометража  необходимо проанализировать все  виды деятельности, в которых  участвовал человек. Для этого  можно использовать таблицы по  распределению областей работы  относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

     2.2 «Поглотители» времени

Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно  лучше контролировать свой рабочий  процесс и избежать отвлекающих  моментов. Основными причинами, заставляющими  нас тратить время зря, признаны:

1. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы. Наладьте распределение звонков, отсеивающее не предназначенные вам, и переносите менее важные на более свободное время.
2. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу. При четкой, правильно разработанной структуре организации с посетителями, как правило, взаимодействует специальный отдел, что не мешает работе остальных отделов.
3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями. Рекомендуется отладить своевременность передачи данных, их точность и конкретность. Это же правило должно соблюдаться в деловом, особенно телефонном, общении сотрудников.
4. Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой. Соблюдайте правила по работе с техникой, держите под рукой специалиста, своевременно и квалифицированно обслуживающего ваше оборудование.
5. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами. Избегайте советчиков, знающих лучше вас, что и в какое время вам нужно делать. Не поддавайтесь на провокации!
6. Недостаток организационного планирования. Расстановка приоритетов при работе с большим объемом дел позволят определить очередность их выполнения.
7. Неумение слушать других людей. Из передаваемой информации извлекайте только нужное, не загружайте голову лишним, забывая и переспрашивая впоследствии о главном.
8. Неудовлетворительная организационная структура. Должностные обязанности каждого сотрудника должны быть прописаны максимально четко.
9. Неразбериха в почте. Особенно актуальна для руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит через секретарский фильтр определения важности писем. Стандартные ответы сократят время на ответные послания.
10. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр. Но переделывать иногда приходится дольше, и, в любом случае, вновь отвлекаясь от текущих дел.
11. Нерешительность в деловых вопросах. Раскачивание на преодоление сомнений может стоить потери клиента, сотрудника и других недоразумений.
12. Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки. Конкретные вопросы подготавливаются заранее, определяются расходы времени на обсуждение каждого пункта, нужные лица заблаговременно извещаются, а исполнение вынесенных решений контролируются.
13. Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.
14. Чрезмерная офисная бюрократия. Беготня с бумажкой по нескольким отделам ради визы.
15. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня.