Учитывая, что в литературе описываются  в основном конкретные модели и результаты их исследования, целесообразно изложить в общих чертах методику построения и применения имитационных динамических моделей (ИДМ), а затем рассмотреть их применение в управлении.

Любую систему можно представить в  виде сложной структуры, элементы которой  тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи  между элементами могут быть разомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда первичное изменение в одном элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы обладают инерционностью, в их структуре имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по контуру связи.

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции  системы на воздействия внешней среды и траекторию ее поведения в будущем: она может через какое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже противоположной), так как с течением времени поведение системы может измениться из-за внутренних причин, именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с помощью модели, что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем и будущем.

При имитационном динамическом моделировании  строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере. [1стр.72]

4. Понятие об информационных  потоках и информационных  моделях организации,  взаимосвязи задач управления

 

Проведение  исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и  в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов;

• назначение документа;
• количество одновременно выписываемых экземпляров;
• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
• кем заполняются реквизиты и их показатели;
• правила формирования показателей;
• значимость каждого показателя;
• периодичность составления документов;
• частота разработки показателей.

Одновременно  с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих  документов применимы два основных метода: метод инвентаризации и метод типических групп.

При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных  массовых и регулярно повторяющихся  документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации  подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее  распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные  элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из   документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ  схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В  результате анализа схемы потока можно выявить:  объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно  использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное  назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления. [1стр.75]

Глава 2. Исследование потоков информации, ориентированных на утверждение проектной документации

1. Характеристика компании  ООО«Магнолия».

История компании

В 2008 году компания «Т и К Продукты» отмечает свое пятнадцатилетие. Московский рынок она начала осваивать с открытия торговой палатки на проспекте Маршала Жукова. Первая торговая точка положила начало сети продуктовых павильонов.

В 1998 году «Т и К Продукты» приобрела магазин «Магнолия» на улице Катукова в Строгино. Менять нравившееся покупателям название новые владельцы не стали. Более того, марка пилотного магазина была использована при создании сети супермаркетов.  Через три года сеть «Магнолия» уже объединяла шесть магазинов.

В 2004 году компания начинает развивать новый для  себя формат «магазин шаговой доступности», или  «магазин у дома», отказавшись от работы в нише супермаркетов.

С этого момента  начинается активный рост компании. За короткий срок сеть выросла с 6и до 100 магазинов, открыв филиалы в Подмосковье  и городах Центрального Региона. В 2007 создана управляющая компания ООО  «Магнолия», которая объединила в одних руках деятельность по управлению финансово-промышленными группами и холдинг-компаниями. Компания становится публичной, выходит на открытые финансовые рынки, размещает  первый облигационный заём.

Партнеры компании

    

«Магнолия» работает в формате «магазин у дома» — сеть удобно расположенных магазинов для людей, ориентированных на быструю покупку рядом с домом продуктов и сопутствующих товаров повседневного спроса. Управляет сетью компания «Т и К продукты», которая начала работать на рынке московской розницы 12 лет назад. Наш средний магазин — это, как правило, пристроенное или встроенное в жилой дом помещение торговой площадью 150—250 метров, минимаркет с 3–4 кассовыми узлами. Располагая торговые точки, руководствуемся принципом: «Мы там, где живут люди», то есть и в спальных районах, и на площадках вблизи крупных магистралей. Что примечательно, цены в магазинах не одинаковы по всей сети, поскольку каждая точка рассматривается как самостоятельная бизнес-единица.Сеть растет как за счет арендованных, так и за счет выкупленных в собственность объектов. По мнению руководства компании, самое главное при принятии решения о покупке или аренде объектов — выгодное предложение. Большинство магазинов расположено в жилых домах, поэтому необходимо учитывать все моменты, связанные с шумом, вибрацией оборудования или доставкой продуктов.Наш покупатель (до 80 процентов) — это население близлежащих домов, человек, которому нужно совершить быструю покупку. На данный момент в «Магнолии» трудятся более 2500 человек Из них не менее 100 работают практически со дня основания компании.

Структура нашей компании:

«Магнолия» - очень  правильная компания. И очень традиционная. Поэтому у нас есть все, что необходимо для работы.

«Магнолия»  состоит из магазинов.

В магазинах  трудятся:

• Кассиры, продавцы, мясники, грузчики, фасовщицы, уборщицы, контролеры зала.
• Операторы.
• Заместители директора.
• Директор.

В «Магнолии» есть Центральный Офис.

Центральный офис состоит из:

• Секретариата.
• Бухгалтерии.
• Отдела закупок.
• Отдела автоматизации
• Отдела персонала.
• Отдела аренды.
• Отделов строительства и эксплуатации.
• Отдела рекламы.
• Генерального и финансового директоров.

В «Магнолии» есть транспортный цех.

В «Магнолии» есть склад.

В «Магнолии» есть пельменный цех.

 

Открывая каждый магазин, мы хотим, чтобы он понравился нашим покупателям. Чтобы они  забегали к нам после работы, заходили утром в выходной или поздно ночью, когда срочно нужно купить продукты, детское питание, консервы для любимой собаки. Чтобы покупатели чувствовали себя в нем комфортно и уютно, не стояли в очередях, не блуждали среди бесконечных полок с неизвестными и бесполезными товарами. Наш магазин близко — можно даже ребенка отправить за покупками! Пенсионеры получают скидку на все покупки по «Социальной Карте Москвича». Взрослым и занятым покупателям понравится ассортимент полуфабрикатов нашего мясного цеха и свежее мясо — магазины оборудованы мини-цехами. С 2000 года в сети «Магнолия» работает собственный пельменный цех.  В производстве используется только качественное сырье, готовят только опытные кулинары. Мастера «пельменного дела» работают в сети уже много лет. Качество продукции постоянно контролируется множеством экспертов — ведь все сотрудники «Магнолии» предпочитают любым пельменям «свои родные». Практически во всех магазинах есть возможность оплатить услуги мобильной связи.