Проектирование организации

Основными регламентирующими документами  в организации являются устав, положения  о ней и её подразделениях, высших должностных лицах, графики их работы, приёма посетителей, штатные расписания, должностные инструкции и другие. /10, с. 23/

Ориентация заключается в создании в рамках организации условий  для упорядочения положения и  движения людей и материальных объектов.

Она бывает нумерационной (шифры папок  в архиве), словесной (табличка на двери  с именем сотрудника), словесно-нумерационной (комбинация того и другого), символической (дорожный знак), графической (схемы эвакуации персонала в случае пожара), цветовой (различная окраска стен на разных этажах).

Все перечисленные моменты создают  основу бесперебойного функционирования организации, то есть деятельности по постоянному поддержанию процессов  обмена ресурсами, энергией и информацией, как в её рамках, так и с окружением. Многие из этих процессов автономны, не зависят ни от неё самой, ни от отдельных элементов.

Организационное проектирование исходит из следующих характеристик организации: характера деятельности; сферы деятельности; отраслевой принадлежности; отношения к власти; государственной принадлежности; степени самостоятельности; формы собственности; организационно-правовой формы; наличия юридического лица; численности работающих; времени функционирования; отношения к коммерческой деятельности (получаемой прибыли); степени формализации; отношения к бюджету; организационной структуры; построения системы управления. /11, с. 401/

По характеру деятельности организации могут быть общественные и хозяйственные. Общественные организации – добровольные объединения граждан, создаваемые для удовлетворения их духовных и иных нематериальных потребностей. Это политические партии, творческие союзы, профессиональные союзы и так далее. Хозяйственные организации создаются для удовлетворения материальных и социальных потребностей человека и общества и получения предпринимательской прибыли. Это предприятия и их объединения.

Деятельность организаций может  осуществляться в экономической, политической, социальной, военной и других сферах. В экономической сфере работают предприятия различных отраслей народного хозяйства, банки, биржи и так далее. В политической сфере заняты учреждения государственного и местного управления, политические партии и так далее. В социальной сфере действуют учреждения образования, здравоохранения, культуры, социальной поддержки населения. /7, с. 205/

 По отраслевой принадлежности различают промышленные, транспортные, сельскохозяйственные, торговые организации.

По отношению к власти организации могут быть правительственными и неправительственными. Правительственные организации создаются органами власти для решения свойственных им задач. Они имеют официальный статус и соответствующие права и привилегии. Это могут быть, например, научно-исследовательские учреждения, комиссии, делегации и тому подобное. Неправительственные организации создаются на инициативной основе физическими или юридическими лицами для решения частных задач и никакими особыми правами или привилегиями не обладают.

В зависимости от государственной принадлежности различают национальные (отечественные) организации и организации, созданные с участием иностранных физических и юридических лиц (например, предприятия с иностранными инвестициями). /8, с. 503/

По степени самостоятельности организации могут быть головными (материнскими) и дочерними. Головные организации обладают правом независимого принятия управленческих решений, хозяйственно-финансовой самостоятельностью. Дочерние организации такой независимостью и самостоятельностью не обладают и работают под руководством головной организации.

В зависимости от форм собственности организации могут быть частными, государственными, муниципальными и иных форм – общественных и религиозных организаций, объединений и так далее.

В зависимости от организационно-правовых характеристик организации могут иметь форму государственного или муниципального предприятия, производственного кооператива (артель) или потребительского кооператива, хозяйственного товарищества или общества, общественной или религиозной организации, объединения или союза, учреждения, фонда.

В зависимости от наличия юридического лица организации могут создаваться как с образованием юридического лица, так и без образования юридического лица. /12, с. 196/

По численности работающих различают организации малой численности (малые предприятия), средней и большой численности.

По времени функционирования организации могут быть постоянные, временные (сезонные), периодически действующие.

По отношению к коммерческой деятельности (получаемой прибыли) организации делятся на коммерческие и некоммерческие.

В зависимости от оформления в органах власти организации могут быть как формальными (зарегистрированными в установленном порядке), так и не формальными (не нуждающимися в регистрации).

В зависимости от отношения к бюджету различают бюджетные организации (финансируемые из государственного или местного бюджета) и небюджетные (финансирующиеся самостоятельно).

В зависимости от организационной структуры – построения подразделений органов управления и их взаимосвязей – различают организации линейной, звёздной, кольцевой и других структур.

