Современные подходы к мотивации

     Успех таких мероприятий во многом зависит  от их руководителя. На собрании коллектива он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у  собравшихся и лично знать  многих со всеми их достоинствами  и недостатками.

     Первой  обязанностью руководителя является психологическая  разгрузка участников, включение  их в активную работу. Это достигается  созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный  обмен информацией, максимально  использовать опыт, знания и компетентность людей.

     Комфортная  обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность  свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки  зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовится к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

     Другой  обязанностью руководителя собрания или  совещания является решение организационных  проблем: следование регламенту, обеспечение  порядка и дисциплины (не следует  допускать хождения, разговоров), ведение  протокола.

     Наконец, третья обязанность состоит в  управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для  этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает  критиканство, монополизацию права  на истину, пустопорожние дебаты, ведет  борьбу с единомыслием. Здесь главная  задача председателя – поддерживать рабочий настрой и равновесие, резюмировать выступления, занимая  нейтральную позицию.

     Специалисты выделяют следующие наиболее часто  встречающиеся типы участников собраний и совещаний, которым руководитель должен уделять внимание.

     Вздорный. Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует признания своей позиции, поэтому его приходится все время останавливать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему расположиться в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

     Позитивист. Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

     Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэтому встревает в обсуждение любой проблемы. Предпочтительно посадить его рядом с председателем и все время напоминать о желании других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

     Болтун. Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при “уходе в сторону” требовать конкретности.

     Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

     Незаинтересованный. Всегда неприступен, нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

     Важная  птица. Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод “да, но…”, состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

     Почемучка. Нужно просить его высказать собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовывать их собравшимся.

     Стержнем  собрания или совещания является основное выступление (доклад). Оно  должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. Управление последней является самым  трудным делом, поэтому остановимся  на нем подробнее.

     При подготовке выступления необходимо поставить перед собой следующие  вопросы: каковы причины выступления, его цели, каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень  аудитории и ее готовность к восприятию материала.

     В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой и общими вопросами; следует познакомить  аудиторию со всеми “за” и “против”, имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз  ситуации, гиперболизируя ее с целью  заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать  своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения.

     Выступлению должна быть присуща яркость и  наглядность; четкость и ясность  формулировок; направленность на главное; ритмичность и постоянное повторение в разной форме основных положений; присутствие элемента внезапности (неизвестная информация, оригинальные формулировки); различная насыщенность отдельных частей.

     Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно на привычном аудитории  языке, приводить сравнения со знакомыми  вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку  восприятие ограничено. Потому речь должна состоять из коротких фраз (семь плюс –  минус два слова), а в выступлении  содержаться не более 10 серьезных  мыслей, сопровождаемых 3 – 4 аргументами  каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и  последние высказывания, слишком  быстрая или слишком медленная  речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

     Во  время выступления нужно демонстрировать  убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать  за реакцией аудитории, при поддержке  аудитории развивать понравившуюся  ей тему, не вступать в дискуссию  во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за внимание.

     Для успешного выступления необходимо держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории  на какой-то мысли, провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несогласие с информацией; задавать аудитории  вопросы, воздерживаясь от ответов; на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и  элементами драматизации; делиться собственным  опытом и переживаниями; ни в чем  никого не упрекать, но и не льстить  и не угрожать; соединять слово  с жестами, ибо они несут до 40% информации; менять темп речи в зависимости  от содержания; поменьше использовать слова “должны” и “обязаны”; иметь  в запасе веселые истории; не говорить об одном и том же более 15 минут; осторожно обращаться с цифрами. Ошибками выступающих считаются  многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изложения, затягивание  завершающей части или внезапное  окончание.

     Итоги совещания или собрания оцениваются  по количеству и качеству выбранных  и принятых на

     на  них управленческих решений, в которые  превращаются “домашние заготовки”, сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения  не были приняты, мероприятие считается  бесполезным, а время на него потрачено  впустую.

     При реализации предложений, высказанных  участниками совещания, целесообразно:

1. выбрать более рациональный способ доведения до исполнителей его решения (передача протокола, распределение заданий);
2. установить, кого информировать о результатах;
3. организовать контроль за выполнением решений и назначить ответственных.

     Проведение  совещания 

     Начинать  совещание нужно  вовремя. Провести небольшую  вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внести необходимые поправки. Если повестка дня  не подготовлена, составить  ее на ходу.

