Совершенствование управления малым предприятием

Организационная структура  управления - форма организации процесса управления, обеспечивающая разделение труда в коллективе работников и сочетание деятельности работников в едином взаимосвязанном процессе в пространстве и во времени. Она характеризуется составом подразделений органов управления, соотношением между этими органами по количеству занятых в них людей, объему перерабатываемой информации, объему принимаемых решений, занятой в них технике и взаимоотношениями между подразделениями [13]. Определение организационной структуры мы можем встретить в различных источниках. [4,5,16,17,18,19, 20,21 и др.]

Мескон М., Альберт  М., Хедоури Ф. пишут, что структура  организации это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно  достигать целей организации.[16]

Обзор различных определений  структуры предприятия   можно  сделать вывод об их идентичности, хотя Мескон М. подчеркивает  структурированность организации как способ достижения целей. В экономической литературе понятия организационной структуры схожи.

Сформированная под  влиянием представленных факторов структура  должна быть оптимальной, чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия. Приведем перечень этих факторов и признаки оптимальной структуры в таблице 1.2 [4].

Таблица 1.2 - Факторы, влияющие на структуру управления  предприятия

Признаки оптимальной структуры	Факторы
Небольшие подразделения с высококвалифицированным  персоналом	Технология
Небольшое число уровней руководства	Внешнее окружение
Наличие в структуре групп специалистов	Размер предприятия
Ориентация графиков работы на потребителей	Стратегия бизнеса
Быстрая реакция на изменения	Имеющийся персонал
Высокая производительность	Система решений
Низкие затраты	Сложившаяся структура

 

Исходя из этих факторов, на малых предприятиях выделяют следующие типы организационных структур:

• линейная структура управления;
• функциональная структура управления;
• региональная структура управления;
• структура управления, ориентированная на продуктовую специализацию;
• структура управления, ориентированная на потребителей. [13]

Для малого бизнеса наиболее простой является структура предприятия, находящегося в единоличном владении. При общей простоте организационно-управленческих структур МП многие из них сталкиваются со сложными проблемами.

Как показывает опыт российских предприятий, один из основных факторов, способствующих разорению малых фирм, - нехватка управленческих знаний у владельцев и управляющих этих предприятий. Поэтому они вынуждены прибегать к услугам консультационных фирм или привлекать на работу профессиональных менеджеров, что в свою очередь требует значительных вложений средств. Жизнеспособными сегодня оказываются те малые фирмы, которые внедряют формы и методы управления, основанные на стратегии предприимчивости.

Необходимо отметить, что организационная структура  малых предприятий существенно отличается от структуры крупных. На малых предприятиях один человек обычно выполняется сразу несколько функций, на таких предприятиях нет «лишних людей».  Поэтому для малого бизнеса характеры или линейные или линейно - функциональные структуры управления. Первые предназначены для малого предприятия (около 20 человек), где собственник сам осуществляет организацию и контроль производственной деятельности. Вторые необходимы малым предприятиям с численностью до 100 человек.

Характерной особенностью таких структур является то, что предприятием выпускается относительно ограниченная номенклатура выпускаемой продукции, и для обеспечения функционирования решаются практически стандартные управленческие проблемы.

Этот вид структуры  имеет свои недостатки и положительные черты. К слабым сторонам можно отнести отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали – подчинение по иерархии управления.

К преимуществам линейно-функциональной структуры отнесем отсутствие дублирования  усилий и небольшое потребление материальных ресурсов в функциональных областях по сравнению с другими типами структур. Далее положительными моментами является и улучшение координации в функциональных областях, стимулирование профессиональной специализации работников предприятия. [35]

Следующим объектом нашего изучения предстанут процессы в структуре  управления на малом предприятии.

Выделяют следующие  процессы в управленческой структуре: процессы коммуникации, принятие управленческих решений, взаимоотношения между различными уровнями структуры, делегирование полномочий, движение информации и т. д. Естественно, что все эти и другие процессы управления характерны и для малого бизнеса, но на небольших предприятиях все процессы имеют упрощенный вид. Рассмотрим некоторые из них более подробно.

Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса происходит с помощью  дальнейшего внедрения современных  информационных технологий. Современные информационные технологии позволяют практически мгновенно подключаться к любым электронным массивам, получать всю необходимую информацию и использовать ее для анализа, прогнозирования и принятия решений в сфере малого бизнеса.

Требования  к личности руководителя подвижны в зависимости от того в каких условиях (экстремальных или обычных) предстоит ему действовать, какие задачи (стратегические, тактические или оперативные) приходится решать, а также от целого ряда других факторов.

Следующие черты  эффективного руководителя - эмоциональность, стабильность, стрессоустойчивость и креактивность (способность личности в создании новых оригинальных идей и способов решения задач) также оказывают активное влияние на управленческую деятельность, отражаются на деятельности подчиненных.

Стремление  к достижениям и предприимчивость тесно взаимосвязаны и находятся  в причинно-следственных отношениях. Людям, обладающих такими качествами присущи  следующие особенности: во-первых, несклонность подвергать себя чрезмерному риску, умение ставить перед собой достаточно взвешенные, умеренные цели; во-вторых, они предпочитают такие ситуации, в которых ответственность за их преодоление лежит лично на них, а успех зависит от личных усилий и способностей; в-третьих, эти люди не избегают, а, наоборот, стремятся к обратной связи, получить как можно больше объективной информации о результатах своего поведения.

Ответственность и надежность. Надежность - это умение держать слово. Хотя в управленческой деятельности очень часто приходится сталкиваться и с таким феноменом, как уход от ответственности.

