Разработка системы взаимосвязей службы управления персоналом в оргструктуре организации

      После определения функциональной  структуры кадровой службы, составляющих  ее подразделения (отделы, бюро), решается вопрос о перечне  задач каждого структурного подразделения,  его функциях, численном составе  и должной структуре занятых в них работников, должностных обязанностях каждого из них, а так же о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках кадровой службы и с другими подразделениями предприятия как в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.

    И линейные менеджеры и кадровики  являются руководителями того или иного  уровня, уполномоченными представлять людям работу и обеспечивать ее исполнение. В этом их сходство. Различие же состоит  в том, что линейным менеджерам поручается управление основными отделами (производственными, бытовыми и т.д.), а служба УП уполномочена консультировать и помогать им в  достижении этих целей.

    Проблема  состоит в том, что большинство  линейных менеджеров предпочитают самостоятельно решать свои проблемы с подчиненным  персоналом. Это создает серьезные  трудности, так как, будучи профессионалами  в узкой сфере и не имея специальной  подготовки в области человеческих отношений, каждый из линейных менеджеров решает кадровые вопросы наиболее приемлемым в сложившейся конкретной ситуации способом, что не благоприятствует проведению в жизнь единой кадровой политики фирмы. 

      Задача руководства предприятия  при этом состоит в том, чтобы обеспечить сотрудничество управленцев среднего и низового звеньев, понимания возрастающего значения службы персонала для совместного решения данными подразделениями проблем управления человеческими ресурсами.

      Один из вариантов разделения  обязанностей между службой управления  персоналом и линейными менеджерами  был предложен Н. Маусовым в  статье “Менеджмент персонала  – ключевое звено внутрифирменного  менеджмента”.

      В области занятости (туда он  включил набор, отбор, наем  и т.д. персонала) в обязанности  линейного менеджмента входит  точное определение классификации  работника, необходимой для выполнения  специфических обязанностей. Затем  на первый план выступает служба  УП, работники которой занимаются  поисками претендентов, проводят  отборочные собеседования с ними  и тестирование. Лучшие кандидаты  направляются к соответствующему  линейному менеджеру, который  в процессе отбора принимает  решение о найме тех лиц,  которые по своему потенциалу и квалификации подходят для работы на конкретных рабочих местах.

      В области обучения менеджер  службы управления персоналом  отвечает за проведение научных  исследований, с целью разработки  всеобъемлющих планов, направлений  обучения и потребностей в  нем; налаживание внешних контактов;  сбор и анализ соответствующей  информации. Также в его обязанности  входит помощь президенту фирмы  в целях удовлетворения растущих  потребностей компании путем  разработки и координации программ  обучения; консультирование по вопросам  обучения подразделений фирмы,  занимающихся разработкой новых  идей и продуктов; определение  целей, подготовка планов обучения, основанных на последних научных  исследованиях в области образования.  И, в конечном результате, обеспечение  менеджеров итоговыми материалами  по экономической эффективности  системы обучения.

    Если  УП–менеджер занят вопросами  такого планирования, то линейный менеджер решает проблемы обучения на своем  уровне. В обязанности линейного  менеджера входят следующие функции:

    - выявлять и способствовать реализации потребностей в обучении лиц, работающих в подразделении; проводить консультации с менеджером по УП относительно целенаправленного обучения;

    - привлекать специалистов по обучению персонала к разработке программ, рассчитанных на разные категории работников персонала;

    - принимать решение о наиболее перспективных для подразделения направлениях обучения.

    На  этапе формирования службы персонала  проблемы взаимоотношений с топ-менеджером, собственно говоря, не существует. Все  усилия и ресурсы сосредоточены  на разрешении организационных моментов. Руководство компании охотно говорит  “да” на любой вопрос. Служба персонала  на этапе формирования, как правило, становится “любимой игрушкой” первого  лица компании, и поэтому может  претендовать, по крайней мере, на второе место после финансового направления.  

      Первые трудности появляются  тогда,  когда служба персонала  начинает решать рутинные задачи. Генеральный директор уже не  вмешивается в дела службы  персонала, ему достаточно знать  только контрольные цифры “на  выходе” - общение топ-менеджера  с менеджером по персоналу  становится рутиной. 

    Здесь и появляются первые признаки непонимания: то ли руководитель компании получил  не то, что ожидал, то ли кадровик руководствуется  собственной логикой развития службы персонала.  

      Всего лишь несколько лет назад  первый руководитель организации,  создавая полномасштабную кадровую  службу, точно не знал, для чего  она ему нужна, кроме функций  подбора, или не представлял  всех последствий ее создания. Даже традиционный кадровый документооборот  ставился под сомнение. Но сегодня в крупных и передовых отечественных компаниях положение изменилось. Здесь первое лицо понимает, для чего существует служба персонала. Налоги, стаж, ведение трудовых книжек, работа с фондом социального страхования и прочее – это признаки примирения с бюрократической реальностью, принятие правил игры с государством. Не просто подбор специалистов на рынке труда, а обучение бизнес-технологиям, мотивация персонала, работа с конфликтами, формирование или трансформация корпоративной культуры, измерение труда и организационное развитие компании, – вот новые черты кадровой службы, необходимые сегодня руководителю компании.  

