Проектирование организации на примере ОАО «Горгаз»

4.4. Разработка Положений  о защите персональных данных

Персональные данные – это любые сведения, позволяющие идентифицировать конкретного человека и получить о нем какую-либо дополнительную информацию, в том числе сведения о ФИО, дате и месте рождения гражданина, адресе его проживания, состоянии здоровья, образовании, семейном и имущественном положении, религиозных убеждениях и т. д.

Общие нормы, касающиеся использования  такой информации установлены ФЗ «О персональных данных», но каждая организация должна разработать свой собственный локальный нормативный акт, регулирующий порядок обработки, хранения, передачи и иных действий, совершаемых с персональными данными работников.

Этим локальным актом является положение (или инструкция) о персональных данных, в котором должны быть определены⁷.

• сведения, относящиеся к персональным данным, и содержащие их документы (помимо указанных выше – это размер заработной платы, в том числе премий, рекомендации и характеристики работодателя и непосредственного начальника, анкеты и т. п.);
• режим доступа к таким данным, перечень, права и обязанности лиц, имеющих право доступа к ним (скажем, доступ ко всем имеющимся персональным данным работника может быть только у руководителя организации, а руководители подразделений имеют допуск только к персональным данным своих подчиненных);
• порядок сбора, хранения, систематизации, использования, передачи и уничтожения, персональных данных;
• права и обязанности работодателя и работника по поводу передачи, хранения и обработки персональных данных;
• порядок ознакомления сотрудника с его персональными данными, получения выписок из содержащих такие данные документов и копий таких документов;
• ответственность работодателя и ответственных лиц за нарушение правил обработки персональных данных.

Положение о персональных данных сотрудников (Приложение 8) обычно разрабатывается кадровой службой предприятия, каких-либо особых требований к структуре и оформлению этого документа законодательство не содержит, тем не менее, вышеперечисленные моменты должны быть в нем урегулированы как можно четче.

После того, как данное положение  разработано, с ним необходимо ознакомить всех работников организации, причем сделать  это обязательно под роспись. Вновь принимаемых на работу людей  также следует знакомить с  положением о персональных данных. Подпись работника обычно проставляется  на так называемых листах ознакомления, следующих за страницами с текстом  положения и сшиваемых с ними. На месте сшива на обратной стороне  последнего листа приклеивается  кусочек бумаги, на который наносится  надпись «Прошито ___ листов», подпись  руководителя и печать организации. В некоторых организациях ведутся  особые журналы ознакомления с локальными документами, что тоже имеет право  на жизнь.

Если такое положение или  инструкция на предприятии не разработаны, или работники с таким локальным  актом не ознакомлены, то организация  и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности.

4.5. Разработка штатного  расписания

Штатное расписание – это отражающий структуру организации локальный нормативный акт, в котором указываются структурные подразделения, наименования должностей, сведения о количестве должностных единиц в конкретных структурных подразделениях, конкретные размеры должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок⁸. 

Штатное расписание (Приложение 9)нужно не только для того, чтобы предъявлять его при проверках трудовой и налоговой инспекциям, вообще это довольно удобный и полезный документ, поскольку оно позволяет: 

- четко определить организационную  структуру предприятия;

- закрепить штатную численность  структурных подразделений и  количество штатных единиц по  каждой должности;

- установить систему оплаты  труда работников всех структурных  подразделений;

- упростить отслеживание вакансий  и подбор персонала на эти  вакансии

Согласно Квалификационному справочнику  должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление  штатного расписания может быть вменено  в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается  эта работа. Если руководитель организации  возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается  посредством приказа по основной деятельности.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. В данном приказе в отличие  от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений  для введения в действие штатного расписания не требуется.  

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника  наименование должности должно соответствовать  указанному в штатном расписании. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ  по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, указанным  в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ). На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно  пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании: -  ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих; -  Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; -  ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

4.6. Разработка графиков  отпусков

Согласно ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Таким образом, график отпусков⁹ - это локальный нормативный акт, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график отпусков всех работников одного работодателя.

В графике отпусков отражаются (Приложение 10) все ежегодные оплачиваемые отпуска:

• основные оплачиваемые отпуска;
• дополнительные оплачиваемые отпуска.

Составление и утверждение графика  отпусков.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

• требования законодательства;
• пожелания работников;
• специфика деятельности работодателя.

Должны учитываться требования законодательства к стажу работы, дающему право на ежегодные оплачиваемые отпуска, к продолжительности и  очередности отпусков (ст.121, ст.122, ст.123 ТК РФ).

Наряду с ежегодными основными  оплачиваемыми отпусками в графике  отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска. Статьей ст.116 ТК РФ определяются работники, имеющие право на ежегодные дополнительные отпуска.