В зависимости от особенностей построения и функционирования системы управления организацией, организации различаются по характеру субъектов и субъектов управления, используемым при управлении системным принципам. /15, с. 409/

 

 

 

 

3. Этапы организационного проектирования

Элементы концепции формирования организаций ранее рассматривались в порядке, который мог привести в заблуждение. Анализ шёл от формулировки задач к взаимоотношениям власти и, наконец, к общей структуре организации. Это могло привести к мысли, что структура организации вырабатывается снизу вверх:  сначала прорабатываются задачи, а общая структура организации – в самом конце. Однако дело обстоит как раз наоборот. Согласно классической теории организации, с выводами которой по данному вопросу согласно большинство менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи – подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, – а потом составить конкретные правила. /19, с. 126/

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществление деления организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Необходимо решить какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.
2. Установление соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.
3. Определение должностных обязанностей как совокупность определённых задач и функций и поручение их выполнения конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворённое выполнение. /20, с. 48/

Важно понять, что появившаяся в  итоге разработки организационная  структура – это не застывшая  форма, подобная каркасу задания. Поскольку  организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения  в планах могут потребовать соответствующих  изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, так как этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации постоянно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяются в ходе планирования и контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Проектирование организации

1. Факторы проектирования организации

Проектирование организации можно  определить как постоянный поиск  наиболее эффективного сочетания организационных  переменных. Факторы, оказывающие влияние  на этот процесс, как показали многочисленные исследования, носят ситуационный характер. Выделяется четыре группы ситуационных факторов:

• внешняя среда, то есть всё то, что окружает организацию;
• технология работы в организации;
• стратегический выбор руководства организации в отношении её целей;
• поведение работников. /4, с. 236/

Данные факторы могут в отдельности  или в комбинации влиять на решения  по проектированию организации через  те компоненты, которые заключены  в каждом из них.

Нередко отличие одной организации  от другой объясняется различием  среды, в которой им приходится функционировать. Внешняя по отношению к организации  среда состоит из двух уровней: общее  окружение и непосредственное окружение.

Руководители должны постоянно  анализировать текущую и, желательно, будущую расстановку сил в  общем окружении и требования, которые предъявляют к развитию отдельных частей или подразделений организации институты непосредственного соприкосновения.

Институты внешней среды, входящие с организацией в непосредственное соприкосновение, являются или организациями, или группами индивидов.

Выявление этих институтов является первым шагом в проектировании организации, так как помогает определить в первом приближении основные функциональные части или подразделения организации, которые, как правило, осуществляют прямой контакт с тем или иным «посредником» из внешней среды. /17, с. 113/

Следующим шагом  является оценка характеристик этих институтов и их относительной важности для организации. Внешнюю среду  характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации и насколько  эти факторы схожи между собой. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации: остаются ли они в основном неизменными, стабильными или же они изменяются, нестабильны. /19, с.215/

Роль технологии в проектировании организации общепризнанна. В данном контексте под технологией работы понимаются не только действия работника, но и материалы, оборудование, которые он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ, то есть создание подразделений.

Технология  работ характеризуется такими переменными, как:

• неопределённость в знании относительно того, как делать работу,
• неопределённость в поступлении работ и месте её выполнения,
• взаимозависимость работ, которая имеет четыре типа связи между работниками в организации: складывающаяся, последовательная, связанная, групповая. /18, с. 352/

При складывающейся взаимозависимости работ в организации  каждое подразделение является относительно автономным и делает свой вклад в  общее дело организации. Так, центры обслуживания компьютерной фирмы обычно не очень сильно связаны друг с  другом. Зато сумма их работ приносит фирме ощутимые результаты. Последовательная взаимозависимость работ появляется в организации тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое или другие подразделения.

Поставка  обработанных деталей из механических цехов в цех сборки машиностроительного завода может быть в данном случае типичным примером такой взаимозависимости работ. /13, с.609/

Связанная взаимозависимость  требуется в ситуации, в которой  конечный результат работы одного подразделения  становится началом в работе другого, и наоборот. Такая взаимозависимость в работе часто возникает между производственными подразделениями и отделом НИОКР в процессе разработки новой продукции

Групповая взаимозависимость  является самой сложной из существующих, так как состоит как бы из многих связанных взаимозависимостей. Работы не перемещаются из отдела в отдел, а вся работа выполняется совместно  работниками, представляющими вовлеченные  отделы.

Групповая взаимозависимость  требуется в тех случаях, когда  работа характеризуется высокой  степенью неопределенности. Примером групповой взаимозависимости является создание целевых групп, комплексных бригад и других организационных образований с участием представителей многих отделов. /14, с. 52/

Проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой.

Выбор высшим руководством той или иной стратегии  оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Можно рассмотреть три возможные области стратегического выбора. Первая касается той идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы,                         лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизацию и децентрализацию. Так, например, приверженность высшего руководства централизации при проектировании организации приводит к установлению в ней многоуровневой иерархии, доминированию вертикальных связей над горизонтальными, созданию контролирующих и подобных им подразделений. /16, с. 761/

Вторая область  стратегического выбора имеет отношение  к тому, какие потребители будут обслуживаться организацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектировании во всех элементах. Так, предприятие, производящее машины, оборудование и товары народного потребления, одновременно не может сужать свою структуру только до обслуживания промышленных потребителей. Игнорирование данного факта в условиях российской действительности большинством оборонных и машиностроительных предприятий нередко делает их противниками проведения конверсии.