Роль внедрения автоматизированных рабочих мест (АРМ) на предприятии

     2.3 анализ работы АРМ специалиста по кадрам на предприятии ОАО «Фирма СЭЛМА».

     Предприятие ОАО «Фирма СЭЛМА» практикует применение автоматизированных технологий ДОУ.

     Для предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА» интерес представляют не реквизиты документа, а его содержание, маршруты движения, коллективная работа и ее скорость, то есть управление электронными документами.

     Функции руководителя - согласование. Подписание, наложение резолюций, контроль исполнения, оперативный доступ и поиск необходимой информации в контексте решаемых задач. Применяемые предприятием системы отвечают этим требованиям.

     В самостоятельное направление автоматизации  документационного обеспечения  управления персоналом выделяется потоковый ввод бумажных документов и передача содержащейся в них информации в другие корпоративные системы.

     Критическим фактором для предприятия является скорость поиска информации в большом  объеме данных, особенно если это похожие  документы или разные версии одного и того же. Современные технологии ДОУ позволяют консолидировать и структурировать информацию из разных источников, сократить время на просмотр ненужной информации в списке результатов запросов до получения требуемого документа.

     Много вопросов приходится решать предприятию при организации архивов. И это не только вопросы выбора компьютерных программ и электронных хранилищ данных, а еще организационные, методические и юридические. Рынок автоматизированных технологий работы с документами предоставляет такую услугу, аутсорсинг – выделение архива (электронного и бумажного) из организации и передача его в управление специализированной компании. При этом организация получает к электронным документам доступ через Интернет, а при необходимости бумажные документы доставляются в сроки, оговоренные договором на обслуживание.

     И, несомненно, комплексный подход к  решению задач документационного  обеспечения управления кадрами требует соответствия систем электронного документооборота требованиям международных стандартов функциональности и наличия информационной безопасности.

     Программа обеспечивает работоспособность следующих функций:

• ввод / удаление информации входящих документов;
• перерегистрация документов;
• ввод / удаление информации исходящих документов;
• ввод / удаление информации внутренних документов;
• возможность редактирования информации о документе;
• идентификация документа;
• составление и печать информации документов:

1. Журнал выдачи информации документов.

2. Запрос информации документов сотрудниками организации.
3. Запрос информации документов других организаций.
4. Дата выдачи информации документов.
5. Кому была выдана информация о документе (контроль за исполнением).
6. Отчет о движении информации документов за день, месяц.

• автоматическое сохранение всех данных;

• защита несанкционированного доступа персонала (конфиденциальность сведений).

     Ввод  и удаление входящих и исходящих документов. Подразумевает собой то, что те и других документы при автоматизированной системе можно как вводить их в базу данных составленной программистом, так и удалять из нее все ненужные входящие и исходящие документы.

     Перерегистрация документов. Когда документ поступает в организацию, он регистрируется, как входящий и получает свой регистрационный номер. После того как над ним была проведена работа тем отделом каким требовался он отправляется в организацию, которую требует этот документ и становится уже исходящим документом «Фирма СЭЛМА». Значит подлежит перерегистрации т.к. это уже считается другим документом и заносится в базу данных, где содержатся все исходящие документы.

     Ввод  и удаление внутренних документов. Внутренний документ – это документ, который находится внутри организации (приказы, благодарности, поощрения, высказывания и др.). Его как и все входящие и исходящие документы можно вводить в базу данных, так и удалять из нее по мере необходимости.

     Возможность редактирования информации о документе. Информация о каждом документе, находящимся в базе данных работника кадрового отдела, может по мере необходимости меняться (сроки сдачи документов могут быть увеличены или уменьшены в соответствии со сложностью решаемых задач, может поменяться адрес организации, куда должен быть отправлен документ и т.д.). Поэтому программа может вносить изменения о сведениях документа, тем самым редактировать его.

     Идентификация документа. Означает определение документа. Программа позволяет определить к каким документам относится тот или иной документ (входящим, исходящим, внутренним), кому он предназначен, от какой организации он был доставлен или какой должен быть направлен.

     Составление и печать документов. Позволяет составлять журнал обо всех выданных документах, делать запрос документов сотрудниками предприятия, т.е. сотрудники из разных отделов могут делать запрос у кадровика о выдачи им тех документов, которые нужны в ходе работы. Специалист отдела кадров на всех документах поступающих в базу данных компьютера составляет дату выдачи его тем сотрудникам, которым был предназначен документ и кому они были выданы, т.е. следит за тем правильно ли был доставлен документ. Каждый день (месяц, квартал, полугодие, год) производится отчет о движении документов. Сколько документов было отправленных и поступивших, в те ли сроки что указаны в документе были они выполнены и т.д.

     Автоматическое  сохранение всех данных. Все данные, которые заносятся в компьютер кадрового работника должны автоматически сохранятся, т.е. при поступлении всех документов (входящих, исходящих, внутренних) и информация о них будет сохраняться даже тогда, когда документ не был специально сохранен работником и может быть только удален специальной командой (удалить или вырезать). Что помогает в работе, особенно при большой загруженности документооборота и есть уверенность, что все данные которые будут заноситься в компьютер не смогут быть потеряны.

     Защита  несанкционированного доступа персонала. Вся информация, которая содержится в базе данных, защищена от постороннего доступа специальными кодами, паролями, ключами и т.д. Это нужно для того, чтобы посторонние лица не могли просмотреть ту или иную информацию содержащееся в компьютере, которая является конфиденциальной и предназначена определенному лицу.

     От  того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность  и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех  работы предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА». Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения (ДОУ). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Раздел 3. Предложения по внедрению автоматизированных рабочих мест персонала

1. необходимость разработки АРМ для кадрового работника на ОАО«Фирма СЭЛМА »

     Автоматизированное  рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; её предполагается использовать для автоматизации  функций управления кадровика: анализа, планирования и учёта.

     К основным причинам необходимости создания автоматизированного рабочего места  кадрового работника относятся:

• увеличение объёмов информации и необходимость сократить сроки её разработки;
• повышение производительности труда за счёт интенсификации;
• усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и необходимость сокращения его численности;
• совершенствование форм и методов управления;
• накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;
• сокращение времени на обработку информации;
• уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);
• улучшения качества контроля и учёта обрабатываемой информации;
• повышение эффективности работы отдела кадров.

     Использование автоматизированных рабочих мест позволяет четче регламентировать и стандартизировать как организационные структуры, так и технологии; даёт возможность приблизить информацию непосредственно к пользователю системы; позволяет конкретизировать профессиональные требования, предъявляемые к управленческим работникам; определять предметную область функциональных обязанностей пользователей и их информационные потребности.

     АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

     Создание  АРМ на базе персональных компьютеров  обеспе6чивает:

• простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
• простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
• компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
• высокую надежность и живучесть;
• сравнительно простую организацию технического обслуживания.

     Эффективным режимом работы АРМ является его  функционирование в рамках локальной  вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

     Более сложной формой является АРМ с  использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ и из внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

     Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они  базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко  формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

     Информационное  обеспечение АРМ ориентируется  на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

     Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

     Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен. Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.