Особенности менеджмента в коммерческой фирме и государственной службе

Высокая эффективность государственного аппарата Японии достигнута, в том числе за счет создания элитарной государственной службы, привлечения в нее самых ярких талантов и умов страны. Это стало возможным благодаря организации конкурсных экзаменов при замещении государственных должностей на основе их полной открытости. А для того чтобы гарантировать и поддерживать высокий уровень эффективности своих работников, государственные органы предоставляют такие зарплаты и пенсионные льготы, которые вполне конкурентоспособны с аналогичными выплатами в частном секторе. Следует обратить также внимание и на то, что в Японии менеджмент государственной службы почти на всех уровнях, включая набор, продвижение, повышение, санкции и пенсии, поручен органу, не зависящему от правительства - Национальному управлению по кадрам.

В США, как известно, конкурсный отбор государственных служащих введен еще в 1883 году, и в настоящее время 90% федеральных чиновников поступают на государственную службу на основе конкурса.

Заслуживает внимания опыт конкурсного отбора государственных служащих в Южной Корее. О характере соревнования за должности государственной службы говорят следующие факты. В 80-е годы прошлого столетия на некоторые штатные должности претендовало по 160 кандидатов и более. Кандидатов не пугают даже весьма сложные конкурсные экзамены по 12 предметам, среди которых профилирующими являются экономика, деловой менеджмент и государственная администрация. В результате такой кадровой политики в 1988 году 70% государственных служащих Южной Кореи имели университетские дипломы.

Иерархичную структуру. Необходимо также менять порядок назначения на должности, когда назначение невозможно без наличия определенного стажа или выслуги лет. Объективно и давно доказано, что возраст и ум, это две разные и далеко не всегда сопутствующие вещи. Вопросы о назначении и повышении по службе должны также решаться коллегиальным органом, создаваемым внутри организации, при этом при принятии решения должны учитываться в первую очередь уровень образования, профессиональной подготовки, личные качества и персональные достижения кандидата.

Жесткая организация труда. В России объявлен курс на оптимизацию государственной службы. Правда, пока все восприняли слово оптимизация как синоним слова сокращение. В результате начались сокращения низовых исполнителей и при этом одновременное увлечение числа руководителей, а также увеличение заработной платы руководящего состава за счет сэкономленных средств. Положительный пример оптимизации, это когда различные родственные отделы и подразделения, со схожими полномочиями, либо методами, объединяются в одну структуру с общими полномочиями, но с сокращением, прежде всего руководящих единиц, как обладателей наибольшей заработной платы. Примеры подобной положительной оптимизации, проводимой в Главном управлении, были рассмотрены во 2 главе.

Установление новых форм отчетности об эффективности труда государственных служащих. Открытость и гласность, вот то, чего не хватает нынешней государственной службе. Ведь от населения, хоть и являющегося: «носителем суверенитета и единственным источником власти в Российской Федерации», постоянно скрываются какие-либо, кроме разрешенных, показатели деятельности государственного аппарата. Установить обязанность государственных органов власти ежемесячно отчитываться посредством СМИ и сети Интернет о результатах проведенных мероприятий и планах мероприятий.

Проявление государственными служащими большей инициативы в вопросах модернизации государственной службы вообще, и своих секторов в частности. Кто как не работник может указать на сильные и слабые места своего рабочего места и рабочего процесса. Куда ушло рационализаторское движение, так активно культивируемое в Советском союзе. Сейчас все инициативы губят на корню, не давая простым служащим даже попытки сделать шаг в сторону от утвержденного регламента.

Рассмотрев опыт зарубежных стран давайте вернемся к конкретным предложениям по модернизации и улучшению менеджмента в государственной службе России.

Подходя к решению данного вопроса с точки зрения менеджмента вначале необходимо определить цель модернизации системы управления. Такая цель уже определена Федеральным законом от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» - это профессиональное обеспечение исполнения полномочий Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также органов государственной власти. Также в этом законе перечислены основные принципы достижения указанной цели. Но такая подобная цель и принципы организации системы управления не совсем укладываются в концепцию менеджмента, поскольку присущи классической системе государственного управления. Поэтому мы сформулируем цель и принципы организации деятельности с позиции менеджмента.

Итак, цель модернизации управления в системе государственной службы - это создание динамичной самосовершенствующейся системы отношений в государственном аппарате, ориентированной на максимальную эффективность деятельности, как всей системы, так и отдельно взятого сотрудника.

Теперь перейдем к принципам достижения намеченной цели. Причем руководствоваться ими должны все категории государственных служащих, начиная с младшего персонала, заканчивая первыми лицами государства. Итак,

Принцип 1. Принятие управленческого решения с учетом долгосрочной перспективы, даже если это наносит ущерб краткосрочным целям.

-Использование системного и  стратегического подхода при  постановке целей, причем все  оперативные решения должны быть  подчинены такому подходу. Работа над организацией, совершенствование и перестраивание ее, двигаясь к главной цели.

-Основная задача - создание ценности  для общества, экономики и государства  в целом.

-Ответственность при выполнении  поставленных задач.

Принцип 2. Процесс в виде непрерывного потока способствует выявлению проблем.

-Перестрой рабочего процесса  так, чтобы создать непрерывный  поток, эффективного функционирования  отдельно взятого коллектива  и организации в целом.

-Создание потока движения рабочих  материалов и информации между  процессами и людьми.

-Этот поток должен стать частью  организационной культуры, понятной  для всех.

Принцип 3. Выполнение задач, которые действительно необходимы.

-Создать условия, в которых тот, кто принимает результаты работы, получал бы то, что ему требуется.

-Сведение к минимуму незавершенных  процессов и откладывания их  «на потом».

