Отчет по практике в Отделе государственной гражданской службы

    Документы регистрируются в течение рабочего дня с момента поступления  в Департамент. Документы, поступившие  после 15 часов, регистрируются в течение  следующего рабочего дня.

    Регистрация (учет) входящих документов осуществляется при помощи средств электронной  техники с вводом информации о  документе в электронную базу данных посредством регистрационно-контрольных  форм. На документе, подлежащем регистрации, в правом нижнем углу первого листа  ставится регистрационный  штамп, на котором указывается входящий номер  (порядковый номер электронной базы и индекс документу по номенклатуре дел Департамента) и дата поступления.

    В отдельных журналах регистрируются следующие виды документов:

• постановления Правительства области, Законодательного Собрания области, постановления и распоряжения Губернатора области;
• документы с грифом «Для служебного пользования»;
• проекты постановления Правительства области, законов области, постановлений и распоряжений Губернатора области, административных регламентов, поступившие в Департамент для согласования;
• проекты постановлений Правительства области, постановлений и распоряжений Губернатора области, разработанные в Департаменте;
• документы с учетными карточками Правительства области, присланные для сведения и учета в работе;
• приказы Департамента по основной деятельности;
• доверенности, выданные государственным гражданским служащим Департамента на участие в конкурсных, аттестационных комиссиях по основной деятельности Департамента, сдачи отчетности, получения почты и т.д.

    Информация  об исходящей документации за подписью Первого вице-губернатора области, авторами которой являются государственные  гражданские служащие Департамента, а также о входящей документации, уже имеющей регистрационный  номер другого органа исполнительной государственной власти области, поступившей  в Департамент для исполнения, заносится в отдельный журнал.

    Подлежащая  исполнению входящая корреспонденция, поступившая в 
адрес Департамента, после регистрации направляется начальнику Департамента, или лицу, его замещающему, а после его рассмотрения – в структурное подразделение Департамента, ответственное за рассмотрение документа согласно визе руководителя.

    Ответы  на запросы государственных гражданских  служащих Департамента проходят регистрацию  в регистрационно-контрольной форме  запроса и передаются непосредственно  исполнителю.

    Если  в соответствии с резолюцией начальника Департамента    исполнение входящей корреспонденции поручено несколькими должностным лицам, то документ передается в копиях. Ответственным за исполнение документа в таком случае считается лицо, указанное в резолюции первым. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший ее.

    Входящая  корреспонденция отделом бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента передается в структурные  подразделения Департамента для  исполнения в течение рабочего дня  после получения резолюции начальника Департамента, срочные - незамедлительно.

    Передача  входящей корреспонденции, прошедшей  регистрацию в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента, из одного структурного подразделения Департамента в другой производится только через отдел  бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента.

    Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременную  сдачу в отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента возлагается на лиц, ответственных за исполнение этих документов.

    Отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента осуществляет контроль за сроками исполнения входящей корреспонденции и ежемесячно информирует начальника Департамента об итогах работы по исполнению входящей корреспонденции.

    Отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента проверяет представленную информацию на предмет ее соответствия установленным требованиям. Документы, несоответствующие указанным требованиям, возвращаются на доработку.

    Начальники  структурных подразделений Департамента несут персональную ответственность  за качество и соблюдение срока подготовки проектов нормативных правовых актов и за своевременное издание правовых актов, направленных на исполнение федерального и областного законодательства.

    Проекты закона области, постановления и  распоряжения Губернатора области  и проекты постановления Правительства  области, поступившие в Департамент  для согласования, проходят обязательную регистрацию в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента и после резолюции  начальника Департамента передаются для  рассмотрения специалистам структурных  подразделений Департамента в соответствии с направлениями их сферы деятельности.

    Возвращение проектов на доработку производится только через отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента

    Контроль  исполнения  входящей   корреспонденции   в   Департаменте включает: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, информирование начальника Департамента о результатах контроля, обобщение результатов контроля исполнения документов. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационно-контрольный формы.

    Отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента осуществляет напоминание  исполнителям о сроках исполнения документов за 10 дней и минимум за 3 дня до контрольного срока.

    Если  исполнение  входящей корреспонденции  поручено нескольким 
структурным подразделениям Департамента, то его исполнение координирует тот начальник подразделения, который указан в резолюции первым или тот, кому поручено обобщение. Ответ на документ, исполнение которого поручено нескольким исполнителям, должен быть завизирован всеми исполнителями.

    Ответ на документ представляется на подпись  начальнику Департамента за 3 дня до наступления контрольного срока.

    Начальники  структурных подразделений Департамента осуществляют 
контроль за сроками исполнения входящей корреспонденции, определяют конкретных исполнителей, которые обеспечивают сбор и подготовку необходимых документов, справок о результатах исполнения резолюции, а также несут ответственность за своевременное и качественное исполнение входящей корреспонденции.

