Практическое изучение влияния контроля на эффективную работу организации

 

 

 

 

Содержание

Введение ……………………………………………………………………….. 2

1.  Контроль – важнейшая  функция менеджмента организации 

1.1. Контроль в современной теории …………………………………………... 4

1.2. Контроль как функция  управления ………………………………………..  7

1.3. Процесс контроля ………………………………………………………….. 10

1.4. Контроль в системе организационных отношений ……………………… 12

2. Практическое изучение влияния контроля на эффективную работу организации

  2.1. Общая характеристика организации ……………………………………... 13

  2.2. Система контроля в организации ………………………………………… 15

  2.3. Порядок организации  и проведения производственного контроля ……..18

  2.4. Требования к программе (плану) производственного контроля ……….. 21

  2.5. Личная гигиена …………………………………………………………….. 23

   Заключение ……………………………………………………………………… 26

  Список литературы …………………………………………………………….. 29

  Приложение ………………………………………………………………………..30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Проблема контроля является одной из наиболее важных в теории управления. Основателем и основным разработчиком идей научного управления является Ф. Тейлор. Он смотрел на управление как на машину, считал, что менеджеры должны думать, а рабочие – работать. Это приводило к появлению большого числа функциональных менеджеров и углубленной специализации на базе операционного разделения труда.

Согласно Тейлору, только строгий контроль, объективный анализ фактов и данных, собранных на рабочем месте, может стать основой определения наилучшего способа организации труда.

Основные принципы научного управления Тейлора состоят в следующем:

1. Разработка оптимальных методов осуществления работы на базе научного изучения затрат времени, движений, усилий и т.п.;
2. Абсолютное следование разработанным стандартам;

Подбор, обучение и расстановка рабочих на те рабочие места и задания, где они могут дать наибольшую пользу;

3. Оплата по результатам труда (меньшие результаты – меньше оплата, большие результаты – больше оплата);

Использование функциональных менеджеров, осуществляющих контроль по специализированным направлениям.

Х.Эмерсон, один из виднейших теоретиков научного управления, особое внимание уделял идее разработки стандартов (предварительно установленных наборов правил), стандартизации учета издержек и нормативов времени. Эффективность по Эмерсону достигается тогда, когда нужная вещь сделана надлежащим образом, подходящим работником  в нужном месте и в нужное время.

Научное управление также тесно связано с работами Френка и Лилии Гилберт и Генри Гантта. Эти создатели школы научного управления полагали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ можно усовершенствовать многие операции ручного труда, добиваясь их более эффективного выполнения. Ф.Гилберт считал, что количество времени, выделяемое на выполнение определенных заданий, должно быть реалистичным и справедливо установленным. Это дает руководству возможность установить нормы производства, которые были выполнимы, и платить дополнительно тем, кто превышал установленный минимум.

Концепция научного управления стала серьезным переломным этапом, благодаря которому управление стало широко признаваться как самостоятельная область научных исследований, а контроль стал играть роль решающего фактора эффективности организации.

Большое внимание разработке проблемы контроля уделял Р.Мертон. Он считал, что существующее у высшего уровня управления стремление контролировать деятельность и поведение работников нижестоящего уровня, неизбежно ведет к следующим последствиям:

-  к доминированию функциональных  отношений между работниками  вместо человеческих;

- к регламентированию деятельности  и поведения работников правилами и процедурами;

- к рутинности процесса принятия  управленческих решений, к снижению  потребности поиска новых альтернатив.

Р.Мертон показал внутреннюю противоречивость процесса контроля, предостерег от чрезмерного злоупотребления контролем.

Взгляды Р.Мертона в дальнейшем развил А.Гоулднер, основной тезис организационной модели, бюрократии которого утверждал, что контроль, выполняя функции сохранения стабильности и равновесия какой-либо части организации, ведет, в самом деле, к нарушению равновесия самой организации в целом.

Таким образом, проблема контроля является глубоко теоретически проработанной и практически освоенной отраслью науки об управлении.

Актуальность выбранной темы данной работы определяется следующими обстоятельствами:

1. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.
2. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
3. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными.
4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.
5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать, способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

Предметом данной работы является контроль как функция управления.

Цель работы – изучение теоретических основ контроля как функции управления и анализ состояния практического применения контроля в системе управления реальными организациями.

Задача работы – оценка степени соответствия между теорией контроля и практикой реализации контрольной функции в системе управления современных организаций.

 

 

1. Контроль – важнейшая функция менеджмента организации.

1.1.Контроль в современной  теории менеджмента.

