Понятие и сущность патентно-лицензионного регулирования инновационной деятельности

Рисунок 3. –Информационный обмен в организации

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

1. Проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.
4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
5. Непосредственные исполнители работ на местах.

Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

• планирование коммуникаций;
• распространение информации;
• отчетность по исполнению;
• управление участниками проекта;

Зависимость процессов управления коммуникациями представлена на рисунке 4 [18].

 

Рисунок 4– Зависимость процессов управления коммуникациями

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп.

Навыки коммуникации связаны с коммуникациями управления проектом, но это не одно и то же. Искусство коммуникации – весьма обширная область, включающая в себя разнообразные знания, в том числе:

1. Модели отправитель-получатель. Цепочки обратной связи и препятствия при коммуникации.
2. Выбор способа связи. Решение, как именно будет осуществляться коммуникация: письменно или устно, в виде неофициальной записки или официального отчета, лично или по электронной почте. Выбор способа связи для передачи информации зависит от ситуации.
3. Стиль письма. Действительный или страдательный залог, структура предложения и лексика.
4. Способ представления. Стиль оформления основного текста и применение визуальных средств.
5. Методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и урегулирование конфликтов.

На базовой модели коммуникации можем увидеть, как происходит передача и прием идей или информации между двумя сторонами, обозначенными как отправитель и получатель. Модель представлена на рисунке 5. Основными элементами данной модели являются:

1. Кодирование. Изложение мыслей или идей на языке, понятном для других.
2. Сообщение. Выход процесса кодирования.
3. Средство связи. Способ, использованный для передачи сообщения.
4. Помехи. Все, что может помешать передаче и пониманию сообщения (например, расстояние).
5. Декодирование. Преобразование получателем сообщения в понятные ему мысли или идеи.

Рисунок 5 –Коммуникации – Базовая модель

Эти элементы модели коммуникации надо принимать во внимание при обсуждении коммуникаций в проекте. При организации эффективного взаимодействия между участниками проекта при помощи этих элементов возникает множество сложностей.

В состав команды проекта входят специалисты, физически находящиеся в разных странах. Чтобы один член команды мог успешно передать техническую идею другому члену команды, находящемуся в другой стране, ему может потребоваться закодировать сообщение на соответствующем языке, передачу сообщение с помощью определенных технических средств, обеспечив при этом корректное декодирование сообщения получателем. Любые помехи, возникающие на пути, могут повлиять на первоначальный смысл сообщения. Сбой коммуникации может оказать негативное воздействие на проект в целом [19].

 

2.1 Планирование  коммуникаций

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта; например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность [8].

В планирование коммуникаций входят:

• факторы внешней среды предприятия;
• активы организационного процесса;
• описание содержания проекта;
• план управления проектом;
• ограничения;
• допущения;

Описание содержания проекта представляет собой документальную основу для принятия будущих решений по проекту и для доведения до сведения всех участников содержания проекта. Анализ участников проекта выполняется в рамках процесса определения содержания [19].

Ограничения – это факторы, которые могут ограничить возможности выбора для команды проекта. Примером ограничений может быть размещение членов команды в разных городах, несовместимые версии программного обеспечения для коммуникации или ограниченные технические возможности средств коммуникации [20].

Методами планирования коммуникаций являются:

• анализ требований к коммуникациям;
• средства коммуникации;

Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка информационных потребностей участников проекта. При определении этих требований учитываются тип и формат необходимой информации и анализа ценности этой информации. Ресурсы проекта расходуются на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или для тех случаев, когда недостаток коммуникации может привести к неудаче. Это не означает, что "плохие новости" сообщать запрещается; скорее, цель этого ограничения – избежать сообщение участникам проекта избыточного количества мелочей.

Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности коммуникаций проекта.

Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать, и наложение соответствующих ограничений. Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:

1. Организационные диаграммы;
2. Соотношение между организацией проекта и распределением ответственности между участниками проекта;
3. Службы, подразделения и специальности, принимающие участие в проекте;
4. Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения;
5. Внутренние информационные потребности (например, обмен информацией внутри организаций);
6. Внешние информационные потребности (например, коммуникации со СМИ или подрядными организациями);
7. Информация об участниках проекта[18].

Средствами коммуникации являются методологии передачи информации между участниками проекта. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации, от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от обычных письменных документов до материалов (например, расписаний или баз данных), доступных через Интернет.

Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации, включают в себя:

1. Срочность получения информации. Зависит ли успех проекта от наличия часто обновляемой информации, которая доступна немедленно, или достаточно регулярного составления письменных отчетов?
2. Доступность технологии. Действительно ли необходимые системы уже установлены и действуют, или нужно включить их в список потребностей проекта?
3. Персонал, задействованный в проекте. Соответствуют ли предлагаемые системы коммуникации опыту и навыкам персонала проекта или необходимо организовать длительный курс обучения?
4. Продолжительность проекта. Возможно ли, что еще до окончания проекта имеющиеся средства коммуникации изменятся?
5. Окружение проекта. Команда проекта проводит встречи и обменивается информацией в живом общении или виртуально? [18]

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана.

План управления коммуникациями содержит:

• требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
• сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
• имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
• имя сотрудника или группы – получателей данной информации;
• методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);
• частота коммуникации (например, еженедельно);
• схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;
• метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
• глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта. План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Ниже приводятся примеры разделов плана управления коммуникациями:

1. Предмет коммуникации. Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта;
2. Цель. С какой целью распространяется данная информация;
3. Частота. Как часто предполагается распространять данную информацию;
4. Даты начала/завершения. Временные рамки распространения данной информации;
5. Формат/средство связи. Представление информации и способ передачи;
6. Ответственное лицо. Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации [21].

Планирование коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые, в свою очередь, требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание проекта и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.

 

2.2 Распространение информации

Под распространением информации подразумевается обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации [22].

В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание [19]. Коммуникации могут принимать различные формы, например:

• письменное и устное, слушать и говорить;
• внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (с заказчиком, СМИ, общественностью);
• официальное (отчеты, брифинги) и неофициальное (записки, спонтанные беседы);
• вертикальное (вниз и вверх по иерархии организационной структуры) и горизонтальное (на одном уровне).

Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные базы данных, программное обеспечение для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний) [18] . 

Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации проекта может производиться различными способами, например:

• собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных;
• электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикация в Интернете);
• электронные инструменты для управления проектом (например, веб - интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

Каждая встреча по анализу накопленных знаний включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в будущем. На протяжении всего жизненного цикла проекта основные участники проекта должны выявлять накопленные знания, относящиеся к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта. На всем протяжении проекта накопленные знания собираются, формализуются и размещаются в определенном месте.