Методы в исследовании систем управления

Содержание

Введение………………………………………………………………..3

1.Свойства, функции и классификация документов…………………………...4

2.Теория документоведения……………………………………………………..8

3. Методы изучения документов………………………………………………10

4. Методы социологических исследований управления………………………12

Заключение……………………………………………………………………….21

Библиография  ……………………………………………………………………22

Приложение

     Введение

     Методология - это логическая организация деятельности человека состоящая в определении  цели и предмета исследования, подходов и ориентиров в его проведении, выборе средств и методов, определяющих наилучший результат.

     Любая деятельность человека характеризуется  методологией. Но в успехе исследовательской  деятельности методология играет решающую, определяющую роль.

     Цель исследования заключается в поиске наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития.

     Методология любого исследования начинается с выбора, постановки и формулирования его  цели. В методологическом отношении очень важным оказывается понимание и учет класса этой системы. Она относится к классу социально-экономических систем. А это значит, что основополагающим ее элементом является человек, деятельность человека определяет особенности всех процессов ее функционирования и развития. Связи, благодаря которым существует эта система, характеризуют сложные и противоречивые отношения между людьми, основанные па их интересах, ценностях, мотивах и установках.

     Какими  бы совершенными ни были современные  технические средства, их роль зависит от интересов человека, мотивов использования и освоения. Система управления строится на деятельности человека. Можно исследовать технику, но нельзя исследовать ее в отрыве от человека и от всех факторов ее использования в его деятельности. 
 

1. Свойства, функции и классификация документов.

 

       Документ  имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и  эксплуатационные.

       Информативное свойство документа - это его способность  передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

       К эксплуатационным свойствам документа  относятся долговечность, прочность  документа и способность противостоять  различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

       Функции документов.

       Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов [4].

       Функции документов делят на общие и специальные.

       Основными общими функциями документов являются:

       - информационная (фиксация, хранение и передача информации);

       - коммуникативная (передача, обмен информацией);

       - социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

       Специальными  функциями документов являются:

       - правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);

       - организационная (установка правовых отношений);

       - управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

       - обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);

       - познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

       - мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

       Классификация организационно-управленческих документов

       Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

       Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на два  класса:

       1.Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

       2.Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

       Все документы также подразделяются на следующие группы:

       - по способу документирования;

       -  по сфере использования;

       - по наименованию;

       - по содержанию;

       - по характеру содержания;

       - по месту составления;

       - по грифу ограничения доступа (степени гласности);

       - по происхождению;

       - по юридической силе;

       - по форме изложения (степени унификации);

       - по срокам исполнения;

       - по срокам хранения;

       - по степени обязательности.

       Внутри  каждой группы документы классифицируются по видам. По способу документирования различают документы: рукописные; электронные; графические; кино- и фотодокументы.

       По  сфере использования различают: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; документы по труду; отчетно-статистические.

       По  содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные  документы.

       По  характеру содержания:: первичные (содержащие исходную информацию); вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

       По  месту составления: внутренние (разработанные и используемые внутри организации); входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации).

       По  грифу ограничения доступа (степени гласности): открытые (несекретные документы); с грифом ограничения доступа.

       Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности): «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации); «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю); «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ); «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

       По  происхождению различают: официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

       По  юридической силе: оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

       По  форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс); примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

       По  срокам исполнения различают: срочные (с указанным сроком исполнения документа); несрочные.

       По  срокам хранения различают документы: временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения. По степени обязательности: информационные (содержащие сведения и факты); директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).  

     2.Теория документоведения 

     Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот.

     После исполнения документов они сдаются  в архивы, а малозначащие после  кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

     Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются  определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах [2].

     Таким образом складывалась теория документоведения.

     Предметами  изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе.

     Однако  этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD -дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

     Документоведение  тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими  другими.

     Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

     Документоведение  в России возникло в XVI - XVII веках, и  это было связано с развитием  международных, правовых отношений. Тогда  появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами.

     Складывались  правовые основы документирования, появилось  деление документов на внутренние и  внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

     Внимание  к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с  разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач [2].