Коммуникативность и общение

     На  предприятии работу с информацией  можно представить в виде схемы (рис. 2).

Информация внутренняя

 Внешняя информация

 
     

Команда управления

 

Рис. 2 Работа с информацией на предприятии.

     Управляющая система получает от управляемой  системы информацию о состоянии  заданных ею технико-экономических  параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

• по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
• по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная); по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
• по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
• по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
• по степени обновляемости (постоянная, переменная);
• по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
• по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
• по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
• по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
• по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

     Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого  человека, включающий знание наук, накопленный  опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в  управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

     В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о  конкуренте.

1. Информация о рынке:

     цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

     объем, история, тенденция и прогноз  для конкретного продукта;

     доля  на рынке и тенденции ее изменения;

     рыночная  политика и планы;

     отношения с потребителями и репутация;

     численность и размещение торговых агентов;

     каналы, политика и методы сбыта;

     программа рекламы.

2. Информация о производстве и продукции:

     оценка  качества и эффективности;

     номенклатура  изделий;

     технология  и оборудование и их новизна;

     уровень издержек;

     производственные мощности;

     размещение  и размер производственных подразделений  и складов;

     способ  упаковки;

     доставка;

     возможности проведения научно-исследовательских  работ (НИР).

3. Информация об организационных особенностях и финансах:

     определение лиц, принимающих ключевые решения;

     философия лиц, принимающих ключевые решения;

     финансовые  условия и перспективы;

     программы расширения и приобретений;

     главные проблемы и возможности;

     программа НИР.

     Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности  информации и предотвращения ее утечки.

     Интересным  представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять  помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным  сотрудником без соответствующего наблюдения».

     Более распространены сложные системы  информации, соответствующие сложности  производства и организационной  структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

     Информационные  системы различаются:

• по обработке информации - на централизованные и децентрализованные;
• степени охвата информацией -  на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а  локальные -  предназначены для  определенных функций управления.

     В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк - офисная - такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия. 

     1.3 Уровни коммуникаций.

     При коммуникации мы используем различные  средства. Они имеют 3 базовые функции: информационную, экспрессивную и  прагматическую (способность передавать определенную коммуникативную установку). Все средства при этом несут различную функциональную нагрузку - оценочные высказывания - экспрессивная функция, повелительные - прагматическая, лексемы - информационная. Коммуникативные средства могут быть по своей природе вербальные, невербальные, синтетические знаки. Всю коммуникацию можно представить в виде определенных уровней, на которых каждое из средств по-своему передает информацию.

     5 уровней коммуникации:

     1) семиотический - используются знаки

     2) лингвистический или языковой - используются  слова и словосочетания

     3) металингвистический или метаязыковой - используются термины. Метаязык - язык второго порядка (научный)

     4) паралингвистический (рядом, около) - кинемы (жесты, позы и т.д.)

     5) синтетический - художественные  образы.

     Уровень не равен иерархии, не строгая последовательность, свободно взаимодействуют друг с  другом.

     Лингвистический уровень.

     Лингвистический уровень имеет вербальную основу. Основные единицы языка - слова, с их помощью мы представляем информацию.

     Характеристики  лингвистического уровня:

     1. коммуникационная связанность (концентрируется  вокруг определенной темы)

     2. ситуативная обусловленность

     3. динамичность (тема может видоизменяться)

     4. социальная ориентация на конкретного адресата

     5. неоднородная структурированность

     6. недискретность (сложно определить  точные границы)

     Речь  отличается от языка своей ситуативной  привязанностью. Коммуникация реализуется  в речевых актах согласно нормам речевой деятельности.

     Характеристики речевых актов:

     1) целенаправленная деятельность  в соответствии с определенными  правилами намеренность 

     2) целеустремленность - воздействовать  на адресата с помощью экспрессивных  средств

     3) конвенциальность

     Речевой акт соотнесен с лицом говорящего. Он реализуется в высказывании, коммуникативные возможности которого гораздо шире, чем у предложения, т.к. оно привязано к ситуации и в нем можно использовать невербальные средства. Высказывание реализуется в речи, а предложения - это его коррелят в письменной форме. Высказывание - основная единица лингвистического уровня и имеет ряд признаков:

     - ситуативность

     - социальную обусловленность

     - вариативность (можно варьировать  не только вербальные но и  невербальные средства с целью  придания им экспрессии)

     - избирательность по отношению  к отдельным компонентам ситуации 

     - неустойчивость (существует  только  в момент речи).

     - информация о всех предшествующих  взаимодействиях.

     Семиотический уровень коммуникации.

     Семион - знак, признак.

     Знак - это материальный или идеальный предмет, выступающий в качестве представителя другого предмета и используемый для приобретения, хранения, переработки и передачи сообщения. Семиотика - наука, которая изучает общие свойства знаков, строение и функционирование знаковых систем.

     Металингвистический уровень коммуникации. Металингвистический уровень. Метаязык - язык второго порядка (в науке). Коммуникационная функция реализуется в высказывании, которое является и основной единицей.

     Особенности:

     1) ограниченная вариативность, стремление к однозначной интерпретации

     2) доминирование информативной функции

     3) стереотипность речевых актов

     4) социальная ориентированность в  первую очередь с точки зрения  научной компетенции и профессиональной  ориентации.

     5) более последовательное соблюдение речевой этики, которая принята в научной сфере коммуникаций.

     Паралингвистический уровень.

     В узком смысле тут рассматриваются  тон голоса, тембр, высота голоса и  т.д. В широком смысле - кинетика - совокупность жестов, телодвижений, поз, мимика + графические средства (плакаты, схемы и т.д.). Кинема - единица паралингвистического уровня.

     Это наиболее древний способ передачи информации. Так передается около 65% всей информации. 

Глава  2.Коммуникации в  системе управления.

     2.1 Процесс коммуникации.

     Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий (рис. 3). Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

       

Рис. 3. Модель коммуникационного процесса

     Этап  отправления включает в себя следующее  шаги.

     Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.

     Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков — носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемо значение.