Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Кузбасский государственный технический университет» 

Кафедра государственного и муниципального управления 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине «Теория управления»

на  тему «Процесс и методы принятия управленческих решений» 
 
 
 
 

                                                     Выполнил: 

                                                     Руководитель: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кемерово 2009

 

содержание

 

Введение

      Одной из характерных особенностей современного менеджмента является необходимость  высокого профессионального уровня управленца, возросшая интеллектуализация управленческого труда. Основное предназначение менеджера - обеспечить эффективное  функционирование, устойчивое развитие или выживание организации.

      Внешняя и внутренняя среда, в которой  функционирует организация, подвержена непрерывным изменениям, степень  значимости которых различна. Чтобы  не оказаться в ситуации водителя, не заметившего резкого поворота дороги, контроль за состоянием внешней и внутренней среды организации должен осуществляться непрерывно.

      Разработка  управленческого решения - один из наиболее важных управленческих процессов. От его  эффективности в значительной степени  зависит успех дела. Только профессиональный менеджер владеет технологиями выработки, принятия, реализации управленческих решений, без которых эффективное управление организацией в сложной экономической обстановке практически невозможно.

      Процесс принятия решений при кажущейся простоте очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных рифов, хорошо знакомых профессиональным менеджерам. Известное мнение о том, что принять решение легко - трудно принять хорошее решение, лишь подчеркивает сложность процесса разработки решения, сочетающего в себе формальные и неформальные аспекты, различающиеся степенью участия в нем человека.

      Объектом  исследования данной курсовой работы выступают процесс принятия управленческого решения по рациональной организации документооборота. Предметом исследования является оптимизация документооборота управления образования администрации г.Прокопьевска.

      Представленные  данные в курсовой работе характеризуют  организацию делопроизводства управления образования за период 2001-2009 гг.

      Цель курсовой работы выработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота организации.

      Для реализации поставленной цели выделены следующие задачи:

• определение понятия управленческого решения, его место в процессе управления;
• изучение классификации управленческих решений, их значения и характеристик;
• характеристика основных этапов и принципов разработки управленческого решения, условий и факторов их качества;
• рассмотрение этапов организации и контроля исполнения управленческого решения;
• изучение методов обоснования управленческих решений.
• анализ задач и функций управления;
• выявление проблем, возникающих в процессе документооборота;
• разработка рекомендаций по решению проблем и повышению эффективности документооборота.

      При исследовании использованы следующие методы:

• изучение и анализ научной литературы;
• сравнение, анализ, наблюдение.

      Курсовая  работа выполнена на основе работ  отечественных ученых - Парахиной, Л. И., Бабосова Е.М., Мильнера Б.З., материалов отечественной периодической печати – ж-лы «Социс», «Государственная служба»; нормативных документов о принципах организации местного самоуправления; документов, образованных в процессе работы рассматриваемой организации – ежегодных отчетов о работе, входящих и исходящих документов, должностных инструкций, журналов регистрации входящих и исходящих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан.

 

1. Управленческие решения

1.1. Понятие и классификация  управленческих решений

      Принятие  решений является важной частью любой  управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта. В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и имеет достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или к организации в целом. Принятие решений в организации характеризуется как:

      • сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;

      • поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;

      • процесс взаимодействия членов организации;

      • выбор альтернатив в рамках социального  и политического состояния организационной  среды;

      • часть общего процесса управления;

      • неизбежная часть ежедневной работы менеджера. Принятие решений является важнейшей функцией менеджеров¹.

      При принятии решения менеджер использует весь имеющийся у него опыт профессиональной работы, знания, результаты, анализ конкретной ситуации. Эффективное управленческое решение, как правило, является сплавом профессионализма менеджера и его искусства управленца, поскольку, как справедливо считают ведущие специалисты в области принятия управленческих решений, принятие решений является одновременно и наукой, и искусством.

      Решения, принимаемые менеджером, всегда нацелены на перспективу в будущее. Поэтому  в момент принятия решения далеко не всегда с уверенностью можно предсказать  результат предпринимаемого действия, в какой степени оно будет  обеспечивать достижение цели, стоящей перед организацией.

      В экономической литературе понятие  «решение» неоднозначно и рассматривается  как процесс, как акт выбора и  как результат выбора. Управленческое решение на предприятии представляет собой теоретический акт субъекта управления (индивидуума или группы), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации об ее состоянии².

