Самоменеджмент как инструмент для достижения своих целей

Сейчас, когда от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, именно самомотивация становится ключевым инструментом успеха. Мотивы каждого конкретного человека можно перечислять до бесконечности, их очень много:

• мне это интересно;
• в этом состоит мое самовыражение;
• для меня это ступенька роста;
• меня за это уважают, любят, ценят;
• это дает мне новые возможности;
• так я приобретаю новый опыт и т.д.

Самомотивация поддерживается такими действиями человека как постановка целей и анализ их достижения, т.е. для каждой личности она является понятием близким, если не равнозначным целеустремленности.

Целеустремленность обеспечивается постановкой целей и их поэтапным достижением. Развивать надо неабстрактную волю, а конкретные компоненты воли и конкретные проявления силы воли (волевые качества), причем специфичными для них методами. В связи с этим необходимо знать основные пути поддержания целеустремленности. Цель есть образ результата, она не только предваряет всякую осознанную деятельность, но и упорядочивает ее, делает осмысленной. Постановка цели это взгляд в будущее, элемент, который позволяет сконцентрировать силы и энергию на том, что должно быть достигнуто. Цели, которые вы ставите перед собой, задают направление вашего движения.

Дело заключается еще и в следующем:

1. постановка целей есть осознание и выражение в точных формулировках ваших потребностей и желаний. Постановка целей помогает человеку осознать, чего он хотел бы достичь;
2. до конца осознанные цели, сформулированные в ясной конкретной форме, ориентируют действия человека на достижение результата, на превращение результата идеального (как субъективного образа действия)

в реальный;

3. наличие осознанной цели или целей позволяет человеку ориентироваться не на то, что он делает, а на то, для чего он это делает;
4. цели служат человеку критерием оценки затрат энергии, времени и средств. Самый лучший метод или способ работы ровно ничего не стоит, если вы заранее точно не определили, чего хотите, к чему стремитесь, решая конкретную задачу. Согласитесь, что имидж человека, знающего, чего он хочет, и идущего к своей цели, несмотря ни на какие трудности и проблемы, сам по себе может помочь и в жизни, и в профессиональной деятельности. Так вот, умение ставить, корректировать и изменять свои цели способствует становлению такого имиджа [1].

Важной функцией самоменеджмента является принятие решений по предстоящим делам.

Решение — это то, что преобразовывает идею в реальность.

Решение есть определенное состояние ума, когда вы принимаете идею и переходите к процессу ее реализации. Или, наоборот, вы отбрасываете идею и забываете о ней. Решение определяет, будет ли мысль жить в вашем уме или нет. А так как наша жизнь есть результат наших мыслей, наши решения очень важны. Именно позитивные решения (принять идею) меняют нашу жизнь в лучшую или худшую сторону. Негативные решения (отбросить идею) не меняют нашу жизнь никоим образом, хотя и освобождают мозг для осмысления других альтернатив. Например, что поменяется в вашей жизни, если Вам предложат работу с намного лучшей зарплатой, а вы откажитесь от нее в силу определенных обстоятельств? Ничего не поменяется. Все останется, как было! А вот если вы примете предложение, что-либо да поменяется. Позитивные решения и есть начало изменений. Потому они столь важны. После решения следуют действия, которые именно и меняют вашу жизнь.

Подобно всем действиям вашей жизни, ваша вера и ваш успех — это решения. Каждое достижение, будь оно маленькое или большое начинается с решения [1].

Планирование деятельности является действительно самым мощным инструментом самоменеджмента. Рассмотрим его выгоды.

Во-первых, планирование деятельности служит своеобразной картой дня, позволяющей двигаться в его течение уверенно.

Во-вторых, планирование позволяет лучше использовать время. Так, чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10–12 минут. Эта небольшая затрата сэкономит вам 100–120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000–2400 минут, что составляет 4–5 полных рабочих дней!!!

В-третьих, планирование деятельности позволяет устанавливать приоритеты. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей.

Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать своих целей. Самое поразительное в том, что некоторые пункты списка дел обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, иногда мы считаем, что нам нужно что-то делать, хотя вообще-то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом — и со временем они исчезают из списка сами собой [1].

 

РАЗДЕЛ 2. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ – КЛЮЧЕВОЕ НАПРАВЛЕНИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

2.1 Для чего нужна организация времени?

Индивидуальная организация времени является очень важным компонентом успешного самоменеджмента. Чем больше времени Вы можете использовать для существенных дел, тем лучше Ваши результаты. Во-первых, это говорит о том, что Вы различаете существенные дела и несущественные. Во-вторых, имеет значение баланс времени: как можно больше времени отводить для существенных дел и как можно меньше для несущественных.

Следующие инструменты помогут не только Вам во многих ситуациях организовать себя и тем самым добиться высокой организации деятельности, но и Вашему руководству и коллегам, а в случае если Вы занимаете руководящий пост, Вашим подчиненным [3].

2.2 Инструменты управления временем

Важной помощью при целевом планировании является принцип Эйзенхауэра: умение отличать срочность, с одной стороны, и важность — с другой.

Не все, что срочно, так же важно! Каждый знаком с ситуацией, когда того, кто громче всех кричит или является наиболее влиятельным человеком, обслуживают раньше всех, как будто только для того, чтобы его успокоить. Такая ситуация представляет опасность для достижения Вашей цели. В конце концов Вы должны ориентироваться на свое дело, а не на того, кто мешает.

• С разъяснением важнейших и / или срочных дел (заданий, решений) Вы становитесь более рациональными, а это означает, что Вы поступаете правильно.
• Встречаются дела срочные и несрочные, следовательно, Вы должны их или немедленно выполнить, или отложить на время.
• Расстановка приоритетов препятствует распылению на неважном.

