Методы сбора и обработки информации в системе управления на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края»

     Модель  управления, которую мы хотим строить, является существенно «удовлетворяющей»; она будет вырабатывать решения, обеспечивающие увеличение отдачи организации. Но если руководитель знает все возможные альтернативы решения проблемы и если он может с уверенностью выбрать одно решение с наибольшей отдачей, то найденное решение будет оптимальным.

     Процесс проектирования системы управления. Каков общий характер процесса, который  руководители высшего уровня должны использовать для проектирования системы управления. Гарри Гуд, указал, что процесс проектирования состоит из: 1) выявления и определения проблемы, 2) построения модели и 3) сбора и использования данных.⁵

     При определении проблемы необходимо сделать  схему предлагаемой системы, независимо от того, исходят из существующей системы  или создают новую. Для составления  такой схемы необходимо рассмотреть  выход и отдачу системы.

     Под отдачей понимается польза или удовлетворение, получаемые человеком в результате функционирования системы, или, что-то же самое, отдача – это то, что система должна оптимизировать. В системах типа «человек – человек» отдача обычно выражается в отношениях стоимостей. Например, отдачу системы высшего образования можно измерить в единицах образования на единицу затрат на одного студента, т. е. на единицу ресурсов организации, использованных для получения этого выхода.

     При выявлении проблемы рассматриваются  также окружающая среда, общая область  допустимых или приемлемых решений  и измерители эффективности. Описание среды означает не что иное, как выявление различных ожидаемых входов системы. Область допустимых или приемлемых решений определяется в результате обзора отношений между имеющимися методами и функцией системы. Измеритель эффективности показывает, как должны оцениваться различные части системы.

     Второй  этап проектирования системы – построение модели (или представление) предлагаемой системы. Способность имитировать систему имеет решающее значение для эффективного проектирования. Построение модели служит концептуальной связью между действием системы и окружающей ее средой; модель может иметь форму относительно простой диаграммы потоков, форму в высшей степени изощренной математической модели или быть чем-то средним между ними.

     Однако  основным средством проектирования систем являются блок-диаграммы, или  диаграммы потоков. Первоначальная схематизация может достаточно детально отражать систему, включая все подсистемы, входящие в систему в целом, что  дает возможность анализировать  форму входа, процесса и выхода каждой подсистемы. Но может оказаться полезным начать с составления схемы одной нити, представляющей перечень функций, выполняемых при воздействии входа, представляющего данный класс входов. Или, далее, схему можно выразить с помощью блок-диаграммы, которая детализирует процессы, связывающие отдельных людей как компонентов системы со всеми другими компонентами.

     Третий  этап проектирования системы управления – имитация функционирования системы для определения ее сильных и слабых сторон. В ходе имитации работы системы будут появляться опытные данные, которые дадут возможность совершенствовать проект системы. При этом следует постоянно поддерживать соответствие между сбором и анализом данных и моделью.

     Методологией, является системный анализ, который  предполагает, что изучаемая система  разбивается на подсистемы до тех  пор, пока не достигнем уровня ее основных компонент. В идеальном случае на этой стадии мы получили бы модель и возможность «установить с достаточной точностью, что произойдет с каждым возможным входом на любом этапе его прохождения через систему, или описать каждую ответную реакцию системы».

     Другими словами, если мы рассматриваем организацию  как единую действующую систему, мы должны также думать о ней, как о состоящей из ряда подсистем. Системный анализ является процедурой разбиения системы на части или подсистемы; эта процедура помогает лучше понять всю систему.

      Поскольку выработка  решений специализирована по специфическим  сферам деятельности организации, подлежащим управлению (например, могут формироваться  решения по вопросам реализации продукции, производства, кадров), предыдущую диаграмму  можно представить в виде ряда параллельных диаграмм – рис. 2.

                 Проблемы    Решения проблем

     Сбыта     сбыта

     

        Проблемы    Решения проблем

                 Производства   производства

     

     

                 Проблемы    Решения проблем

     Кадров    кадров

       

Рисунок 2. Специализация процесса управления по областям деятельности организации

     Процесс формирования решения можно расчленить на специализированные функции. Заметим, что управленческое решение – это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

     Ускоренное  развитие средств коммуникации, электронных  средств, обеспечивающих хранение и  обработку информации, привело к  возникновению новой информационной среды, в которой функционируют организации. Это, в свою очередь, вызвало изменение требований, предъявляемых к системам управления.

