Организационная структура коммерческой службы, механизм ее управления, основные функции и задачи

- развитие отношений с поставщиками, расширение прямых и длительных хозяйственных связей с ними;

- формирование ассортимента товаров;

- управление доставкой товаров;

- постоянную работу с поставщиками-изготовителями, направленную на совершенствование ассортимента выпускаемых товаров, повышение их качества.

Отдел продаж осуществляет следующие функции:

- разработка и реализация сбытовой политики организации;

- поиск оптовых покупателей;

- заключение договоров с оптовыми покупателями и контроль над их исполнением;

- организация оптовой продажи товаров различными методами (с личной отборкой товаров представителем покупателя в залах товарных образцов, через передвижные склады, коммивояжеров, торговых агентов и т.п.);

- разработка мероприятий по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами (определение объемов поставок, частоты завоза товаров, составление маршрутов и графиков завоза товаров);

- оформление товарно-сопроводительной и товарно-транспортной документации;

- управление товарными запасами;

- организация работы складского хозяйства.

На складах торговой организации выполняются следующие операции:

- приемка поступивших товаров по количеству и качеству;

- организация хранения товаров;

- комплектование товаров по заявкам оптовых покупателей;

- погрузка укомплектованных товаров на транспорт и отправка покупателям.

Свою деятельность подразделения коммерческой службы осуществляют как самостоятельно, обособленно от других звеньев организации, так и взаимодействуя с другими отделами организации, такими как: планово-экономическим, юридическим, бухгалтерией и другие.

Решение основных задач, стоящих перед торговой организацией, обеспечивается, благодаря эффективной координации действий подразделений коммерческой службы, грамотному управлению со стороны руководства торгового предприятия.

 

1.2. Структуры коммерческих служб торговых организаций

 

Структура коммерческой службы обусловлена тем, какие функции выполняет торговая организация, насколько широк ассортимент закупаемых и реализуемых ею товаров, сколько у нее поставщиков и покупателей и т.д.

Формирование организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта:

- определение места в структуре управления предприятием – установление соподчиненности и функций;

-  распределение функций между отдельными группами и работниками.

На построение организационной структуры коммерческих служб оказывает влияние ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям:

-технические;

-экономические;

-организация торгового  процесса.

Существование разнообразных, неоднородных факторов, влияющие на создание структуры работы коммерческих служб, приводит к многообразию структурных схем состава коммерческих служб торговой организации.

Выделяют 2 основные схемы структуры служб:

1. Традиционная. Рисунок 1.

Рисунок 1. Традиционная структура коммерческой службы предприятия

 

Преимущества данной традиционной организации:

- Малая численность персонала отдела;

- Взаимозаменяемость менеджеров;

- Равномерная трудовая нагрузка на менеджеров в течение года;

- Коллективная ответственность менеджеров за закупки и сбыт готовой продукции

Недостатками традиционной структуры является то, что:

- Не применима к предприятиям, выпускающим разнообразную и сложную продукцию;

- Снижает компетенцию менеджеров в  оценке потребительских свойств продукции;

- Не учитывает сегментацию рынка

2. Структура коммерческой службы современного предприятия. Рисунок 2.

Рисунок 2. Структура коммерческой службы современного предприятия

 

В розничных торговых организациях, состоящие из крупной сети магазинов, структура коммерческой службы схожа с той, которая распространена в оптовой торговле. Рисунок 3.

Рисунок 3. Примерная структура коммерческой службы организации оптовой торговли

 

Наиболее эффективной в условиях перехода к рыночным отношениям является структура, при которой все сбытовые функции сконцентрированы в отделе сбыта, это дает возможность полностью ориентировать сбыт продукции на покупателя. Эффективность работы всего предприятия зависит во многом от эффективности деятельности структурных подразделений, отвечающих за сбыт.

Деятельность этих структурных подразделений содержит следующие основные направления:  
- подбор кадров;  
- организация стимулирования работников;  
- информационное обеспечение;  
- внедрение логистики в свою работу. 

В настоящее время, в связи с формированием рыночной экономики на предприятиях, по существу только начинаются изменения в организационных структурах управления. Ряд предприятий организовали самостоятельные отделы маркетинга, которые еще не завершили своего становления и поэтому выполнят маркетинговые функции не в полном объеме. Как правило, наибольшее внимание созданные отделы маркетинга уделяют изучению товарного рынка, рекламе, сервисному обслуживанию покупателей и сбыту.

В странах с развитой рыночной экономикой организационная структура службы маркетинга может иметь одну из следующих ориентаций по:

- функциям,

- товарам,

- рынкам и покупателям,

- регионам,

- функциям и товарам,

- функциям и рынкам,

- функциям и регионам и т.п.

 Однако, отмечается, что чаще всего маркетинговая деятельность и ее организация осуществляется по функциям и товарам.