      Для того чтобы решение было понятным для всех участников управленческой производственной деятельности, ему должна быть придана общезначимая форма, после чего оно сможет играть регулятивную роль. Процедура оформления решений неразрывно связана с разработкой их содержания.

      Особо следует остановиться на правовой форме решения. Придание решению правовой формы не может рассматриваться как заключительная стадия решения, а является его ограниченным элементом, определяющим границы самостоятельности и ответственности субъектов, содержание и последствия принятых решений. Совмещение сторон деятельности субъектов управления, связанных с оценкой обстановки и выбором времени для действий с юридическими нормами, обеспечивает в деятельности этих субъектов как активный поисковый элемент, творческую оценку явлений, динамизм и оперативность в работе, так и строгую согласованность с другими звеньями управления и другими решениями.

      От  того, насколько качественно подготовлено управленческое решение, зависит не только, что особенно важно, степень  эффективности управляющего воздействия органа управления на управляемый объект, но также организация выполнения управленческих решений и контроль за их исполнением. Другими словами, от качества подготовки управленческих решений в значительной степени зависит эффективность деятельности предприятия.

      Управленческое  решение — развернутый во времени  логико-мыслительный, эмоционально-психологический  и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем  в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

      Любой орган управления несвободен в выборе решения. Принятое решение не означает победу, так как оно тщательно  изучается политическими группировками  по интересам, средствами массовой информации, которые способны существенно влиять и создавать общественное мнение вокруг принятого решения. Поэтому при принятии решения следует предвидеть последствия возможностей его отмены. Одни решения могут быть отменены без существенного ущерба, а другие - наоборот. Отмена решения обычно осуществляется в связи с переориентацией направлений деятельности или некачественной их подготовкой.

      Управленческое  решение есть план ликвидации проблемы.

      Под проблемой понимается ситуация, характеризующаяся  различием существующего состояния  в объекте управления с желаемым или необходимым (целевой подход) или наличие неиспользованных возможностей (предпринимательский подход к диагностированию проблемы)³.

      Для решения проблемы необходимо ответить на следующие вопросы:

      • Что делать (какие новые потребности  потребителей необходимо удовлетворять или на каком качественном уровне нужно удовлетворять старые потребности)?

      • Как делать (какую использовать технологию)?

      • Какие производственные затраты  следует произвести?

      • В каком количестве производить?

      • В какие сроки производить?

      • Где производить (место, производственное помещение, персонал)?

      • По какой цене и кому поставлять? Что это даст инвестору и обществу в целом?

      Поскольку ресурсы для решения проблемы ограничены, следует ранжировать, т.е. определять важность, весомость, ранг проблем по их актуальности, степени риска, масштабности⁴.

Классификация решений.

      Системный подход позволяет раскрыть строгую  систему и иерархию решений, соподчиненность  и цикличность, проявить как общие  признаки, так и специфические  особенности, присущие отдельным видам решений.

      Основными факторами, оказывающими влияние на организацию и функционирование системы, являются социально-экономические, технико-технологические и региональные.

      На  этом основании выделяют две группы задач, требующих решения:

• функциональные обусловленные разделением труда на предприятии (организации), полномочиями отдельных работников, имеют в основном стандартный характер.
• ситуационные появляются в результате нарушений взаимодействия подсистем и элементов на предприятии (организации), либо под влиянием вышеуказанных факторов.

      Обычно  в принятии любого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность, что определяет выделение интуитивных, основанных на суждении (опыте), и рациональных решений.

      При принятии интуитивного решения люди опираются на собственные ощущения того, что их выбор правилен. В основе решений, опирающихся на суждения, лежат знания и осмысленный опыт прошлого. Для стратегического и тактического управления любой подсистемы принимаются рациональные решения, основанные на методах экономического анализа, обоснования и оптимизации.

      Для совершенствования разработки управленческих решений используются различные  их классификации. На практике чаще используются классификации, в основу которых  положены следующие принципы: цель; стадия жизненного цикла продукта; сфера действия; объект воздействия; масштабность; уровень управления; сложность; способ передачи; продолжительность действия и др.⁵

      По  критерию стадий жизненного цикла продукта управленческие решения подразделяются на решения по научно-исследовательским и опытно-конструкторским разработкам на стадии разработки продукта; на решения по выводу продукта на рынок — решения по продажам в условиях стабильного производства и решения по выводу продукта с рынка на стадии его умирания.