      Современный топ-менеджер может  точно сосчитать, сколько он  тратит на содержание служб  персонала и куда идут эти  средства. В такой ситуации для  него не важны личные отношения  с кадровиком – все технологизировано,  и между ними технократические  взаимоотношения.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Определение состава и содержания входной и выходной информации для службы управления персоналом при взаимодействии с другими подразделениями

    Под кадровой информацией можно понимать определенным образом организованное множество данных о персонале  организации. Это личные дела, карточки по учету кадров, всевозможные приказы  по назначению, перемещениях, командировках, отпусках и увольнениях. Это данные о кандидатах на прием на работу и продвижение по службе: их профессиональные, квалификационные, половозрастные характеристики, медицинские и психологические параметры, производительность и новаторская активность. Это данные о развитии трудового потенциала, вознаграждениях и дополнительных выплатах, об участии в социальных программах и др.

    Информационное  обеспечение системы управления персоналом включает в себя оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные  и специальные. Информационная система позволяет при необходимости получить сразу же любую выборку персонала - по возрасту, выполняемым функциям, должности, квалификации и др. Особые программы разработаны для анализа информации по увольняющимся работникам и по недавно принятым на службу.

    Система информации о персонале состоит  из упорядоченного учета, хранения, трансформации  и выдачи информации о персонале, областях его деятельности и рабочих  местах для обоснования решений  и управленческих задач, для выполнения юридических обязанностей по сообщению  сведений, предоставлению и ведению  документации.

    Документооборот кадровой службы охватывает требуемый  набор входных и выходных форм документов, порядок оформления, структуру  и состав документов, регламент движения их через различные инстанции  внутри и вне организации.

    Основные документы кадровой службы - приказы, трудовые контракты, личные карточки, справки и различные сводки по кадровому составу.

    Адресатами  информации по персоналу внутри организации  являются руководящие сотрудники и  ответственные лица, занимающиеся кадрами, и сами сотрудники. Адресаты вне  ее - это в первую очередь учреждения (биржа труда, налоговая служба) и страховые общества.

    В условиях широкого внедрения ЭВМ  в практику кадровых служб появились многочисленные программы, позволяющие сократить документооборот и упростить анализ информации и подбор персонала.

    Использование компьютерных технологий дает возможность  быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы  в соответствии с изменениями  в законодательстве и потребностями  самой организации. Автоматизированные системы обеспечивают возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда. Поэтому кадровая служба должна непосредственно взаимодействовать с другими подразделениями предприятия, для более полного и достоверного получения необходимой информации.

    Одна  из наиболее известных программ для  автоматизации работы с персоналом – “БОСС-Кадровик”. Программа в  первую очередь рассчитана на организации  со штатной численностью от 300 чел. Система состоит из функциональных модулей “Штатное расписание”, “Учет кадров”, “Табельный учет”, “Расчет заработной платы” и “Администратор системы”.

    Модуль  “Штатное расписание” предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С помощью модуля сотрудники отделов описывают организационную  структуру предприятия и ведут  его штатное расписание.Структура  предприятия представляется в виде иерархически организованного “дерева” подразделений. Для каждого из подразделений  задается перечень штатных единиц с  соответствующими атрибутами. Модуль поддерживает работу с несколькими фирмами (предприятиями).

    Важный  и необходимый элемент работы по ведению штатного расписания –  подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), закрепляющих изменения  структуры предприятия и его  штатного расписания. Модуль “Штатное расписание” обеспечивает возможность  формирования таких документов при  проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также  позволяет готовить внутреннюю и  внешнюю отчетность планово-экономического отдела предприятия.

    Модуль  “Учет кадров” предназначен для  руководителей, инспекторов отделов  кадров и менеджеров по персоналу.

    Он  позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии  сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически  формируются в модуле при проведении соответствующих операций.Кроме  большого количества “стандартной”  информации о сотруднике, можно вводить  дополнительные атрибуты с произвольными  значениями. По введенной таким образом  информации возможно осуществлять структурированный  поиск.

    Модуль  “Расчет заработной платы” предназначен для автоматизации процедуры  расчета заработной платы сотрудников  предприятия, формирования на основании  проведенного расчета различных  отчетных документов, автоматического  формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия  затраты на оплату труда сотрудников.

    Программа позволяет:

    - вести учет сотрудников и автоматически формировать приказы по личному составу при проведении того или иного действия;

    - легко учитывать отпуска сотрудников даже при их использовании по частям, за прошедшие годы или вперед;

    - учитывать командировки;

    - выводить любую необходимую статистику: по стажу работы на предприятии, общему и непрерывному стажу, военнообязанным, имеющим детей, общему количеству сотрудников и по подразделениям, фонду заработной платы;

    - вести учет по датам окончания испытательного срока и контракта, дням рождения и т. п.

    Т.е. современные информационные программы  позволяют не только упростить работу кадровой службы, но и содействуют  взаимодействию подразделений предприятия, обмену информацией, простому доступу  к интересующей информации.