1.3. Методы и принципы управления в торговой организации

 

Управление коммерческой деятельностью базируется на принципах и методах управления. В литературе предлагаются следующие основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия:

1. Обеспечение взаимодействия между подразделениями;
2. Обеспечение взаимосвязи между деятельностью и целями торговой организации;
3. Иерархия системы управления;
4. Обеспечение комплексного подхода;
5. Рациональная малозвенность в структуре управления;
6. Система управления должа быть гибкой;
7. Обеспечение исполнительной информации.

Под обеспечением взаимодействия между подразделениями, между деятельностью и целями организации понимается то,что во внимание должны приниматься все факторы, воздействующие на деятельность организации, как внутренние явления, так и взаимосвязь с внешними субьектами экономики.

Рационнальная малозвенности в системе упрaвления предполагет свое существование тогда, когда достигается эффективность, стабильность коммерческой деятельности.

Не маловажное значение имеют гибкость, приспособляемость, адаптивность системы управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды, это связано с тем что внешние и внутренние субъекты находятся в постоянном движение, изменении.

Исполнительная информация включает:

- получение исходной информации;

- обработку;

- анализ;

- выдачу результатов управляющего воздействия.

Поэтому от обеспечения этого принципа зависит выработка и принятие решений в управлении.

Управление коммерческой деятельностью является важной составной частью системы управления торговым предприятием, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Так можно сказать что, при формировании системы управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимосвязь всех элементов, состовляющую единую систему управления торговым предприятием.

Методы управления – это способы воздействия на управление коммерческими процессами и деятельностью предприятия в целом.

Они подразделяются на:

1. Административные- Определяются сферой деятельности и условиями оганизации управления конкретного торгового предприятия. Стоит обращать внимание и на альтернативные варианты управления, выбор и реализация которых определяются предвидением результатов деятельности предприятия. Иерархическое построение системы управления и содержание управленческих функций во многом зависят от занимаемых позиций руководством торгового предприятия;
2. Организационные- Основаны на организационном, методическом и нормативном обеспечении. Они включают регламентирующие требования организационного и методического характера, распорядительные, инструктивные и нормативные материалы, являющиеся предпосылками принятия управленческих решений;
3. Экономические- Ориентированы на экономическую стратегию торгового предприятия, его потенциальные ресурсы, экономическое положение рынка. Совокупность внутренних и внешних экономических элементов состовляют основу в управлении коммерческой деятельностью предприятия. Воздействие экономических методов осуществляется под факторами конкурентной среды;
4. Правовые- Ориентированы на использование правового механизма, который основывается на принятых правовых, законодательных и нормативных актах и положениях. Правовые методы заключаются в юридическом регулировании коммерческих процессов с учетом целевых задач торгового предприятия;
5. Информационные- Ориентированы на использование информационных систем и современных технологий передачи и обработки информации. Использование информационных методов позволяет аккумулировать и использовать в коммерческой деятельности внешнюю и внутреннюю информацию

Методы управления существуют и действуют во взаимосвязи между собой, а не противоречат друг другу. Сочетание в использовании зависит лишь от конкретных условий и целей поставленных торговой организацией, а так же под действием конкурентной среды.

Коммерческая деятельность рассматривается как основа функционирования торгового предприятия, и тем самым усиливается внимание к ее функциям и системе управления.

В процессе управления коммерческой деятельностью реализуются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

Планирование – одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с состоянием и изменчивостью торговых процессов и способствует достижению целей торгового предприятия.

Сущность организации в качестве функции управления состоит в упорядочении, согласовании, регламентировании действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей. Организация управления коммерческой деятельностью включает также оперативное регулирование, под которым подразумеваются текущие управленческие решения, инструкции, приказы, распоряжения, указания, вырабатываемые и принимаемые субъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.

Учет как функция управления коммерческой деятельностью представляет собой документальное оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их движения в торговом предприятии. Благодаря учету обеспечиваются сохранность материальных ценностей и денежных средств, контроль за торговыми процессами и результатами коммерческой деятельности.

Под контролем подразумеваются надзор за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческую деятельность торгового предприятия. Контроль наряду с учетом позволяет сделать вывод о результативности торговых процессов и служит средством корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех, кому надлежит исполнять управляющие решения.

В процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей деятельности, прогнозирование спроса и продаж и т. д.

Эффективное управление коммерческой деятельностью обусловлено взаимодействием с конкурентами, поставщиками, потребителями и другими элементами конкурентной среды. Полученные исходные данные из внутренних и внешних источников трансформируются в информацию, на основе которой осуществляется коммерческая деятельность в торговом предприятии.

              

 

 

 

 

 

 

 

2. Исследование создания работы коммерческих служб торговой организации общество с ограниченной ответственностью «Совин»

2.1. Характеристика торговой организации ООО «Совин»

Общество с ограниченной ответственностью «СОВИН» (в дальнейшем именуемое "Общество") создано в соответствии с  действующим законодательством РФ в целях получения прибыли от его предпринимательской деятельности.