Организация стратегического контроля

      Принятая органом управления собственностью система управления предприятием закрепляется в нормативных документах, фиксирующих статус органов управления: в приказах, распоряжениях, должностных инструкциях, доверенностях. Реструктуризация – длительный процесс, требующий последовательной и скоординированной работы всех служб, скорость выполнения работ существенным образом зависит от величины предприятия.

      Учитывая складывающиеся мировые тенденции на ускорение процессов изменений, возможно предположить, что изменения стратегий развития предприятий, развивающиеся под давлением внешних и внутренних обстоятельств, также ускоряется. Поэтому работы по изменению системы управления предприятия станут достаточно постоянной сферой деятельности менеджеров, поэтому становится важным изучать динамические процессы управления.  
 

3.3.  Внедрение контроллинга  на примере ООО  «Берегиня» 

      Основной  задачей аптеки является обеспечение  населения лекарственными средствами, предметами санитарии, гигиены и  ухода за больными, перевязочными  материалами, дезинфекционными средствами и другими изделиями медицинского назначения. Аптека осуществляет производственную, снабженческую, торговую, финансовую и хозяйственную деятельность.

      Объем работы аптеки определяется двумя показателями:

      1. Рецептурой, то есть количеством  лекарственных средств, отпущенных  по рецептам врачей и требованиям  лечебно-профилактических учреждений;

      2. Товарооборотом.

      В зависимости от объема выполняемой  работы в аптеке могут быть организованы следующие самостоятельные структурные  подразделения.

      1. Отдел запасов (в крупных аптеках) (03).

      2. Рецептурно-производственный отдел (РПО).

      3. Отдел готовых форм (лекарственных  средств) (ОГФ, ОГЛС).

      4. Отдел по безрецептурному отпуску  (ОБО).

      5. Отдел оптики.

      Структурными  подразделениями аптеки также являются аптечные пункты и аптечные киоски, находящиеся за пределами аптеки.

          Торговые предприятия имеют экономические характеристики, существенно отличающие их от производственных предприятий. Нам предстоит определить, является ли это препятствием для применения контроллинга на торговых предприятиях или нет.

      Основной  источник дохода торговых предприятий - это наценка. С помощью наценки они покрывают свои издержки обращения и получают прибыль. Наценка превращается в наличные денежные средства при реализации товаров. В отличие от производственных МП, перед торговыми не стоит проблема выбора способа определения выручки по "оплате" или по "отгрузке". Деятельность торговых МП основана на кассовом методе определения выручки, так что альтернативы у нас нет. Однако и расчет издержек обращения мы будем вести по кассовому методу, так как это значительно облегчает бухгалтерии составление нашей новой схемы производственной отчетности.

      Как уже отмечалось ранее главной  задачей контроллинга на ООО «Берегиня» должны стать определение минимально возможного процента наценки к стоимости  товара и определение целесообразности функционирования той или иной торговой точки в райцентре и на периферии. Налогообложение предприятия предельно упрощено, так как оно облагается единым налогом.

      Издержками  обращения для МП являются следующие  расходы: заработная плата продавцов и бухгалтера, содержание помещений, арендная плата, амортизация собственных зданий и торгового оборудования, затраты на охрану, транспортные расходы, включающие в себя затраты на ГСМ и обслуживание. Само собой, основные расходы предприятие несет по закупке товаров. Контроллинг для МП, занимающегося розничной торговлей, должен по-видимому, решать следующие задачи:

1. давать руководству возможность анализировать свои доходы и расходы как в разрезе структурных подразделений (торговых точек), так и в целом по предприятию;
2. получать эту информацию как можно более оперативно;
3. планировать свои доходы и расходы;
4. определять минимально возможную наценку на закупленные товары.

      При этом новая система отчетности должна быть как можно более простой  и наглядной и отнимать у бухгалтера предприятия как можно меньше времени на ее составление.

      Для составления новой системы отчетности мы возьмем за основу систему отчетности по книге немецких специалистов Р.Манна  и Э.Майера "Контроллинг для  начинающих", и отталкиваясь от нее, попробуем составить свою систему отчетности для ООО «Берегиня».

