Проблемы сочетание формальной и неформальной организации

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………..3

1.Группа – объект управление…………………………………...5

1.1.Пончтие групп и их значение………………………………..5

1.2.Формальные группы………………………………….……....6

1.3.Особенности формальной группы……………………..........10

1.4.Повышение эффективности формальных групп…………...10

2. Факторы, влияющие на процесс  развития формальной

организации………………………………………………………12

2.1.Процесс формирования эффективной  группы……………..12

2.2.Факторы, влияющие на эффективность  группы……..…….14

2.3.Проведение эффективных собраний………………………..19

2.4.Управление с помощью комитетов………………………….20

3.Проблемы сочетание формальной  и неформальной

организации……………………………………………….………22

3.1.Синтез формального и неформального  в организации…….22

3.2.Роль группы в процессе  функционирования организации..22

3.3.Взаимодействие групп……………………………………….27

Заключение………………………………………………………..29

Список литературы………………………………………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Прежде чем говорить об обеспечении устойчивого развития формальной организации я думаю необходимо выяснить, что такое организация, что такое группа и как эти два понятия между собой взаимосвязаны.

Организация – это  социальная  категория  и  одновременно  –  средство достижения целей. Это – место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой  формальной  организации  существует  сложное  переплетение неформальных групп и организаций,  которые  образовались  без  вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто  оказывают  сильное  влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Группа - два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет на другое и испытывает на себе его влияние.

 Современный менеджмент сложно представить себе без такого явления как группа. То, что управлять каждым человеком персонально—занятие крайне неэффективное стало ясно уже давно. Одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы, является выработка эффективных механизмов деятельности объединений людей, т. е. групп. Совершенно понятно, что слаженная группа специалистов имеет намного  больше шансов добиться успеха, в отличие от ситуации, если бы каждый человек работал в одиночку. Залогом успешной деятельности любой группы является умелое использование сбалансированного сочетания положительных и отрицательных моментов в работе группы, в результате, которого группа двигалась бы по пути созидания, а не наоборот.

Организация и ее подразделения тоже являются группами. Члены группы разрабатывают приемлемые для них правила, установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы, т.е. стандартов поведения. Чем в большей степени работник организации ценит принадлежность к группе, тем адекватнее его поведение.

Человек нуждается в общении с себе подобными и, по-видимому, получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с другими людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

Тема моей курсовой работы актуальна, потому что эффективность работы всех организаций всегда необходимо увеличивать, чтобы успешно справляться с потенциальными проблемами. А для этого необходимо знать и разбираться, как управлять формальной организацией и какие факторы положительно влияют на процесс развития.

Цель моей работы является проанализировать процесс становления и найти необходимые способы и методы развития формальной организации.

Для достижения поставленных целей, необходимо изучить из каких групп состоит формальная организация, каковы их обязанности, задачи и полномочия. Так же необходимо изучить особенности формальной группы, найти способы повышения эффективности таких групп, выявить недостатки и преимущества взаимодействия формальных и неформальных групп.

Предметом моего изучения является формальная организация, а объектом являются группы из которых и состоит формальная организация (группы руководителей, рабочие (целевые) группы, комитеты и команды.

Данная курсовая работа представлена в трех главах. В первой главе я рассмотрела понятие групп и их значимость, выяснила, что такое формальная организация, из каких групп состоит и для чего создана, ее особенности и повышение эффективности формальных групп.

Во второй главе рассмотрены сам процесс формирования эффективной группы, факторы, которые влияют на эффективность групп, для чего создаются комитеты и зачем необходимо проводить собрания.

В главе третей я рассмотрела проблемы сочетания формальной и неформальной организаций, так как устойчивое развитие формальной организации не возможно без взаимодействия с неформальной организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Группа – объект  управления.

 

1.1. Понятие групп и  их значимость.

 

Человек нуждается в общении с себе подобными и, по-видимому,  получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия  с другими  людьми.  Во  многих  случаях  наши  контакты   с   другими   людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более  людей  проводят достаточно много времени в  непосредственной  близости  друг  к  другу,  они постепенно начинают психологически осознавать и  существование  друг  друга.

 Время, требующееся для такого осознания, и степень  осознания  очень  сильно зависят от ситуации и от  характера  взаимосвязи  людей.  Однако,  результат такого осознания практически всегда один и тот же.  Осознание  того,  что  о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым  образом менять  свое поведение,  подтверждая  тем  самым  существование  социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное  скопление  людей становится группой.