Независимость личности. В управленческой деятельности руководитель обычно всегда чувствует  «давление сверху», влияние различных  точек зрения, интересов, мнений. Однако необходимо помнить, что только независимые руководители, хотя они и трудно воспринимаются  руководством  и коллективом, в итоге добиваются значительных результатов.

Общительность, социабельность, коммуникабельность. Это умения строить межличностные  отношения, а также потребность  к установлению широких социальных контактов.

Рассмотренные качества и характеристики являются безусловно важными для обеспечения  управленческой деятельности в малом  бизнесе, но они не исчерпывают всего  перечня характеристик человека. В литературе приводятся и некоторые другие характеристики и качества, которые также в определенной степени важны для управленческой деятельности. Например, широта взглядов, предвидение, энергичность, упорная работа и непрерывная учеба, умение формулировать цели, готовность слушать и брать на себя ответственность, здоровье и т.д. Все личностные качества и критерии можно определить одним общим понятием - факторы эффективности управленческой деятельности.

Специальные качества личности, обусловленные содержанием  управленческой деятельности следующие:

- регулятивные, направленные непосредственно на  организацию деятельности и включающие  целеобразование, прогнозирование,  планирование, принятие решения  и т.д.

- коммуникативные,  направленные на постижение эмоциональных  состояний другого человека; речепонимание; умение привлечь и расположить к себе другого человека;

- умение прислушиваться  к чужому мнению; умение устанавливать  деловые отношения и т.д.

Разные  стили   руководства  требуют различного сочетания способностей.  Стиль  выполняет компенсаторные функции по отношению к социально – психологической структуре личности. Поэтому руководители и выбирают тот или иной  стиль , чтобы опереться на сильные стороны своей индивидуальности и «обойти» слабые.

Перед руководителем  нередко встает вопрос, какого  стиля   руководства  следует придерживаться в той или иной ситуации, чтобы наиболее успешно решать стоящие задачи. Известно, что в литературе встречаются следующие, наиболее распространенные,  стили   руководства : директивный (командно-административный), демократический (совещательный, принятие решения путем всестороннего обсуждения в коллективе) и либеральный (попустительский). В чистом виде обычно такие  стили  редко встречаются. В то же время, в рыночных условиях хозяйствования  на   малых   предприятиях  желательно использовать адаптивно-приспособленческий  стиль   руководства  и управления, основанный на учете требований рынка и его коньюктуры.

Каким же образом  можно целенаправленно и конструктивно  воздействовать на поведение сотрудников, как следует вести себя, чтобы достичь поставленных целей и при этом не ущемлять интересы подчиненных. Однако надо заметить, что в любой ситуации появляются новые факторы, которые следует учитывать, поэтому рекомендовать один рецепт для всех ситуаций сложно.

В управлении встречаются руководители ориентированные

- на цели   предприятия ;

- на человека;

- на цели   предприятия  и на человека одновременно.

Руководитель  у которого на первом месте цели  предприятия  будет демонстрировать иные способы поведения, чем тот, который проявляет заинтересованность в удовлетворенности своих работников. Руководитель, строящий свою деятельность с учетом интересов своих сотрудников придает большое значение вознаграждению и поддержке; предпринимает усилия к тому, чтобы хорошие результаты труда вознаграждались, не скупится на похвалу. К мнению работника прислушивается, с ним считается. Поощряются все формы активности. Руководитель работает над усилением чувства самоуважения своих сотрудников.

Для руководителя очень важно осознание целей фирмы с учетом целей подчиненных. Цели работника влияют на его мотивацию, а соответственно и на поведение. Задача руководителя заключается в том, чтобы довести до сотрудников общие и промежуточные цели и определить в связи с этим требования к их действиям и сообразно им - к поведению. Осознавая цель, человек получает тем большую мотивацию, чем больше он ее принимает и поддерживает.

Чем раньше руководитель сможет вовлечь сотрудников в  процесс планирования и принятия решений, тем быстрее они смогут идентифицировать свои цели с целями фирмы. 

Стиль  современного руководителя детерминирован следующими объективными факторами:

- рыночной переориентацией экономики;

- меняющимися  социальными, политическими, правовыми  условиями функционирования общества;

- интернализацией,  порождаемой возникновением интегрирующих  структур и прежде всего международными  информационными системами, возрастанием  конкуренции и взаимозависимости в мировой экономике.

Субъективные  факторы, влияющие на поведение руководителей, являются следующие:

- социально  – психологические особенности  личности;

- собственно  сама деятельность, связанная с  организацией и управлением фирмой, кадровой работы и производственно-технологической деятельностью.

Социологические исследования [1] показали, что основными  качествами, которыми должен обладать руководитель в малом бизнесе  следующие:

- лидерские  41%;

- инициативность  и решительность в действиях (особенно при принятии решения) 32%;

- широта взглядов  и масштабность мышления 31%;

- способность  четко формулировать цели 17%;

- быть гибким, уметь находить точки соприкосновения  с людьми 16%;

- быть упорным  и настойчивым в работе 15%;

- обладать даром предвидением 12%.

Таким образом, в данном параграфе мы провели теоретические  исследования системы управления на малом предприятии и характерные черты лидера, которые позволяют добиваться успеха фирмам.

 

1.2 Методические подходы к оценке эффективности управления

 

Установить необходимость  и пути совершенствования управления можно лишь на основе оценки  эффективности  действующей системы управления.

Под эффективностью управления понимаем  создание благоприятных  условий для достижения поставленных перед предприятием целей в кратчайший срок при наивысших качественных и количественных показателях и наименьших затратах ресурсов. Достижение целей организации осуществляться при наиболее рациональном построении управленческой структуры, оптимизации управленческих процессов и методов воздействия.