      Вот схема, рекомендованная немецкими  специалистами:

0. Объем производства  в рабочих часах. 
1. Оборот-брутто без НДС. 
2. Факторы уменьшения прибыли. 
3. Оборот-нетто. 
4. Изменение запасов (только 30.06 и 31.12) 
5. Общая производительность. 
6. Затраты материалов и услуги со стороны. 
7. Предварительный итог без стр. 04=общая прибыль. 
8. Плата за основную производственную работу. 
9. Затраты на отпуск товаров. 
10. Производственные затраты (стр. 06 + стр. 08 + стр. 09) 
11. Сумма покрытия 1 (стр. 03 - стр. 10) 
12. Оклады, зарплата предпринимателя. 
13. Проценты. 
14. Промежуточная сумма между стр. 12 и 13 (стр. 11 - стр. 12 - стр. 13) 
15. Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы. 
16. Арендная плата. 
17. Транспортные расходы. 
18. Амортизационные отчисления. 
19. Текущий ремонт и прочие расходы. 
20. Затраты на организацию группы 1 (сумма строк 12, 13, 15 - 19) 
21. Сумма покрытия 2 (стр. 11 - стр. 20) 
22. Затраты на организацию группы 2. 
23. Сумма покрытия 3 = итог деятельности (предварительная, без стр. 04) 
24. Сверочный итог для стр. 04 и т.д. 
25. Прибыль/убыток с учетом стр. 04.

      Для простоты рассмотрения и расчетов отметим  что наше торговое МП только начинает свою деятельность и остатков не имеет.

      Рассмотрим  по порядку элементы вышеприведенной  таблицы.

      Элемент 00. "Объем производства в рабочих часах" в нашем случае будет равен рабочему времени продавцов, которое не меняется в зависимости от изменения количества товара, находящегося в торговле. Это рабочее время будет изменяться в зависимости от количества продавцов и торговых точек МП. В торговой деятельности это не окажет воздействия на уровень наценки на товар.

      Элемент 01. "Оборот-брутто без НДС" будет в данном случае являться товарооборотом предприятия, а так как МП уплачивает единый налог, то НДС в товарообороте отсутствует.

      Элемент 02. "Факторы уменьшения прибыли" - возврат товаров, списание быстро портящихся нереализованных товаров. Наличие таких расходов нежелательно, но в силу специфики торговли лекарственными средствами могут иметь место. Следует, однако, учесть, что схема немецких специалистов была разработана для учета выручки по отгрузке, а мы, используя кассовый метод, вполне можем отказаться от расчета этой строки, так как итоговая кассовая выручка уже сама в себе будет учитывать эти виды потерь. Отсюда следует сделать вывод, что оборот-брутто и оборот-нетто в нашей новой системе отчетности будут означать одно и то же.

      Элемент 04. "Изменение запасов" - для нас не подходит. Торговля, по сути дела, и есть одно сплошное изменение запасов. Поэтому эту строку мы тоже не будем использовать.

      В результате того, что из пяти начальных  строк рекомендуемой немецкими  специалистами таблицы отчетности мы отказались от четырех, то и от пятой строки тоже придется отказаться, так как она все равно будет равна обороту-брутто без НДС.

      А вот Элемент 06. "Затраты материалов и услуги со стороны" необходимо заменить на элемент "Закупленные товары". Тогда Элемент 07. "Общая прибыль" даст нам превышение полученных денежных средств над затраченными на покупку товаров для продажи. Это не будет реализованное наложение, так как выручка от продажи части товаров будет сопоставляться с затратами на закупку всех товаров за месяц. Но полученный результат дает нам возможность установить, сколько остается у нас денежных средств, чтобы покрыть оставшиеся затраты - издержки обращения и получить прибыль. По смыслу рассматриваемой и перерабатываемой нами схемы отчетности немецких специалистов - это сумма покрытия 1. Почему так получилось? Почему что у нас не оказалось необходимости в элементе таблицы "Производственные затраты"? Потому, что в производственных МП затраты на материал, услуги, заработную плату, затраты на отпуск товаров являются переменными затратами и оказывают непосредственное воздействие на изготавливаемый продукт. В торговом же предприятии издержки обращения будут являться постоянными и условно-постоянными расходами, т.е. относиться к затратам на организацию групп 1 и 2. Таким образом, вместо Элемента N 07. "Общая прибыль" мы запишем Элемент N 11 "Сумма покрытия 1".

      А теперь перейдем к рассмотрению затрат на организацию группы 1. Разделение затрат между элементами "Затраты на организацию группы 1" и "Затраты на организацию группы 2" будет происходить в зависимости от того, относятся ли эти затраты на каждую торговую точку МП отдельно или их можно отнести только ко всему МП в целом. Такое разделение необходимо нам для составления 2-го уровня отчетности.

