Роль и характеристика системного подхода в управлении гостиничным комплексом

 

 

 

 

Продолжение таблицы 1.1

А	Б
Окружение	Представлено  явлениями,  образованиями, которые,  не  являясь  частью  системы,  существенно  влияют  на  нее.  Это  окружающая  среда системы.
Концептуализм	Система —  это  концепция,  особая  форма которой  отражает  цели  и  ценности  индивидуума или группы, разработавших эту концепцию.

 

Ключевые  факторы  успеха  организации находятся  в  двух  сферах (см. рис. 1):

1. во  внешней сфере, из  которой  она  получает  все  виды  ресурсов,  включая  информацию,  т.  е.  знание;
2. во  внутренней сфере, сильные  и  слабые  стороны  которой  создают  те  или  иные  предпосылки  для  преобразования  ресурсов в продукцию и услуги.

Рис. 1.1. Факторы и переменные внешней и внутренней среды организации

Внешняя  среда  характеризуется  как  совокупность  переменных, которые  находятся  за  пределами  предприятия  и  не  являются  сферой непосредственного  воздействия  со  стороны  его  менеджмента.  Это все  те  организации,  а  также  люди,  которые  связаны  с данным  предприятием  в  силу  выполняемых  им  целей  и  задач (поставщики,  потребители,  акционеры,  кредиторы,  конкуренты,  профессиональные  союзы,  торговые  организации,  общества  потребителей, правительственные  органы  и  др.).

 Кроме  того,  существует  как  бы  второй  ряд  переменных  внешней  среды  —  социальные  факторы  и  условия,  которые,  не  оказывая  прямого  воздействия  на  оперативную  деятельность  организации,  предопределяют  стратегически  важные  решения,  принимаемые  ее  менеджментом. Важнейшая  роль  здесь  принадлежит экономическим, политическим, правовым, социально-культурным,  технологическим,  экологическим,  физико-географическим факторам  и  переменным. Значение  факторов  внешней  среды  резко  повышается  в связи  с  возрастанием  сложности  всей  системы  общественных  отношений (социальных,  экономических,  политических  и  пр.),  составляющих  среду  менеджмента.  Именно  внешнее  окружение диктует стратегию  организаций.

Внутренняя  среда  каждой  организации  формируется  под  воздействием  переменных,  оказывающих  непосредственное  влияние  на  процесс  преобразований (производства  продукции,  услуг). Она включает в себя:

1. Структура организации, то есть  состав  и  соотношение входящих  в  него  подсистем,  выделяемых  по  критериям  производственных  и (или)  управленческих  процессов.  В  соответствии  с  этим  различают  структуру  производства  и  управления.  В  составе  структуры управления чаще всего  имеются  такие  функциональные  подсистемы,  как  маркетинг, управление  нововведениями,  производством,  персоналом,  финансами.  В аналитической главе будет подробно проанализирована структура управления организации - объекта исследования.
2. Культура  организации —  это  система  коллективно  разделяемых ценностей,  убеждений,  традиций  и  норм  поведения,  оказывающая заметное  влияние  на  поведение  как  отдельных  индивидов,  так  и  групп людей,  работающих  на  предприятии,  а, значит,  и  на  процессы и результаты совместной работы.
3. Ресурсы; их  любая  организация  получает  из  внешней  среды  в  виде  так называемых «входов»,  т.  е.  в  ту  продукцию  или  услуги,  ради  производства  которых  создано  предприятие (рис. 2).  Помимо  трудовых  материальных  и  денежных  в  них  нередко  большое  место  занимают  так называемые «неосязаемые»  ресурсы,  которые  могут  быть  представлены,  например,  в  виде  особых  знаний  или  умений,  общественной поддержки программ и политики предприятия.

 

 

 

 

Рис. 1.2. Связь и взаимодействие внешней среды с процессом преобразования в организациях

 

Несмотря  на  то,  что  эти  факторы  действуют  в  границах  организаций,  они  также  не  всегда  находятся  под  прямым  контролем  менеджмента,  так  как  организации  в  своей  деятельности  зависят  от  энергии, информации и других ресурсов, поступающих извне.

 

1.2 Принятие  управленческих решений

 

Принятие управленческих решений – это выбор одного курса действия из альтернативных вариантов. Под управленческим решением понимаются действия руководителя с целью выбора оптимального действия при наличии, по крайней мере, двух вариантов. Сложность выбора решений повышается по мере увеличения количества вариантов. Потребность в принятии решений определяется наличием проблем в производственной и коммерческой деятельности фирмы.

