Самоменеджмент как способ повышения эффективности работы руководителя

                              Введение 

       Быть организованным, независимо  от того, относится ли это к  окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей.

     Актуальность  темы « Самоменеджмент как способ повышения эффективности работы руководителя» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. и т.п. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.

      Самоменеджмент прежде всего  это самоорганизация, умение управлять  собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

      Овладеть данной наукой не  так просто, и молодому руководителю  надо начинать все – таки с самообразования, причем мало только приобретать знания, нужна еще и практическая и реализация. Самоменеджмент – это очень тяжелая работа, поэтому необходимо быть готовым к самосовершенствованию.

      Нужен серьезный подход при разработке своей программы. Прежде всего разрабатывать программу с учетом тех вопросов, которые приходится решать в процессе профессиональной деятельности. При выборе программы надо учитывать изменения, происходящие в жизни – в экономике, науке, современных методах управления и т.д. Надо учесть аспекты практической реализации приобретенных знаний.

     Надо  учиться планировать свое рабочее  время. Планирование призвано  обеспечить хозяйское использование  самого ценного достояния –  времени, а именно:

   - либо  имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности ( максимальный критерий );

   - либо  достичь поставленных целей с  возможно меньшим расходом времени  ( минимальный критерий )

     Цель  работы заключается в исследовании  самоменеджмента как способа  повышения эффективности работы руководителя.

     Исходя из поставленной цели, в работе рассматриваются следующие задачи:

1. Дать понятие самоменеджмента;

2. Определить  цели и функции самоменеджмента;

3. Изучить основы  и методики планирования и  принятия решений;

4. Проанализировать принципы самоменеджмента;

5. Рассмотреть  мотивацию самосовершенствования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      1. Понятие самоменеджмента

       1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента 

    Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

    Основная  цель самоменеджмента состоит  в том, чтобы максимально использовать  собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

     Каждому  человеку вообще и в особенности  тому, кто готовит себя к работе  организатора – менеджера или  уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на нас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо- таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени ( в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

      Многие менеджеры слишком ориентированы  на процесс деятельности, а не  на его результаты. При таком  подходе они предпочитают:

   - правильно  делать дела вместо того, чтобы  делать правильные дела;

   - решать  проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

   - сохранить  средства вместо того, чтобы оптимизировать  использование средств;

   - выполнить  долг вместо того, чтобы добиваться  результатов;

   - уменьшить  затраты вместо того, чтобы повышать  прибыль.

     Л.Зайверт  совершенно обоснованно напоминает  о том, что улучшать свою  жизнь необходимо с самого  себя. «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя» Вместо того, чтобы понять обстоятельства, которые мы итак не в силах изменить, нужно изменить свое отношение к ним.

     Л.Зайверт  дает практические рекомендации  для тех, кто хочет улучшить  свое непосредственное исполнение  функций руководителя, меньше засиживаясь  на работе, эффективнее выполняя  возложенные задачи с меньшими  затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть, определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

     Ежедневное  решение разного рода задач  и проблем можно представить  в виде различных функций, которые  находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

   - постановка  цели – анализ и формирование  личных целей;

   - планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

   - принятие  решений по конкретным делам;

   - организация  и реализация – составление  распорядка дня и организация  личного трудового процесса с  целью реализации поставленных  задач;

   - контроль  – самоконтроль и контроль  итого (в случае необходимости – корректировка целей);

   - информация  и коммуникация – фаза, свойственная  в определенной степени всем  функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы  на всех фазах самоменеджмента.

    

  1.2  Основы и методики планирования и принятия решений 

     Преимущества  овладения искусства самоменеджмента  состоят в следующем:

   - выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;

   - меньше  спешки и стрессов;

   - больше  удовлетворения от работы;

   - активная  мотивация труда;

   - рост  квалификации;

   - снижение  загруженности работой;

   - сокращение  ошибок при выполнении своих  функций;

   - достижение  профессиональных и жизненных  целей кратчайшим путем.

     Существует  несколько методик планирования  времени и принятия решений.

     Рассмотрим  некоторые из них.

     Метод  «Альпы» включает в себя пять  стадий:

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности  акций.

3. Резервирование  времени «про запас»

4. Принятие решений  по приоритетным, сокращениям и  перепоручению (делегирование)

5. Последующий  контроль – перенос несделанного.

     Ведение  дневника времени, который представляет  собой одновременно календарь – памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

     Применение  принципа Парето ( соотношение 80:20 ) состоит в том, что если  все рабочие функции рассматривать  с точки зрения их эффективности,  то окажется, что 80% конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.

     Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

1. Важнейшие задачи ( категория А) составляет примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач ( в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%;

2. На важные  задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20% значимости задач и для руководителя;

3. Менее важные  и несущественные задачи (категория  В) составляет, напротив, 65% общего числа задач, но имеет незначительную долю – около 15% в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

     Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

       Анализ по принципу Эйзенхауэра

    Согласно  этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

    В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре  возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

1) Срочные/важные  дела. За них нужно приниматься  немедленно и самому их выполнять.

2) Срочные менее  важные дела.

3)Менее срочные/важные  задачи. Их не надо выполнять  срочно. Но нужно проконтролировать,  чтобы они не перешли в разряд  срочных дел.

4)Менее срочные/мене  важные задачи 

     Рассмотренные  аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистические подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

      Задачи самоменеджмента учитывают  и такой фактор деятельности  человека, как биологический, который  включает в себя понятия естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

       Работоспособность каждого человека  подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного  ритма. Говорят обычно о «  человеке утра» или « жаворонке»  и о « человеке вечера» или « сове». Пик работоспособности приходиться у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям  своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

       В жизни каждого человека присутствуют, и воздействую три различных потоков энергии:

     - физический ритм (влияет на физическую  силу и на силу воли):

     - психический ритм (обуславливает  динамику чувств, настроений, творческих  сил):

    - интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

      Поскольку продолжительность отдельных  периодов различна (23,28 и 33 дня), у  каждого человека всегда наблюдаются  различные постоянно меняющиеся  комбинации характеристик физического,  психологического и интеллектуального состояния.

      Учет своего индивидуального  биотермического состояния позволяет  улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

      Внутренний путь самосовершенствования  гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определенно желаниями и целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.