Совершенствование системы мотивации

    Учитывая  молодость коллектива, организация не получает ожидаемой отдачи от работы отдела. Его деятельность можно охарактеризовать как спокойную, безынициативную.

     Работники отдела  менеджеров не проявляют  нужной активности, инициативы, увлеченности работой вследствие того, что на предприятии небольшая заработная плата, премии выплачиваются очень редко, без выделения конкретного работника. Работники молодые, без опыта работы, поэтому боятся проявить инициативу, чтобы не потерять работу, возможность накопить стаж.

    Во  многом это обусловлено тем, что подбором, расстановкой кадров занимается непосредственно директор. В организации отсутствием не только кадровая служба (см. рис.1), но и квалифицированный специалист по персоналу. Значительную роль в сложившейся ситуации играет недостаточная  мотивация работников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

2.1 Кадровая служба

     Кадровая  служба (или, как она называется по многих фирмах, служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам.

     Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т. п.), численности работающих и т.д.

     В некрупных предпринимательских  структурах функцию этой службы обычно выполняет один человек- менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю- референту (управляющему делами).

     В государственных организациях и  крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров делится на подотделы, секторы, группы.

     Основная  задача кадровой службы - организация  и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

   Можно назвать обобщенно следующие  функции службы персонала:

• Перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т. п.;
• Обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;
• Комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;
• Систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
• Индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;
• Документирование трудовых правоотношений организации со штатным временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
• Организация системы учета кадров, их движение, анализ текучести;
• Организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
• Проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего  трудового распорядка  и требований по обеспечению безопасности информации;
• Внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

 
2.1.2 Содержание Положения о кадровой службе

Положение о  кадровой службе определяет статус данного  подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции. Положение включает следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи и функции кадровой службы.
3. Структура кадровой службы.
4. Права и обязанности руководителя кадровой службы.
5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.
6. Рабочее место работника кадровой службы.

2.1.3 Организационная структура системы управления персоналом

     Организационная структура управления персоналом - это совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения – носители функций управления персоналом – могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

     Этот  организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности. Их объем и иерархический ранг во многом определяются позицией первого руководителя организацией по отношению к кадровой службе. Они также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

     Структурное местоположение кадровой службы зависит  от степени развития и особенностей организации.

Вариант 1: кадровая служба структурно подчинена руководителю по администрированию (рис.2.1). Основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координирующий служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения. 

 

 
 

Рис. 2.1 Первый вариант местоположения кадровой службы в системе управления организацией.

Вариант 2: служба управления персоналом в качестве штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации (рис.2.2).

 

 

Рис. 2.2 Второй вариант положения кадровой службы

     Преимуществом второго варианта являются близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кадровой службы. Однако при таком варианте следует исключить опасность множественности подчиненности противоречивым указаниям.

Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству (рис.2.3). Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления. 
 
 
 
 
 

 

 

Рис. 2.3 Третий вариант местоположения кадровой службы

Вариант 4: служба управления персоналом организационно включена в руководство организацией (рис.2.4). Данный вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных подсистем управления.

 
 

Рис. 2.4 Четвертый вариант местоположения кадровой службы

     Особенности той или иной организации (главным  образом ее размер) определяют оргструктуры системы управления персоналом. Варианты видоизменения оргструктуры могут зависеть от возможностей организации (в первую очередь финансовых) сформировать то или иное подразделение. Кроме того, важную роль играет достигнутый методический и кадровый потенциал организации.

     При немногочисленном персонале и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. 
 

    2.2 Мотивация как центральная функция управления

    Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента.

    Мотивация – это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального роста. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей – интересы людей – мотивы деятельности – действия людей.

    При должной мотивации у работника  появляется возможность удовлетворять не только свои потребности, но и одновременно достигать целей организации, то есть персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями и планами этой организации.

    Методы, применяемые в тех или иных моделях мотивации, можно разделить на негативные и позитивные («кнут» и «пряник»).

    К поощрению (позитивная мотивация) относится  любое выражение благодарности, денежные премии, вознаграждения, повышение по службе и так далее. Наказание (негативная мотивация) заключается в выговоре, вычете из заработной платы, лишении премии, понижении по службе, увольнении.

    Также, в зависимости от стадии применения, выделяют мотивацию на стадии новых идей, мотивацию на стадии реализации, мотивацию на стадии апробации.

    Проблемы  организации, связанные с низкой мотивацией персонала к работе, могут быть самыми разнообразными и проявляться в виде следствий в других, на первый взгляд мало связанных областях деятельности организации.

    За  годы развития менеджмента как практической деятельности, были выделены следующие  типичные проблемы в организациях, связанные с низкой мотивацией персонала:

– высокая текучесть кадров;

– высокая конфликтность;

– низкий уровень исполнительской дисциплины;

– некачественный труд (брак);

– нерациональность мотивов поведения исполнителей;

– слабая связь результатов труда исполнителей и поощрения;

– халатное отношение к труду;

– отсутствие условий для самореализации потенциалов сотрудников;

– низкая эффективность воздействия руководителей на подчиненных;

– низкий уровень межличностных коммуникаций;

– проблемы при создании согласованной команды;

– слабая перспектива карьерного роста, отражающаяся на рабочем тонусе сотрудников;

– противоречия в отношениях между предпринимателем и работником;

– низкая эффективность методов нормативного описания труда;

– неудовлетворенность работой сотрудников;

– низкий профессиональный уровень персонала;

– безынициативность сотрудников;

– деятельность руководства негативно оценивается персоналом;

– недостаточное оснащение рабочих мест;

– организационная неразбериха;

– недостаточное внимание к учебе и стажировке резерва;

– нежелание сотрудников повышать свою квалификацию;

– неналаженность системы стимулирования труда;

– несоответствие между реальным поведением исполнителя и ожиданиями от него начальником;

– низкий моральный дух в коллективе.

    2.2.1 Мотивация как процесс удовлетворения потребностей

    Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.