          Срок исполнения входящей корреспонденции исчисляется  со дня регистрации и не должен превышать 30 календарных дней (если в резолюции или документе не указан другой срок) либо определяется сроками, предусмотренными законодательством. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему.

    Входящая  корреспонденция с пометкой «Срочно» исполняется в течение трех рабочих дней, а требующие оперативного исполнения - в течение десяти рабочих дней. При наличии определенной даты или срока проведения мероприятия в самом документе срок исполнения поручения по нему устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.

    Работа  с исходящей корреспонденцией начинается с подготовки ответственным исполнителем структурного подразделения Департамента проекта текста документа, который визируется исполнителем, затем согласовывается с заинтересованными лицами, и при необходимости дорабатывается по их замечаниям. Инициативные и ответные письма за подписью начальника Департамента должны быть завизированы непосредственным руководителем исполнителя, иметь информацию об исполнителе документа (инициалы, фамилию, номер телефона) на  лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Ответственность за качество подготовки инициативных и ответных писем Департамента несут начальники соответствующих структурных подразделений Департамента. Окончательный, согласованный вариант письма, после распечатки, вместе с документами, на основании которых он готовился, представляется на подпись начальнику Департамента через отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы.

    Отдел бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента осуществляет регистрацию  и отправку исходящей корреспонденции  Департамента. Перед отправкой корреспонденции проверяется правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Недооформленная, неправильно оформленная и некомплектная корреспонденция возвращается для доработки исполнителю. Копии всех инициативных и ответных писем после отправки подшиваются в дела в отделе бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента согласно утвержденной номенклатуре дел Департамента.

          Исходящая корреспонденция  принимается к отправке отделом  бухгалтерского учета и организационно-кадровой работы Департамента в течение рабочего дня не позднее 12 часов. В предпраздничные  дни исходящая корреспонденция  принимается к отправке не позднее 11 часов. 

    Проблемы  и рекомендации по их решению 

    Главная проблема Департамента государственной  службы и кадровой политики связана с организацией документооборота.

    Исполнители документов иногда не успевают со сроками исполнения входящей корреспонденции, поэтому приходится продлевать срок исполнения документа. Документы, несоответствующие указанным требованиям, возвращаются на доработку. Происходит не соблюдение срока подготовки проектов нормативных правовых актов.

    Также происходит сложная процедура регистрации  входящей корреспонденции. Подлежащая исполнению входящая корреспонденция, поступившая в адрес Департамента, после регистрации направляется начальнику Департамента, или лицу, его замещающему, а после его рассмотрения – в структурное подразделение Департамента, ответственное за рассмотрение документа согласно визе руководителя. Ответы на запросы государственных гражданских служащих Департамента проходят регистрацию в регистрационно-контрольной форме запроса и передаются непосредственно исполнителю.

    На  компьютерах Департамента установлен только пакет программ Microsoft Office. Для обеспечения нормальной работы имеются программы базы данных нормативных документов «Консультант» и «Гарант». Компьютеры имеют доступ к Интернету.

    Для эффективной работы Департамента необходимо ввести систему электронного документооборота.

    Система электронного документооборота предназначена  для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности. Система позволит организовать электронный  архив документов, упорядочить процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи.

     Электронный документооборот отличается следующими преимуществами:

• удобство представления документов и доступа к ним. Любой физически существующий документ, равно как и любая другая информация (например, справочник), представляется пользователю как электронная карточка документа. С помощью карточки можно «присоединить» к данному документу другие документы или файлы. При этом физически документ находится в базе данных на сервере. Реализованы ссылочные связи между документами и связи по типу главный документ - подчиненный документ;
• эффективная система контроля исполнения поручений и документов. Позволяет быть в курсе текущих дел сотрудников, можно устанавливать и контролировать сроки исполнения документов и поручений;
• удобный и гибкий механизм согласования проектов документов. Система предоставляет удобные средства автоматизации согласования проектов документов сотрудниками предприятия. Поддерживается версионность проектов;
• интеграция с популярным офисным программным обеспечением. Работа может выполняться с помощью популярных прикладных программ и офисных приложений (Microsoft Word, Microsoft Excel). Возможно создание документов в формате Word, используя шаблоны документов, а также заполнение их информацией из базы данных сервера документооборота;
• разграничение доступа пользователей.  В системе существуют гибкие и надежные средства разграничения полномочий и контроля над доступом к документам;
• мощный поисковый сервис. Программа поиска документов поможет задавать условия поиска любой сложности с возможностью просмотра вложенных и связанных документов;
• поддержка истории изменения документа.  Работа пользователей с документами может протоколироваться, таким образом, позволит быть в курсе, кто автор тех или иных решений или изменений по интересующему документу;
• механизм мгновенных оповещений (уведомитель), позволяющий в режиме реального времени информировать о новых, пришедших документах, и других событиях. Можно настроить наиболее подходящий способ уведомления (звуковой сигнал, всплывающее окно).