      Немецкие  специалисты считают, что формирование отчетности на 2-м уровне возможно осуществлять исходя из 3-х принципов дифференциации:

• по продукции и группам продукции;
• по клиентам (покупателям) или группам клиентов;
• по сферам ответственности внутри предприятия.

      В нашем случае составление 2-го уровня отчетности по продукции потребовало бы чрезвычайно больших затрат труда, по покупателям - просто нереально, естественно, что нам остается составление 2-го уровня отчетности по сферам ответственности внутри предприятия, т.е. по торговым точкам на территории района.

      Исходя  из вышеизложенного, затраты на организацию  группы 1 в нашем случае будут  следующими.

      Элемент N 12 "Оклады, зарплата предпринимателей" - в этот элемент мы включим зарплату рядовых продавцов, грузчиков и т.п., а зарплату главного бухгалтера и оклад руководителя отнесем к затратам на организацию группы 2, так как они будут относиться ко всему МП в целом, и их нельзя разбить по отдельным торговым точкам.

      Элемент N 13 "Проценты" мы перенесем в затраты на организацию группы 2 по тем же причинам. Элемент N 14 будет в связи с этим исключен.

      При разработке новой системы отчетности для торговых МП  попробуем применить  другую систему расчета коэффициентов  покрытия, которые в данном случае будут коэффициентами наценки.

      Элемент N 15 в нашем случае будет обозначать коммунальные платежи за использование помещений.

      Элемент N 16 - арендная плата, если под торговую точку используется не собственное помещение, а арендованное.

      Элемент N 17 - "транспортные расходы" - будет содержать в себе затраты на ГСМ для транспортного обслуживания отдельной торговой точки, если она находится на периферии.

      Элемент N 18 "Амортизационные отчисления" будет включать в себя амортизацию имущества торговой точки: самого здания, прилавков, холодильников и т.п. Это единственный элемент, который нашему кассовому методу учета затрат не поддается и в нашей схеме он будет учитываться в такой же сумме, что и в финансовом учете.

      В связи со спецификой торговой деятельности введем дополнительные элементы:

• Элемент N 19 "Патент" - так как затраты на налогообложение осуществляются по каждой торговой точке отдельно, и с закрытием или открытием новой торговой точки соответственно снижаются или увеличиваются затраты на покупку патента.
• Элемент N 20 "Текущий ремонт и прочие расходы" будет включать в себя расходы собственно на ремонт и прочие мелкие расходы.

      Затраты на организацию группы 1 фактически представляют собой постоянные затраты  каждой отдельной торговой точки. Эти  расходы зависят от существования  торговой точки и с ее закрытием  они исчезают. Окончательным результатом для такой точки в нашей схеме станет сумма покрытия 2. Она означает ту сумму средств, которую представляет в "общий котел" МП для покрытия оставшихся затрат предприятия и получения общей прибыли каждое хозяйственное подразделение. Сумма покрытия 2 означает эффективность функционирования торговой точки и целесообразность ее дальнейшего существования.

      Однако, наше МП имеет еще постоянные расходы, которые относятся ко всему МП.

      В отечественной практике такие затраты  назывались общехозяйственными, в немецкой системе контроллинга - "Центр". В нашей схеме отчетности можно  использовать 2 варианта: во-первых, объединить все эти затраты под одной строкой "Затраты на организацию группы 2", во-вторых, можно расшифровать эти затраты: это будут оклады, зарплата руководителя и проценты по банковскому кредиту, которые мы перебросили из строк 12 и 13, а также транспортные расходы, включающие в себя затраты на ГСМ - доставка товаров из областного центра в Славянск, техническое обслуживание автотранспорта, и прочие, тому подобные, расходы. Для простоты расчета можно избрать первый вариант, а для большей точности - второй.

      Сумма покрытия 3 - итог деятельности - получается путем вычитания из суммы покрытия 2 затрат на организацию группы 2. Это  прибыль нашего торгового МП.

      Для того, чтобы согласовать ее с итогом финансовой деятельности предприятия, мы введем элемент N 25 - "Сверочный итог", где будут данные о доходах от реализации основных средств, ценных бумаг, дивиденды и т.п. После этого остается добавить в нашу новую схему отчетности всего одну строку - "Прибыль/убыток". Она будет отражать общий итог производственно-финансовой деятельности предприятия.