Рисунок 1. Схема исследования проблемы

    Последовательность  рассуждений содержит этапы, представленные на рис.2.

      
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рисунок 2. Этапы рассуждений  над решением проблемы

    При продумывании проблемы полезно поставить  ряд контрольных вопросов:

    1. Возможно ли уменьшить объем  проблемы, упростить ее?

    2. Что напоминает ситуация (какие  ассоциации вызывает)?

    3. Имеются ли аналоги в практике  хозяйствования?

    4. Были ли прецеденты в деятельности  предприятия?

    5. Возможно ли изменение срока,  качества?

    6. Что можно заменить, сжать, уплотнить?

    7. Чем рискуем? В чем состоит риск?

    8. Чем располагаем?

    9. Каковы возможные варианты решения  проблемы?

    При выборе метода решения проблемы следует  предварительно ответить на вопросы:

• требует ли проблема комплексного решения?
• как классифицировать проблему?
• это проблема кризиса или возможность?
• это реально существующая или надуманная проблема?
• это финансовая проблема или она связана с отношениями между людьми?
• что произойдет, если не принимает никакого решения?
• эта проблема уникальна?
• существуют ли какие - либо последовательные этапы решения проблемы?

    Схема последовательности суждений для конкретизации  проблемы с этих позиций такова (рис.3):

      
 
 
 
 
 

Рисунок 3. Последовательность рассуждений для  конкретизации проблемы

    Рассматривая  возникшую проблему, следует:

• определить круг лиц, способных разработать и реализовать способы ее решения и получения положительного исхода;
• установить срок разрешения проблемной ситуации;
• оценить и утвердить способы действий;
• обеспечить выделение требуемых средств для разрешения проблемы (трудовые, материальные, финансовые);
• выявить внутренние элементы проблемы, установить степень их влияния на решение проблемы⁴.

    Важным  этапом анализа проблемы является структуризация причин ее появления, для чего устанавливаются  причинно-следственные связи. При этом может выявиться иерархия причин, вызвавших конкретную проблему в организации (первого, второго, третьего и т.д. уровней), которую схематично можно представить в виде системы причинно-следственных связей или «дерева» проблемы, при его построении следует задаваться вопросом: «Почему это случилось?»

    После обнаружения проблемы следует признать необходимость и возможность принятия решения, для чего исследовать законодательную и нормативную базу, на которой будет строиться решение, предусмотреть последствия и поставить конкретную цель (цели) управленческого решения.

    Цель – конкретное желаемое конечное состояние управляемого объекта. Система целей иначе называется «деревом» целей, решение может иметь одну или несколько целей. Количественные и качественные параметры цели – основа для оценки эффективности будущего решения. Взаимосвязь целей и решений представлена в таблице 2.

    Успешная  реализация стратегических задач предполагает их тесную увязку с тактическими решениями, которые определяют конкретные способы осуществления стратегий, необходимую линию поведения для их достижения. Рекомендуется уже при разработке стратегий рассматривать возможные варианты тактики. Это диктуется также и тем обстоятельством, что стратегические решения рассчитаны на длительный срок, в течение которого эффективность выполнения тактических решений зависит от изменений как в фирме, так и за ее пределами. Чем больше срок стратегического решения, тем менее точен прогноз развития событий. Особенности стратегических и тактических решений представлены в таблице 3. 
 
 

    Таблица 2. Взаимосвязь целей  и решений.

 

    Таблица 3. Особенности стратегических и тактических решений.

3. Методы и средства разработки и принятия управленческих решений

    Документирование  охватывает все управленческие процессы. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения тех или иных вопросов, объемом и характером взаимосвязей с окружающей (внешней) средой. При этом используется Государственная система документационного управления (ГСДОУ), унифицированные системы документации (УСД) и внутренние положения организации.

    УСД – это комплекс взаимосвязанных  документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих необходимую для управления организаций информацию. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией издаются следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

    Решения, затрагивают интересы других организаций (совместные) издаются в форме совместного решения, имеющего правовую силу во всех заинтересованных организациях. Распорядительные документы могут быть отменены или изменены ЛПР или вышестоящим органом. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты совместных решений требуют предварительного согласования. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания и формулировка сути разногласий.

      Обсуждение решений, принимаемых  коллегиально, протоколируется. Протоколы  оформляются на основании записи  хода заседания.

    Проект  УР должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных  подразделений.

    Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или заместителем в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Если за содержание документа отвечают несколько лиц, ставится несколько подписей.

    Финансовые, бухгалтерские документы подписывают  руководитель организации, финансовый директор или главный бухгалтер. Совместные документы подписывают руководители всех организаций-участников. Документы подготовленные комиссией подписывают председатель и все члены комиссии. Решения коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа единолично, имеют одну подпись.

    Правом  подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может быть наделен заместитель  руководителя главный специалист, руководитель структурного подразделения.

    Все документы можно разделить на две группы:

• документы общего руководства организацией (приказы, распоряжения и т.п.)
• документы по функциям управления (планы, отчеты, инструкции)⁵.

    Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению документа.

    В состав резолюции должны входить  следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лиц, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

    На  документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих  типовые сроки исполнения, в резолюции  указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

    Приказ – распорядительный документ предприятия. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

    Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

    В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия (структурного подразделения).

    Распределительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

    В пунктах распорядительной части  приказа указывается исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

    Если  приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

    В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.