С помощью принципа Эйзенхауэра Вы немедленно решаете, принимаетесь ли Вы за задание тотчас, позднее или совсем не выполняете его. В зависимости от степени срочности и важности задания Вы можете очень просто определить момент времени его выполнения.

• Задания, которые одновременно важны и срочны, дают Вам при качественном и своевременном выполнении очень много преимуществ. Эти задания Вы должны выполнять сами и немедленно.
• Задания, которые важны именно для Вас, но не срочны, Вы должны планировать и выполнять позднее.
• Задания, которые являются срочными, но для Вас не важны, Вы должны по возможности перепоручать или, если это невозможно, выполнять по мере

возможности.

• На задания, которые не важны и не срочны, Вы не

должны тратить свое время. Сложите их в папку для бумаг. Часто такие дела решаются сами собой [3].

Многие чувствуют себя в конце рабочего дня или рабочей недели измученными и усталыми и, несмотря на это, все равно думают, что мало достигли и сделали. Здесь рабочий протокол играет важную роль: Вам дается точная справка о том, что Вы сделали, когда и где.

• Рабочий протокол создает Вам обзор, на что, собственно говоря, Вы потратили свое время.
• С его помощью Вы можете определить, есть ли у Вас приоритеты и в чем они заключаются.
• Вы можете проверить, согласованы ли приоритеты с Вашими собственными желаниями и целями.

Выберите два определенных дня и запишите, что Вы сделали за эти дни. Достаточно один раз составить рабочий протокол, чтобы очень быстро понять, следуете ли Вы своим приоритетам [3].

Если мы хотим достичь своих целей, важно расставить приоритеты. Как часто мы распыляемся и растрачиваем наше время по мелочам! В конце дня мы спрашиваем себя — что мы собственно сделали? Приоритет означает, что имеется некоторое преимущество. Как правило, мы расставляем приоритеты по трем ступеням: А, В и С. Если мы выполняем сначала задание с приоритетом А, мы достигаем здесь лучшего результата, большей выработки и большего успеха.

Уясните для себя следующее :

• Отдавая предпочтение А заданиям, Вы тратите 15 % собственного времени, достигая при этом 65 % выработки, т. е. 2/3 от возможных результатов.
• Выполняя В-задания, Вы тратите 20 % своего времени и достигаете 20 % своей выработки.
• Если Вы выполняете задания С, то Вы получаете только ничтожную часть результатов. При этом Вы тратите 65 % своего времени, достигнув всего лишь 15 % возможного результата.

Расположите все выполняемые задания Вашего рабочего протокола по их значимости, т. е. важности (но не по их срочности).

Задания А обрабатывайте в первую очередь. 15 % заданий являются заданиями А, т. е. это те задания, на которые Вы ежедневно должны тратить около 15 % своего времени. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они достигают тем самым высокой рациональности (около 65 % Вашей выработки).

Задания В перепоручайте! Средние задания, задания В, составляют 20 % от общего числа заданий. Здесь следует обдумать, какие задания Вы сами можете выполнить, а какие перепоручить. Вы не должны ни в коем случае пренебрегать на основе Б-заданий заданиями А. Для заданий В Вы должны запланировать около 20 % рабочего времени.

Задания С - рутина. Остающееся рабочее время (65 %) запланируйте для

выполнения ежедневных рутинных заданий. Это время Вы должны попытаться сэкономить, чтобы использовать для завершения затянувшихся дел. Чем больше заданий С Вы можете отсрочить, тем лучше. Нередко они выполняются сами собой. Всегда думайте о том, что срочность уступает важности.

АВС-анализ показывает, что Вы всегда должны резервировать небольшую часть дня для важных заданий, иначе Вас может затянуть рутинная работа [3].

«Тормозящим фактором» являются большей частью лица или действия, которые требуют много времени, невероятно действуют нам на нервы и в конце оставляют расстроенными с малыми результатами. Вы можете, однако, легко исключить «тормозящий фактор» тем, что проведете самотестирование. Оно поможет вам определить неприятные, мешающие факторы. Вы не допустите тогда больше, чтобы эти помехи тормозили вашу работу. Вы перестанете расстраиваться из-за этих проблем.

Чтобы исключить «тормозящий фактор» вы должны сначала провести самоанализ. Спросите при этом себя открыто и честно, на какие задания или на каких лиц Вы тратите много времени и нервов, вместо того чтобы при этом сделать что-нибудь полезное [3].

Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня. Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что Вы в этот день хотите, должны и, прежде всего, также можете выполнить. Чем больше поставленных целей Вы считаете достижимыми, тем больше Вы мобилизуете свои силы и концентрируете их на достижении этих целей.

Метод Alpen достаточно легок в использовании, потому что каждая заглавная буква соответствует одной задаче.

A – все написать. Запишите все активные действия. К этому относятся

задания, сроки, дневная работа, незаконченность.

L – оценить продолжительность. Для всех видов деятельности оцените, сколько времени необходимо для ее осуществления.

P – зарезервировать время. Считается правилом, что Вы планируете только 60 % своего рабочего времени, а 40 % оставляете в запасе для непредвиденных дел (60:40). Если Вам это кажется завышенным требованием, поработайте в течение некоторого времени по этому правилу, а затем проверьте, какое соотношение, по Вашему мнению, будет верным для Вас.

E – выбрать приоритет. Расставьте приоритеты, кратко обсудите, поручите задания и установите сроки.

N – Осуществлять последующий контроль. В конце рабочего дня проверьте свой план. Все невыполненные задания перенесите или на один из предстоящих дней или в свой список активных действий [3].