Проектирование организации на примере ОАО «Горгаз»

3. Формирование структуры управления (Приложение 4) надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями,  с одной стороны, и полномочиями  и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит  к дисфункции системы управления  в целом.

5. Организационная структура управления  призвана быть адекватной социально-культурной  среде организации, оказывающей  существенное влияние на решения  относительно уровня централизации  и детализации, распределения  полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров.

4. Разработка локальных нормативных  положений деятельности предприятия

4.1. Разработка положений о структурных  подразделениях

Положение о структурном подразделении  является локальным нормативным  актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения  в структуре организации, задачи и функции подразделения, его  права и взаимоотношения с  другими подразделениями организации, ответственность подразделения  в целом и его руководителя⁴. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Начнем  с того, что понимается под структурным  подразделением и на какой тип  подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации. Структурное подразделение (Приложение 5)представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие рекомендации. Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел. В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам. Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

4.2. Разработка должностных  инструкций

Должностная инструкция – формализованный  документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые  к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения  и взаимоотношений.

Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных  подразделениях и регламентами выполнения рабочих операций, входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия  в целом, его подразделений и  отдельных сотрудников⁵.

Должностные инструкции (Приложение 6)разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Разработка должностных инструкций осуществляется в соответствии с  положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и  равномерно распределяет нагрузку между  работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем  данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту  обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи  с чем каждая организация имеет  возможность самостоятельно формировать  описание той или иной должности.

Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части их содержания, эти документы  составляются руководством предприятия  добровольно, с целью улучшения  деятельности предприятия. В то же время  инструкция должна быть полезна и  работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения с другими  субъектами деятельности. Третье основное применение должностной инструкции – в отделе кадров, для выявления  соответствия работника или кандидата  конкретной должности и выработки  соответствующих кадровых решений.

Должностная инструкция должна указывать  работнику, что он должен делать и  уметь. В то же время, этот документ должен однозначно указать руководителю – кто виноват в том, что  необходимый результат не был  достигнут.

Должностные инструкции должны содержать  цели тех процессов, которые исполняются  работниками. Работники, понимающие общую  цель, выполняют свои задачи более эффективно. Цели должны соответствовать стратегическим целям предприятия, в идеальном случае соответствовать указанным в стратегической карте.

Должностные инструкции должны быть полными и исчерпывающими. После  ее написания вы сможете потребовать  только то, что в ней написано. С другой стороны, вы должны быть уверены  в том, что все необходимые  в деятельности задачи и функции  попали в инструкции, что нет функций, которые возложены на разных людей, равно как и функций, не возложенных  ни на кого.

Нештатные ситуации. Предусмотреть  абсолютно все – невозможно. Должностная  инструкция должна четко разграничивать нештатные ситуации на те, которые  работник должен урегулировать самостоятельно и те, которые требуют доклада  вышестоящему руководителю.

4.3. Разработка правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так же иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего трудового  распорядка (Приложение 7)имеют целью укреплять трудовую дисциплину, способствовать рациональному использованию рабочего времени, высокому качеству работы, повышению производительности и эффективности труда в организации.

Трудовое законодательство регулирует лишь общие вопросы трудовой деятельности. Детально же регламентировать трудовые отношения на уровне каждой организации – задача Правил. Вот почему при их составлении нецелесообразно “переписывать” весь Трудовой кодекс, а следует включить лишь имеющиеся особенности.

По своему статусу Правила относятся  к локальным нормативным актам  организации.

В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель принимает локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, в пределах своей компетенции  в соответствии с законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Правила внутреннего трудового  распорядка отнесены к локальному нормативному акту, регулирующего вопросы трудовых отношений на уровне отдельно взятого  предприятия, учреждения, организации⁶.

В основной части Правила регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору.

В любом случае Правила должны быть рассмотрены представительным органом  работников организации (профсоюзным  комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации  или др.). Для этого перед их утверждением проект Правил внутреннего  трудового распорядка направляется для рассмотрения действующему в  организации представительному органу работников, представляющий интересы всех или большинства работников организации.

Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта  Правил, представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту Правил в письменной форме.

Если представительный орган работников не согласен с проектом Правил или  какими-либо отдельными его положениями, работодатель вправе внести в текст  проекта предложенные изменения (дополнения) и утвердить Правила, или же в  течение трех дней после получения  заключения должен организовать и провести дополнительные консультации о рассмотрении предложенных изменений и дополнений.

В случае, если стороны не достигнут соглашения о каких-либо положениях проекта Правил внутреннего трудового распорядка, оформляется протокол разногласий, в котором приводятся варианты «спорных» пунктов Правил каждой из сторон. Вне зависимости от того, будут ли согласованы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, работодатель вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.

В свою очередь представительный орган  работников вправе обжаловать текст  утвержденных работодателем Правил внутреннего трудового распорядка в соответствующую государственную  инспекцию труда или в судебные органы. Параллельно с этим может  быть начата процедура коллективного  трудового спора в соответствии с порядком, установленным главой 61 ТК РФ.

В обязанности работника согласно статье 21 ТК РФ входит соблюдение правила  внутреннего трудового распорядка организации. Для достижения этого  каждый из принимаемых на работу сотрудников  ознакамливается с действующими в организации Правилами. При  этом указанное ознакомление рекомендуется  подтверждать письменной росписью работника  в специальном журнале.

В свою очередь работодатель вправе требовать от всех работников надлежащего  исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу  работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового  распорядка организации.

Действующее законодательство допускает  формировать в обособленных подразделениях организации (филиалах, представительствах, др.) при необходимости свои правила  внутреннего трудового распорядка, учитывающие специфику деятельности обособленного подразделения.

При этом особенности труда и  обучения в подразделении дополнительно  регулируются положением о соответствующем  подразделении, иными положениями, должностными инструкциями, графиками, или приказами (распоряжениями) руководителей  головных организаций, изданными в  пределах предоставленных им прав.

В соответствии со статьей 189 ТК РФ, Правила  внутреннего трудового распорядка представляют собой локальный нормативный  акт организации, регламентирующий в соответствии с нормами трудового  законодательства порядок приема и  увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания, а также иные вопросы  регулирования трудовых отношений  в организации.