 

Один из ведущих современных теоретиков менеджмента Г.Минцберг утверждает, что любая организованная человеческая деятельность  выдвигает два фундаментальных, но противоположных требования:

• разделение труда на отдельные задачи;
• контроль  и координация действий по выполнению этих задач в единую деятельность.

Среди основных процессов, обеспечивающих эффективность организации, Минцберг выделяет1:

1. Прямой контроль (определение заданий и наблюдение за действиями и их результатами).

Стандартизация рабочих процессов (точное определение, спецификация, программирование содержания труда).

2. Стандартизация результатов труда (параметров изделия, нормы выработки).

Стандартизация навыков и знаний (точное определение необходимого уровня квалификации работников).

Минцберг выделяет пять основных частей любой организации:

1. Основу организации (операционное ядро) составляют операторы (люди, выполняющие базовую работу по производству продуктов или предоставлению услуг).
2. Стратегический апекс (часть структуры, управляющая операторами).
3. Срединная линия (иерархия промежуточных полномочий между операционным ядром и апексом): менеджеры – администраторы.
4. Техноструктура (сотрудники - аналитики).

Вспомогательный персонал (обслуживание самой организации).

Апекс обязан обеспечить эффективное выполнение организацией ее предназначения, обслуживание потребностей тех, кто контролирует организацию, обладает над ней властью. К числу  его основных обязанностей относится прямой контроль, координация (определение задач и ресурсов, принятие решений, структурирование организации, подбор кадров, стимулирование их, наблюдение за процессом и результатами работы и т.д.)2;

Срединная линия обязана выполнять ряд более детальных и специализированных, сфокусированных на рабочем процессе задач в потоке распространяющегося вверх и вниз прямого контроля:

• участие в принятии решений;

контроль их выполнения;

сбор информации, подготовка предложений апексу;

• самостоятельное решение возникающих проблем в рамках компетенции.

Техноструктура обязана обслуживать специфические потребности самой организации как таковой (проектирование рабочего процесса, его планирование, модификация, обучение персонала).  Она эффективна только тогда, когда ее аналитические инструменты позволяют повысить производительность труда операторов, эффективность управления менеджерами срединной линией.

Существует три типа аналитиков:

• нормировщики (стандартизация рабочих процессов);

аналитики по контролю и планированию;

аналитики-кадровики.

Минцберг считает3, что формализация поведения – это способ, посредством которого организация пытается ограничить свободу поведения и действий своих сотрудников, прежде всего в плане стандартизации их труда. Основные способы формализации:

• по должности (должностные инструкции);

по рабочему потоку (спецификация содержания труда);

по правилам организации (руководство по поведению).

Формализация поведения используется для снижения вариативности поведения, для повышения его прогнозируемости и управляемости. По сути, основная причина необходимости формализации поведения – необходимость в должной степени координации действий членов организации. Кроме того, формализация обеспечивает непредвзятое, объективно справедливое отношение к разным членам организации (продвигается не тот, кто мне больше нравится, а тот, кто в большей степени соответствует правилам организации).

Формализация поведения используется  также для того, чтобы гарантировать его машиноподобное  постоянство, содействующее эффективности основной деятельности организации.

Чем стабильнее и однообразнее производственная деятельность, тем в большей степени она является программируемой и тем более бюрократизирована та часть организации, в которой она выполняется. При этом формализация поведения наиболее характерна для операционного ядра организации. Ближайшие к операционному ядру менеджеры испытывают самое сильное влияние формализации.

Формализация отражает стремление властей навести в организации определенный порядок. Наиболее формальные структуры являются еще и наиболее «четкими». Разумно установленные «сверху» правила могут эффективно ограничивать произвол менеджеров «на местах». «Внизу» может родиться своего рода «демократия»: все равны именно потому, что подчиняются одному и тому же набору предписаний.

 

1.2.Контроль как функция  управления.

 

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

В 1916 году основатель административной теории организации А.Файоль сгруппировал все виды управленческой деятельности в 5 основных функций управления (в его терминологии – «стабильных элементов» управления):

1. Функция предвидения (планирования), состоящая в выборе целей и  плана действий по их достижению;

2. Функция организации, посредством  которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;

3. Функция руководства (распорядительства), состоящая в мотивировании исполнителей  к осуществлению запланированных  действий и достижению поставленных целей;

4. Функция контроля, заключающаяся  в соотнесении реально достигнутых  результатов с теми, что были  запланированы.

5. Функция координации.

Контроль по Файолю – это наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений, а также выработка мер устранения отклонений от заданного режима функционирования и обеспечения их реализации.