Организация и ведение совещаний

Министерство  Образования Республики Молдова

Экономическая Академия Молдовы 

Факультет  Финансы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

Дисциплина:  Менеджмент 

 «Организация и ведение совещаний 
 
 
 
 

Работу выполнил:                                                                      студент гр. FB29-I                                                                                                    

                                                                                                                  Киров В. 
 

Преподаватель:                                                                        Оборочану И.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кишинев  2010

Введение.

                             

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике  широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще  всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного  решения на основе равного права  каждого высказывать и обосновывать свое мнение если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые

по каждому  поводу, наносят большой вред, так  как «пожирают» дорогостоящее

время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач  собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава  участников, примерного регламента работы. Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола. Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее. 

Совещание – это часть корпоративной  культуры  организации  и традиционная форма деловой коммуникации. Совещания  занимают значительную часть рабочего времени руководителя.  При этом, чем выше положение руководителя в организации, тем чаще ему приходится принимать участие в совещаниях. Между тем большинство руководителей спытывает острую неприязнь к этому виду профессиональной деятельности. Она вызвана крайне низкой эффективностью большинства совещаний, что объясняется незнанием принципов подготовки и проведения совещаний. 

Зачастую  такие процедурные проблемы совещаний, как отклонение от темы, отсутствие повестки дня, непродуманный регламент, слишком большая продолжительность, плохая организация, неэффективное  ведение, задержка начала и другие сводят на нет интеллектуальный потенциал участников совещаний. 

Чтобы проводить совещания с максимальным эффектом и принимать эффективные  решения необходимо знать, когда  целесообразно проводить совещание, какова схема подготовки к совещанию, что включает структура совещания, в чем заключается философия эффективного совещания; необходимо уметь создать настрой на сотрудничество, спланировать повестку дня и роли,  организовать обсуждение, выступать публично, подвести итоги, оформить протокол. Знания, умения и навыки в области организации и проведения эффективного совещания позволят руководителям  экономить рабочее время, использовать потенциал совместного группового действия, принимать и реализовывать адекватные решения. 
 

Преимущества  деловых совещаний (заседаний) перед другими  видами управленческой деятельности: 

1. в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются  разнообразные подходы к решению  проблемы;
2. проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;
3. участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;
4. в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;
5. имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.

Недостатки  деловых совещаний: 

1. размывание  ответственности за принимаемые  решения;
2. велико влияние сильных личностей - менеджеров (и не на пользу качеству принимаемых решений);
3. процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях.

 

Порядок подготовки делового совещания 

   1. Определение целей и задач  совещания. Следует учесть, что  непосредственный сбор людей  имеет смысл, когда есть необходимость:  в обмене информацией; в выявлении  мнений; в анализе трудных ситуаций  и проблем; в принятии решений  по комплексным вопросам 

      При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы  проведению совещания:

    -  решение ответственного руководителя;

    - несколько телефонных звонков;

    -  совещание по селектору;

    -  совещание по сети Интернет  или Интернет;

    -  объединение с другим совещанием. 

   2. Назначение ответственных за  подготовку совещания и распределение  между ними обязанностей.

   3. Составление (иногда) сметы расходов  на подготовку и проведение  совещания.

   4. Определение даты и времени  проведения совещания (с учетом  доступности для участников и  возможности подготовиться). Следует  проверить, чтобы это время  было по возможности минимальным,  не совпадало с временем проведения других мероприятий.

   5. Выбор подходящего помещения,  бронирование его.

   6. Подготовка и утверждение конкретной  повестки совещания, с указанием  времени, необходимого для рассмотрения  каждого вопроса. При этом для  каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.

   7. Составление списка участников  совещания. При этом следует  сузить, насколько возможно, круг  участников, пригласив лишь тех,  без кого нельзя обойтись, а  именно:

   -  непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

    -  располагающих соответствующими специальными знаниями;

- исполняющих решения;

- имеющих  опыт решения аналогичных проблем;

-ответственных за надлежащее исполнение;

- опытных советников и людей, умеющих решать проблем. 

   8. Определение докладчиков, а  при необходимости и выступающих.  Подготовка докладов и выступлений.

   9. Подготовка и рассылка приглашений  и материалов участникам совещания  в сроки, достаточные для их  подготовки к совещанию. При  этом следует проинформировать  как можно конкретнее участников  о повестке и целях заседания  (по возможности с указанием  времени в часах и минутах,  если отдельным участникам следует  появиться к обсуждению определенных  пунктов).

  10. Подготовка проекта решения совещания  (заседания), также направление его  участникам.

  11. Подготовка помещения для проведения  совещания.

  12. Подготовка необходимых средств  наглядной информации, технических  и вспомогательных средств.

  13. 13. Подготовка объявлений и указателей.

  14. Подготовка для участников совещания  рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.

  15. Бронирование мест в гостиницах  для проживания иногородних участников.

  16. Заказ транспорта для обслуживания  участников совещания.

  17. Заказ на обслуживание в предприятии  общественного питания.

  18. Подготовка регистрации участников  и отметки командировочных удостоверений.

  19. Подготовка культурной программы  для участников совещания. 

Необходимо  заметить, что некоторые авторы и  специалисты подразделяют всю работу по подготовке совещания и соответствующие  мероприятия на три части: 

   1. начальная подготовка;

   2. текущая подготовка совещания;

   3. действия накануне совещания. 

Кроме того, следует подумать, какие из перечисленных частных дел (действий) по подготовке совещания могут оказаться  по каким-либо причинам под угрозой  невыполнения. В связи с этим наметить: какие действия и когда следует  предпринять на случаи наступления  указанных нежелательных событий, чтобы свести на нет или до минимума их отрицательные последствия.

В день проведения совещания рекомендуется: 

   1. перед началом заседания произвести  регистрацию присутствующих;

   2. начать заседание точно вовремя;

   3. сообщить о стоимости минуты  данного совещания и о своем  намерении провести его рационально,  выразить уверенность в успешном  ходе заседания;

   4. согласовать с участниками правила  совместной работы: время выступлений,  перерывов, окончания совещания,  порядок принятия решений и  т. д.;