Процесс принятия управленческих решений включает следующие этапы:

· Анализ вариантов;

· Оценка достижений и потерь по каждому варианту;

· Оценка фактических результатов осуществляемых решений.

Принятию любого управленческого решения предшествует экономический анализ, направленный на изучение вариантов. Критерием принятия решения является выбор наиболее экономичного варианта.

Повышение роли экономического анализа в принятии решений привело к использованию системного анализа, что было обусловлено коренными изменениями в управлении производством, а именно:

·   Переходом от текущего управления процессами к стратегическому, перспективному;

Переходом от обособленных частных подсистем к комплексной системе;

Повышением гибкости и оперативности при освоении новых изделий, процессов, рынков;

Переходом от анализа отдельных случаев к систематическому анализу вариантов решений;

Переходом от подсчета отдельных элементов эффективности к комплексной оценке всех факторов;

Применением текущего контроля на основе использования вычислительной техники и экономико-математических методов.

Важнейшим требованием к управлению стала подготовка и принятие рациональных решений на основе экономического анализа с использованием компьютерной техники.

Рациональное решение – это выбор, подкрепленный результатами объективного анализа. В отличие от основанного на суждении рациональное решение не зависит от опыта, накопленного в прошлом.

Экономический анализ – это многочисленные методы для оценки затрат и выгод, а также относительной прибыльности деятельности предприятия.

В процессе экономического анализа выявляются цели, устанавливаются их приоритеты, взаимосвязи и противоречия. На основе целей ведется разработка стратегий развития фирмы, производственного отделения, предприятия. Структура фирмы рассматривается как производная от целей. Главное, что было внесено системным подходом, - это обоснование необходимости гибкой организационной структуры, возможности ее программной перестройки.

Наиболее важным в этом направлении считается принцип проектной организации, производства, который используется во многих крупнейших американских компаниях и японских компаниях.

Система производства по типу проектов – это вид производственного процесса, в котором каждая единица продукции уникальна по своей конструкции, выполняемым задачам, месторасположению или по каким-либо другим важным признакам.

Проектная организация вводится на горизонтальном уровне управления фирмой, пересекая традиционные вертикальные линии подчинения. При этом образуется матричная структура, которая предполагает возможность включения одного подразделения (элемента) в сферу двух или нескольких подсистем.

В проектирование производственных систем выделяют три этапа:

Выявление и определение проблемы;

Построение модели;

Сбор и использование данных, которые позволяют совершенствовать проект системы.

Системный подход предполагает тесную увязку целей с программами, планами и их реализацией. При этом решается главный вопрос о распределении и использовании ресурсов, что находит свое выражение в бюджете и финансовой отчетности и обеспечивает информацию, необходимую для рационального планирования производства.

Системный подход неразрывно связан с развитием таких дисциплин, как кибернетика, системный анализ, исследование операций, теория решений. Их объединяет единая методология, связанная с понятием системы и объекта не как простой суммы составляющих его элементов, а как единого развивающегося целого.

Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа исследования операций, систематические методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).

 

1.3 Системный  анализ

 

Системный анализ в управлении имеет целью дать лицам, принимающим решения, рекомендации по выбору целей и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение эффективности производства. Системный анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение осуществляется в форме отыскания альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для взвешивания затрат по отношению к результатам, и таким образом альтернативы могут быть расположены в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

Формулирование проблемы;

Отбор целей;

Составление альтернатив;

Сбор данных; построение моделей;

Взвешивание затрат по отношению к результатам.

Процесс анализа разбивается на три стадии:

1.   формулирование проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;

2.   исследование – сбор информации и разработка альтернатив;

3.   оценка альтернатив.

Элементами анализа являются:

цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;

альтернативы – это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;

затраты – ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей. Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;

модель – это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;

критерий – это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;

В процессе системного анализа рассматривается проблема в целом в тех условиях, в которых она действительно возникает. Это предполагает:

систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения и отыскивание обоснованного критерия оценки этих решений;

сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков по каждому варианту стратегии достижения целей;

попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

Вследствие усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия внешних факторов, с другой – возрастает значение перспективного стратегического планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для обоснования управленческих решений приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода к выбору целей, поскольку при решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость их ранжирования.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование новых информационных потоков и гарантирует большую устойчивость системы, оптимизации принятых решений.