Развитие и совершенствование организационных систем

      Из  основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии  и перечисленных в таблице 2.4, являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО «Тайм» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

      Для каждого подразделения разработано  положение о подразделении. Положение  о подразделении представляет собой  документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

      В ООО «Тайм» разработаны должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики.

      Так, если креатор – создает рекламу, основную ее идею и композицию, художник, фотограф и рекламный дизайнер –  развивают, обрабатывают эту идею и  композицию, то менеджер по рекламе  выполняет всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной  информации, изучает требования рекламодателя к рекламе, разрабатывает необходимую редакционно-техническую документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в оформлении заявок на промышленные образцы и т.д.).[4, c. 389]

      Таким образом, ООО «Тайм» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

      Этап 2. Анализ целостности  объекта управления

      Целью анализа является оценка степени  взаимосвязи и взаимообусловленности  подразделений организации, которые  обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

      Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный  анализ целесообразной совместимости  различных направлений деятельности в выполнении главной функции  системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели, а также пути их достижения. [6, c. 411]

      Долгосрочной  целью или стратегическим видением ООО «Тайм» является лидерство на рынке рекламных и полиграфических услуг г.Сибай.

      Краткосрочной целью ООО «Тайм» является повышение доходности предприятия.

      Миссия  предприятия – предоставление качественных услуг в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

        Основными направлениями деятельности  ООО «Тайм» являются:

• полиграфический дизайн;
• реклама;
• представительские материалы;
• фирменный стиль и имидж-реклама.

      С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений предприятия.

Таблица 2.5 – Матрица соответствия основных направлений деятельности

      Из  таблицы 2.5 видим, что основные направления  деятельности ООО «Тайм» не только соответствуют друг другу, некоторые направления взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления «представительские материалы» и «фирменный стиль и имидж-реклама». Действительно, разработка графического товарного знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.

      В таблице 2.6 приведена матрица взаимосвязи  и взаимообусловленности структурных  подразделений ООО «Тайм» в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к. результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.

Таблица 2.6 – Матрица взаимосвязи и  взаимообусловленности структурных  подразделений

      Таким образом, ООО «Тайм» является целостным объектом управления. Направления деятельности данного предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует не одно, а несколько линейных подразделений организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная. Они также взаимосвязаны с функциональными подразделениями организации.

      Этап 3. Анализ эффективности  системы целеполагания.

      Цель  анализа – оценка прогнозных возможностей системы управления, характеризующаяся  ее способностью через свои организационные  структуры вырабатывать комплекс реальных целей и задач, обеспеченных потенциалом организации.

      Прежде  всего, необходимо отметить, что практика построения дерева целей с адекватной системой показателей в ООО «Тайм» отсутствует. Определена только главная цель предприятия как системы (в долгосрочном плане – лидерство на рынке полиграфических и рекламных услуг города Сибай, в краткосрочном плане – повышение доходности предприятия).

        Системно не упорядоченные плановые  показатели не согласуются со  структурой организации, не соответствуют  направлениям использования ресурсов  и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого блока в целевую эффективность системы сложно. Проведем оценку механизма целеполагания в ООО «Тайм» на основе формулы (2.3).

      Так как в краткосрочном плане  целью предприятия является повышение  доходности, возьмем в качестве результативного показателя – фактическую сумму чистой прибыли предприятия за 2010 год, в качестве цели организации – плановую величину чистой прибыли на 2010 год.

      В соответствии с планом организации  на 2010 год величина чистой прибыли предприятия составляла 2500 тыс. руб. Фактическая величина чистой прибыли в 2010 году составила 2166,1 тыс. руб. Соответственно, целевая эффективность ООО «Тайм» в 2010 году составила: .

      Данный  показатель необходимо скорректировать  на сумму вклада подсистем в достижение цели организации. Для этого необходимо провести оценку показателей эффективности целеполагания каждой подсистемы. Для каждой подсистемы можно выделить собственные показатели эффективности. В таблице 2.7 для каждого структурного подразделения выделен один показатель эффективности работы подразделения, который наиболее характерен ему. В результате сбора информации по данным показателям по структурным подразделениям были получены данные по соотношению результатов и целей подразделений (таблица 2.7).

      Таблица 2.7 – Оценка эффективности целеполагания  структурных подразделений ООО «Тайм».