  Каждый из нас принадлежит одновременно ко многим группам. Мы  –  члены нескольких семейных групп: своей непосредственной  семьи,  семей  бабушек  и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников жены  или  мужа  и  т.д.

Большинство людей принадлежит также к  нескольким  группам  друзей  –  кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с  другом.  Некоторые  группы оказываются недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена,  или когда члены группы утрачивают к ней интерес,  группа  распадается.  Примером такой группы могут быть несколько студентов, которые собираются  вместе для подготовки к предстоящему  экзамену.  Другие  группы  могут  существовать  в течение нескольких лет и оказывать существенное влияние на своих членов  или даже на внешнее окружение.  Примером  таких  групп  могут  быть  объединения школьников-подростков.

По определению Марвина Шоу, «группа – это два лица или более,  которые взаимодействуют друг с другом  таким  образом,  что  каждое  лицо  оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц».

Характерными особенностями группы является следующее:

1. Члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы. Человек говорит не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п.;
2. Взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму;
3. В группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов – они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.

 

1.2. Формальные группы.

 

 Исходя из определения  Шоу,  можно  считать,  что  организация  любого размера состоит из  нескольких групп. Руководство  создает  группы  по  своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и  по

вертикали (уровни управления). В каждом из  многочисленных  отделов  большой организации  может  существовать  десяток  уровней   управления.   Например, производство на заводе можно  разделить  на  более  мелкие  подразделения  – механообработки, окраски, сборки. Эти  производства  в  свою  очередь  можно делить  и  дальше.  К  примеру,  производственный   персонал,   занимающийся механообработкой можно разделить на  3  различных  коллектива  по  10  – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может  состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

Формальные группы – это «узаконенные» группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

В обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако «формальное» имеет ряд достоинств:

1. Делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;
2. Устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;
3. Обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

Таким образом, формальная группа имеет следующие особенности:

1. Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;
2. Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

1. Вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;
2. Функциональная организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;
3. Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

  Таким образом группы,  созданные   по   воле   руководства   для   организации производственного  процесса, называются формальными  группами.  Как  бы  малы они  ни были, это  –  формальные  организации,  чьей  первейшей  функцией  по отношению к организации в  целом  является  выполнение  конкретных  задач  и достижение определенных, конкретных целей.

 

Рис.1. Формальные группы

 

 

 

 

Формальные группы1 - это группы, созданные по воле руководства.

Разновидностями формальных групп являются: группы руководителей, рабочие (целевые) группы, комитеты и команды.

Группа руководителей состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, находящихся в зоне его контроля (президент и вице-президенты).

Рабочая (целевая) группа - сотрудники, работающие над выполнением одного задания.

Комитет - группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, целевыми группами. Выделяют постоянные и специальные комитеты.

Комитеты рекомендуется создавать в следующих случаях:

1. Когда решение проблемы требует большого опыта в какой-либо области.

2. Предполагаемое решение окажется  непопулярным в организации (в  этом случае руководитель может  себя обезопасить).

3. Когда необходимо узнать мнение  подчиненных.

Команда – коллектив сотрудников организации или структурного подразделения, работающих как  единое целое, проявляющих максимум инициативы и ответственности.

Характеристики «команды» и «группы» различны, так как:

1. В команде лидерство разделено  между ее членам, а в группе, как правило, один ярко выраженный  лидер.

2. В команде личная ответственность  дополняется коллективной, а в  группе доминирует личная ответственность.

3. В команде продукция или услуги являются результатом коллективной деятельности, а в группе – индивидуальной.

4. Команда обсуждает, принимает решение и выполняет его, а группа обсуждает, решает и делегирует выполнение решения.

Команда всегда является группой, но не всякой группе присущ командный дух. Команда, как правило, имеет более высокие результаты труда чем другие группы вследствие того, что каждый член команды стремится к достижению общей цели, четко выполняет свои обязанности, взаимодействует с другими сотрудниками для координации совместной деятельности и считает себе частью целого. В результате возникает синергетический эффект за счет внутренних взаимосвязей, преданности, делу, согласованности действий, доверия друг к другу, сотрудничества, одинаковых ценностей. Члены команды могут работать индивидуально в разных помещениях и общаться посредством электронных средств связи.