     Современная система управленческих функций  может быть представлена следующим перечнем основных задач⁶:

• координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
• организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
• сбор, оценка, обработка и хранение информации;
• распределение материальных и людских ресурсов;
• управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
• контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
• инновационная деятельность;
• планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

     В настоящее время в составе  системы управления организации  выделяют следующие подсистемы (рис. 3):

• структура управления;
• техника управления.
• функции управления.
• методология управления.

 

Подсистемы 
 

Элементы  систем управления

 
 

 

Рис 3. Структура  элементов системы управления организации (ссылка) 

     Система управления является нормативной системой типа «человек – человек», основная цель которой – эффективное решение проблем организации. Для проектирования системы формирования решений руководство высшего уровня должно:

     1) определить основные части системы,

     2) построить модель,

     3) собрать и использовать данные, относящиеся к эффективности  функционирования системы.

     Анализ  систем представляет собой процесс  расчленения и установления все  более мелких частей системы; синтез систем – процесс перегруппировки. Система управления обеспечивает организацию  набором решений, которые применяются  исполнителями, когда возникают  соответствующие ситуации. В этой системе определяющее значение имеет информационное обеспечение. 

2. Роль  информационного  обеспечения в  организации

 

      Для нормальной, эффективной организации  деятельности, для управления этой деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, передачей и переработкой информации, т.е. коммуникационные связями в организации. Главная цель коммуникации в организации – достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента. Коммуникационные потоки пронизывают все пространство организации. Именно благодаря им и существует организация как система. Поэтому коммуникационные потоки образно называют кровеносными сосудами организации.

      Коммуникацию  обычно понимают в широком и в узком смыслах. Коммуникации  в широком смысле – это передача информации от одного индивида и другому, обмен мыслями или информацией для обеспечения взаимопонимания. В узком смысле коммуникация рассматривается, прежде всего, в психологии управления. Она представляет собой сеть каналов и путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями.

     Существует  множество способов регулирования  информационных потоков в организации:

     - приказы, инструкции и распоряжения, идущие от высших руководителей до низовых и информация,  отчеты, направляемые от низовых руководителей к высшим.

     – управленческие действия, такие как короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения вопросов; периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов, обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного;

     – контрольно-управленческая информационная система, такая как  контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля, опрос работников; перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения и решения определенных вопросов;

     – система сбора предложений, которая  является элементом обратной связи  и облегчает поступление информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений или через телефонную сеть.  Другой вариант обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес;

     – информационные бюллетени и  другие печатные публикации;

     –  информационные технологии.

     За  последнее десятилетие в развитии информационных технологий и использовании их в различных организациях произошел огромный скачок. В период бурного роста интернет-компаний и подготовки к «проблеме 2000» информационно-технические бюджеты быстро разрастались, но затем резко сократились. В последующие годы технические директора или начальники информационных отделов с помощью руководителей бизнес–единиц повысили эффективность своих отделов: оптимизировали портфель приложений, снизили затраты на создание инфраструктуры, усовершенствовали систему управления, консолидировали поставки и передали многие виды работ на аутсорсинг.

     Сама  бизнес–среда тоже изменилась. Сейчас информационно-техническая сфера тесно связана с производственной деятельностью — так, как невозможно было и представить себе еще лет десять назад. Поэтому сокращать расходы на информатизацию сейчас труднее, чем когда бы то ни было. Урезая все статьи ИТ–бюджета, можно нанести непоправимый ущерб основным направлениям работы компании — от сферы продаж до обслуживания потребителей. Руководителям, которым не терпится одним махом решить проблему, следует прежде хорошо взвесить все за и против.

     Если  руководители компании и информационно-технические службы вместе проанализируют бизнес–процессы от начала до конца и примут грамотные решения, то эффект может в десять раз превысить обычную экономию от сокращения затрат на информационные технологии.