     Как составить повестку дня, если она не подготовлена заранее. Попросить участников предложить вопросы, которые требуют обсуждения. Каковы желаемые результаты обсуждения и сколько времени на него уйдет? Составить повестку дня из предложенных вопросов. Если нужно сократить повестку дня, спросить, какие вопросы могут подождать до следующей встречи. Пересмотреть основные правила, принципы проведения конструктивного совещания, с которыми будут согласны все участники.

     Что должны включать основные правила?

• Соблюдение определенного времени.
• Соглашение о том, кто может дополнять повестку дня.
• Соглашение о том, как будут приниматься решения.
• Лимит времени для принятия решения. Если есть желание увеличить этот лимит в процессе обсуждения, то необходимо спросить согласия группы.
• Четкое определение ограничений, которые существуют по каждому вопросу. Например, решения менеджеров высшего звена или ограничения накладываемые политикой или бюджетом фирмы, которые могут сузить выбор альтернативы.
• Определение человека для каждого вопроса, который будет принимать решение.
• Просьба быть более открытым для идей. Для того чтобы убедится, что все точки зрения рассмотрены, попросить кого-нибудь изложить и защитить свою точку зрения. Спросить: «Что может быть упущено? Кто не высказался?» Если группа большая, разбить ее по два-три человека и попросить отчитаться. Не торопиться голосовать и принимать решение. Поинтересоваться мнением каждого. Все точки зрения важны, но не одинаково. Сколько времени нужно отвести для выступления участнику старшему по должности? Это зависит от цели совещания. Возможно, он должен выступить первым и определить цели и направление. Или, если те, чье мнение необходимо уже высказались, а младшие члены команды молчат, можно попросить его высказаться. Даже если интересно мнение каждого участника, обсуждение не должно уйти в сторону. Для этого нужно часто подводить промежуточные итоги, используя повестку дня и идеи, выписанные на доске, а также объявлять переход от одного пункта повестки дня к другому.
• Соглашение о том, как улаживать конфликты.
• Соглашение о том, как подводить итоги.

     Согласованные основные правила  позволяют стимулировать  участие в дискуссии. Действовать как  лидер и как  посредник, который  предоставляет людям  возможность высказаться. Дать возможность  высказаться нерешительным  и робким. Следить, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал  в обсуждении. Сохранять  положительное отношение  к высказываемым  точкам зрения. Вмешиваться, если один участник начинает критиковать  точку зрения другого. Подчеркнуть то, что  уже согласовано, не позволять возвращаться к вопросам, которые  уже решены.

     Делать  записи на доске, записывать сделанные предложения. Это поможет придерживаться ключевых вопросов. Сохранить сделанные  записи для внутреннего  совещания. Во время  «мозговой атаки» принимать любые  идеи. Затем отметить те из них, которые  группа одобрила, приняла как приоритетные, и обсуждать решения. Выписывать отдельно вопросы, которые будут рассмотрены после совещания.

     Если  чувствуется напряженный  интерес к какому-то вопросу, внимательно  выслушать все  мнения.

     Обсуждение  проблемы. Если участники сталкиваются с проблемой, необходимо последовательно задать им следующие вопросы: Каково их восприятие проблемы? Как долго это продолжается? Что происходит сейчас? Дать определение проблемы. Каковы ее причины? Какие пути решения существуют? Какие преимущества можно извлечь? Если проблема не будет решена, каковы будут последствия? Какую альтернативу следует выбрать? Каковы ключевые факторы: время, финансы и так далее? Согласовать альтернативу со всеми.

     Несколько советов 

     1. При подготовке к совещанию. Нужно приглашать только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Необходимо выбрать подходящее место для совещания и обеспечить нужное оборудование. Подготовить повестку дня. Совещание без повестки дня может сравниться с поисковой экспедицией без карты. Планировать длительность совещания в промежутке от тридцати минут до двух часов и всегда планировать меньшее количество заданий, чем может выполнить группа. Нужно стараться, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют цели, которых нужно достигнуть. Собрать всю необходимую для совещания информацию.

     2. При проведении совещания. Начинать всегда вовремя. Начинать с простого. Быстрый успех часто стимулирует успех всего совещания. Оставлять трудные вопросы на конец совещания, но так чтобы на них хватило время. Протоколы - все записывать. Ценить вклад каждого. Стараться, чтобы все высказались и быть благодарным людям, которые изъявляют желание высказаться по трудному вопросу.