Совершенствование анализа и описания работы и рабочего места руководителя

 

Сопоставление данных фактического и нормального баланса рабочего времени позволяет определить следующие показатели: коэффициент использования сменного времени, коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины, коэффициент возможного уплотнения рабочего дня, коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения выявленных потерь времени.

Хронометраж

Хронометраж - это метод изучения затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся при производстве каждого изделия элементов операции. Хронометражные наблюдения позволяют выявить резервы связанные со временем выполнения оперативной работы.

Основные этапы хронометража:

1. подготовка к наблюдению - ознакомление с операцией и расчленение трудового процесса, определение фиксажных точек;

2. наблюдение - заполнение листа наблюдений в таблице по форме 5.1

3. Обработка, анализ данных наблюдения - проверка длительности каждого элемента операции, проверка устойчивости хронометражных рядов, сравнение с действующими нормативами; определение с учетом передового опыта и внедренных оргтехмероприятий рационального состава операции, продолжительности ее элементов и операции в целом [1, стр. 276].

 

Форма 1.5. Лист хронометражных наблюдений

№ п/п	Элементы операции	Текущее время по номерам наблюдателя					Сумма	Среднее значение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Совершенствование анализа и описания работы и рабочего места руководителя

 

3.1. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и меры по их преодолению

 

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

• получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
• избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
• нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
• большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были выявлены следующие:

1. Нерациональное планирование (продолжительность 148 мин.) Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.

Возможными причинами потерь могут являться:

• ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов
• отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня
• отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы
• игнорирование нормативов режимов труда и отдыха

Для устранения данных помех можно предложить меры по их устранению:

• выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);
• ведение предварительного планирования рабочего дня;
• ведение дневника рабочего времени
• изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

2. Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. Продолжительность 93 мин.

Возможными причинами данных помех могут быть:

• нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ
• ориентация на проблему
• сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными)
• неполадки в работе  имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы
• недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники

Мерами по устранению данных помех могут являться:

• реалистичное планирование затрат рабочего времени
• ориентация на имеющиеся возможности
• делегирование полномочий
• проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест
• закупка дополнительных единиц оргтехники

3. Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. Продолжительность 102.

Возможными причинами потерь времени можно назвать:

• отсутствие планирования
• перенесение важных дел на более поздний срок
• стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными
• отсутствие самодисциплины
• прерывание работы телефонными звонками

Меры по устранению потерь времени могут стать:

• ставить цели и стремится к их достижению
• расстановка приоритетов работ
• самодисциплина
• формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)

4. Транспортные затраты времени (на служебные разъезды). Продолжительность 57 мин.

Возможными причинами потерь времени можно назвать:

• неверный расчет затрат времени на служебные разъезды
• сбои в работе общественного транспорта

Мерой по построению данных потерь времени может стать использование служебного транспорта.

Проведенные в данной работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

• Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
• Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
• Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
• ориентироваться на долгосрочные цели
• научиться расставлять приоритеты работ
• Повысить самодисциплину.

Таким образом был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени включает:

1. Планирование рабочего времени

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени включают:

• Составление плана в письменной форме
• Последовательное планирование рабочего дня
• Использование метода «Альпы»
• Использование дневника рабочего времени
• Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными
• Улучшить техническое оснащение рабочих мест
• Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)

В целях улучшения использования рабочего времени можно предложить следующие меры:

а) в течении короткого времени:

• Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана.
• Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации
• Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся

б) в течение года

• Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов

• Овладение различными методиками планирования

• Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации
• Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике
• В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники.

2. Факторы помех

• Бумажная работа
• Телефон
• вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству
• Помехи в работе общественного транспорта
• Личные разговоры с сотрудниками
• Личные разговоры по телефону
• Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.