Сущность управленческого решения

    Проекты приказов представляются на подпись руководителем канцелярии или общего отдела, который несет ответственность за правильность их оформления.

    Приказ  подписывается руководитель предприятия  или по его поручению заместитель  руководителя.

    Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

    Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов предприятия.

    Указания  подписывает руководитель предприятия  или по его поручению заместитель  руководителя предприятия, руководители структурных подразделений в пределах их компетенции.

    Подготовка  и оформление указаний проводится в  соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

    Распорядительная  часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

    Указания  нумеруются порядковыми номерами в  пределах календарного года.

    Инструкция – документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны действительности предприятия.

    В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяется ее требования.

    Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункт и  подпункты.

    В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

    Инструкция  визируется руководителем структурного подразделения-разработчика и утверждается руководителем предприятия или  по его поручению заместителем руководителя путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

    Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

    Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктах повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

    СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений  помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

    Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

    Содержание  особого мнения записывается в протоколе  после соответствующего протокольного решения.

    Протокол  подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

    Протоколы нумеруются порядковыми номерами в  пределах календарного года.

    Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов  определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

    Документы общего руководства могут разрабатываться работниками различных подразделений, а документы по функциям управления, как правило, готовятся работниками соответствующих служб.

    Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

    Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

    Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописными или рукописным способом.

    Докладная записка должна иметь заголовок  к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие повод к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

    Внутренние  докладные записки должны быть подписаны  составителем (автором).

    Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие  органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

    Документы состоят из отдельных элементов, или реквизитов. Совокупность реквизитов отражает форму документа. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов по мере необходимости может быть дополнен.

    К основным организационным документам относятся: устав, положения, инструкции.

    Устав – это свод правил, отражающих деятельность организации. Утверждаются вышестоящими органами или руководителями и регистрируются в административных органах. В оформлении уставов должны присутствовать такие реквизиты как: наименование министерства или сферы деятельности, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения, дата и место регистрации. В реквизите «текст» предусматриваются следующие разделы общие положение, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущества и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от организационно-правовой формы собственности добавляются такие разделы как уставный  капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

    Типовое Положение о структурном  подразделении – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю организацию. На основе Положения составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Применение положения позволяет обоснованно оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о его материальном и моральном стимулировании.

    При разработке Положения следует учитывать  результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, особенности организации труда.

    Положение включает следующие разделы:

    1. Общие положения.

    2. Задачи

    3. Структура (штаты).

    4. Функции.

    5. Права.

    6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

    7. Ответственность.

    В разделе «Общие положения» указывается  точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, подчиненность. Кроме того, необходимо провести перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется подразделение в производственной деятельности.

    Раздел  «Задачи» раскрывает содержание основных задач подразделения. Особое внимание при этом следует обратить на согласование формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.

    В разделе «Структура» отражается внутреннее разделение труда, производится штатное расписание.

    Раздел  «Функции» является основным разделом Положения. В нем приводится характеристика деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы и распределены между участниками процесса. Также здесь указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.

    Раздел  «Права» содержит перечень прав, реализуемых  руководителем и другими работниками, в соответствии с установленным разделением и кооперацией труда. Важно отразить соответствие прав подразделения действующему законодательству, постановлением правительства и вышестоящих органов, а также Уставу фирмы.

    Не  менее важным является раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями». В данном разделе определяются взаимосвязи различных подразделений, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации, учитываются периодичность, сроки и формы представления информации.

    В разделе «Ответственность» отражаются основные позиции, по которым руководитель несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач; за достоверность документации, подготавливаемой подразделением; за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п.; за рациональную организацию труда исполнителей; за состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.

    На  основе Положения о подразделении  разрабатываются должностные инструкции сотрудников. Обязанность руководителя рационально распределить объем работ между сотрудниками, четко прописать конкретные задачи для каждого работника, его полномочия и ответственность. Крайне важно правильно определить порядок взаимодействия руководителя и сотрудника, определив круг задач, которые работник вправе решать самостоятельно.

    Должностная инструкция. В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

    На  основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателей и работников.

    Должностная инструкция разрабатывается инспектором  по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с  юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

    Должностная инструкция содержит следующие разделы:

    1. Общие положения.

    2. Функции.

    3. Должностные обязанности.

    4. Права.

    5. Ответственность.

    В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

    В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

    В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

    В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для  выполнения возложенных на него обязанностей.

    В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

    В дополнение к основным разделам должностной  инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения, между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных  связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.