-Постоянное наличие небольшого  ресурса (людского, временного или  материального) для выполнения срочных  задач.

-Постоянная готовность и восприимчивость  к ежедневным изменениям в  сложившейся ситуации.

Принцип 4. Равномерное распределение объема работ.

-Устранение перегрузки людей  и сглаживание неравномерностей  рабочего цикла.

-Постоянная работа над распределением  нагрузки во всех процессах. Это  послужит альтернативой чрезмерных  авралов и простоев, характерных  для крупных коллективов.

Принцип 5. Остановка выполнения поставленных задач с целью решения проблем, если того требует качество.

-Качество выполненной работы  определяет необходимость в существовании  организации.

-Использование всех доступных  методов обеспечения качества  исполнения возложенных полномочий.

-Создание системы оперативного  извещения о возникших проблемах, связанных с выполнением поставленных  задач.

-Создание системы поддержки, готовой  к оперативному решению проблемы  и принятию корректирующих действий.

-Принцип остановки или замедления  процесса выполнения задач должен  обеспечить получение необходимого  результата «с первого раза»  и стать неотъемлемой частью  культуры организации. Это повысит  производительность и качество  в перспективе.

Принцип 6. Постановка стандартных задач - основа непрерывного совершенствования и делегирования полномочий сотрудникам.

-Использование стабильных методов  работы, это позволит сделать  результат более предсказуемым, повысит слаженность работы.

-Фиксация накопленных знаний, стандартизация  лучших на данный момент методов. Не препятствование творческому  самовыражению, тогда опыт, накопленный  одним сотрудником, можно передать  остальным членам коллектива.

-При делегировании полномочий  необходимо учитывать профессионализм, степень нагрузки, потенциал, мотивацию, личные качества, ответственность.

Принцип 7. Использование текущего контроля, чтобы ни одна проблема не осталась незамеченной.

-Текущий контроль позволяет  не только оценить полученный  результат, но и увидеть ошибку  на ранней стадии и не позволить  ей вылить в большую проблему.

-По возможности сократить объем  отчетов до одного листа, даже  если речь идет о важнейших  решениях.

Принцип 8. Использование только надежного и испытанного пути решения поставленных задач.

-Новые методы и пути решения  часто ненадежны и с трудом  поддаются широкой популяризации, а это ставит под угрозу  весь рабочий цикл.

-Прежде чем применять новые  методы лучше всего апробировать  их «на местах» с максимальной  степенью охвата нестандартных  ситуаций.

-Если новые методы могут нарушить  стабильность, предсказуемость и  надежность отлаженного процесса  стоит без лишних колебаний  отказаться от них.

-Поощрение лиц и организаций  ищущих новые пути и методы  оптимизации процесса выполнения  задач.

-Оперативное внедрение новых  путей и методов, зарекомендовавших  себя.

Принцип 9. Воспитание лидеров, которые досконально знают свое дело, преданы организации и могут научить этому других.

-Лучше воспитывать собственных  лидеров, чем нанимать их со  стороны.

-Лидер должен не только выполнять  поставленные задачи, но и иметь  навыки общения с окружающими. Он должен стать примером для  остальных.

-Хороший лидер должен быть  профессионалом и знать работу  «как свои пять пальцев».

Принцип 10. Воспитание незаурядных людей и формирование команды, преданных организации.

-Обучение незаурядных людей  и команд действовать слаженно  для достижения поставленных  целей.

-Формирование межфункциональных  групп, чтобы повысить качество  и производительность.

-Освоить работу в команде  должен каждый.

Принцип 11. Уважение смежных организаций. Постановка перед ними трудных задач и содействие в их совершенствовании.

-Уважение смежных организаций, независимо от их уровня.

-Постановка трудных задач и  содействие в их выполнение  позволит им понять, что их  ценят.

Принцип 12. Взгляд на возникшие проблемы изнутри.

-При решении проблемы необходимо  увидеть ее своими глазами  и лично все оценить и проверить, а не теоретизировать, слушая  остальных.

-Даже представитель высшего  руководства, должны увидеть проблему  своими глазами, лишь тогда понимание  ситуации будет подлинным, а не  поверхностным.

Принцип 13. Принятие решения без спешки, на основе консенсуса, взвесив все возможные варианты. Немедленная реализация.

-Не принимать однозначного решения  о способе действия, пока не  будет взвешены все альтернативы.

-Если решение принято, то реализовывать  его без промедления.

-Совместное обсуждение проблем  и потенциальных решений помогает  осуществить более масштабный  поиск решений и подготовить  условия для оперативной реализации  принятого решения.

Принцип 14. Постоянный самоанализ и непрерывное совершенствование.

-Как только процесс стабилизировался  необходимо выявить первопричины  неэффективной работы, и принять  действенные меры.

-Сохранение полученных знаний.

-Недопущение текучки кадров.

-Постоянное продвижение сотрудников  и сохранение накопленного опыта.

-После завершения основных этапов  и окончания работ необходимость  проведения анализа ее недостатков  и предание их гласности.

-Разработка мер по предупреждению  ошибок.

-Вместо того, чтобы изобретать  колесо, использовать полученные  знания и опыт.

Подводя итоги главы и работы в целом, следует отметить следующие вехи.

В государственно службе современной России пока еще больше бюрократии, чем менеджмента, однако прогрессивные методы и приемы последнего все чаще проникаю в органы власти и активно применяются а практике. Видимо свою роль сыграл и тот факт, что к власти в стране пришло либеральное руководство во главе с Президентом России Д.А. Медведевым, который по некоторым вопросам уже становится прямой противоположностью Председателю Правительства РФ В.В. Путину.