Роль исследования в развитии системы управления

Несоблюдение данного  требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так  называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной  структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие  в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и  обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели  требования, предъявленные к системе  управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

- Рассматривая  конкретную организацию как объект  исследования, мы всегда должны  фиксировать и сравнивать ее  системные характеристики. Это позволяет  лучше понять эту организацию  и определить, к какому классу  сложности она относится.

- Чтобы совершенствовать  систему управления с использованием  компьютерной техники, организационное  проектирование необходимо доводить  до такого уровня, при котором  обеспечивается четкость распределения  обязанностей руководителей и  исполнителей.

- Необходима персональная  ответственность руководителей  и исполнителей. При проектировании  системы управления нужно четко  фиксировать, кто и что делает  в системе управления, кто за  что отвечает.

- Необходима информационная  проработка системы на уровне  управленческих решений.

- Исследование  и проектирование должно быть  непрерывным процессом. В системе  управления необходимо предусматривать  отдел или группу сотрудников,  которые должны постоянно прорабатывать  технологию подготовки новых  решений, обусловленных новыми  целями.

- Должна существовать  четкая документация, регламентирующая  деятельность организации. Зачастую  Положения об отделах, должностные  инструкции не конкретны и  не обеспечивают персональной  ответственности при принятии  управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании  общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы  управления является управленческое решение.

1.2.Исследование  как составная часть менеджмента  организации

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой  системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны  организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Для анализа сильных  и слабых сторон организации руководство  предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться  возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие  проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

* маркетинг;

* финансы (бухгалтерский  учет);

* производство;

* персонал;

* организационную  культуру;

* имидж организации.

Методика анализа  производственной зоны организации  существенно отличается от широко известной  методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие  объясняется направленностью анализа  на стратегическое управление и развивающиеся  рыночные отношения. В ходе анализа  производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие  производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет  ли доступ организация к новым  материальным ресурсам; каков технический  уровень предприятия; обладает ли предприятие  оптимальной системой контроля качества продух Чии; насколько хорошо организован  и спланирован процесс производства.

Финансовое отношение  организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство  на будущее. Детальный анализ финансового  состояния помоет выявить уже  имеющиеся и потенциальные слабости организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов: сбыт, реклама, продвижение товара.

Решение многих проблем  современного предприятия зависит  от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового  потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего  руководства предприятия; система  мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в  области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность  оценить неформальную структуру  организации; систему общения и  поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия  по сравнению с другими организациями: способность привлекать высококвалифицированных  специалистов.

Сказанное выше относится  к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как  составная часть менеджмента  анализируют и факторы внешней  среды организации. Мескон М.Х., Альберт  М.. Хедоури Ф.Основы менеджмента/ М.Х. Мескон. - М.: Дело, 1992. - 262с.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

Угрозы и возможности  могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию Организации. Анализ технологической внешней среды Должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

* анализ будущих  целей конкурентов;

* оценка их текущей  стратегии;

* оценка предпосылок  относительно конкурентов и перспектив  развития отрасли;

* изучение сильных  и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству  организации постоянно быть готовым  к потенциальным угрозам.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Анализ внешней  среды, проведенный посредством  исследования рассмотренных групп  факторов, облегчает руководству  организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения  во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие  возможности для достижения обще фирменных целей.

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации -- это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.

К таким характеристикам  с позиции общего менеджмента  относятся:

* цели системы  управления;

* функции управления;

* управленческие  решения;

* структура управления,

В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы.

* системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода».

Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры  управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи  объекта между элементами, а также  внешние связи объекта, позволяющие  рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:

* функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;

* общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;

* творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях: Коротков Э.М. Исследование систем управления/ Э.М. Коротков. - М.: «ДеКА», 2000. - 187с.

* при совершенствовании системы управления действующей организации;

* при разработке системы управления вновь создающейся организации;

при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в

период реконструкции  или технического перевооружения;

* при совершенствовании  системы управлении вследствие  изменения формы собственности.

Исследования как  составная часть менеджмента  выдвигают следующие задачи:

1. Достижение оптимального  соотношения между управляемой  и управляющей подсистемами (сюда  входят показатели норм управляемости,  показатели эффективности работы  аппарата управления, сокращение  затрат на управление);

2. Повышение производительности  труда управленческих работников  и рабочих производственных подразделений;

3. Улучшение использования  материальных, трудовых, финансовых  ресурсов в управляющей и управляемой  подсистемах;

4. Снижение затрат  на продукцию или услуги и  повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию  системы управления организацией.

1.3. Характеристика исследования систем  управления

Необходимость соответствия современной организации требованиям  рыночной экономики вызывает потребность  постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных  нововведений служит изучение деятельности организаций.