Коммуникативность и общение

Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.[

Жанры общения руководителя с подчинёнными 

Руководитель  в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой жёсткой, категоричной, где надо проявлять жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где и как надо себя вести.  
 

 Например, приказ может быть доведён  в форме просьбы или требования. Вместе с тем, как показывает  практика, всё разнообразие задач  управленческого общения может  быть решено с использованием  перечисленных функциональных видов общения, специфику и психологическую основу которых нужно разрабатывать на теоретическом и практическом уровнях. 

Вывод: Таким образом, в зависимости  от характера деятельности предприятия (фирмы) в целом осуществляются разные подходы к руководству. Атмосфера, царящая в организации, во многом определяет характер общения, как между сотрудниками, так и с руководством. Выделяют команду так называемого «боевого корабля» и «футбольную команду». Если наглядно представить эти два вида организации производства, то нетрудно будет провести ассоциации в сферу управленческой деятельности. К первой относится «жёсткая» организация управления, а ко второй - «мягкая».  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4   Рассмотрим дополнительные условия организации эффективной коммуникации. К вербальным факторам, влияющим на эффективную коммуникацию, относятся:

адекватность (соответствие) содержания речи целям коммуникаторов);

лексическая точность (соответствие используемых слов содержанию и целям коммуникации); логичность изложения.  
 

Обратите внимание, какой первый вопрос мы задаем себе, когда готовимся к коммуникации? Чаще всего он звучит так: «Что я хочу от этого общения?» Затем может последовать следующий: «Как мне этого достичь?» Казалось бы, логично. Но кто из нас не забывает подумать о том, что в это время будет делать наш партнер? В гуманистической психологии есть такой постулат: смысл общения заключается в той реакции, которую оно вызывает. Как мудро заметил Дейл Карнеги, известный специалист по коммуникациям: «Когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба!»

Это означает, что  первым должен быть вопрос о том, чего хочет мой партнер. Затем —  что он способен для этого сделать? Третий вопрос: как я могу ему  в этом помочь? И последний: как  это согласуется с моими целями и желаниями?

Только тот, кто  способен достичь «эффекта двойной  победы» (то есть выигрыша обоих партнеров), учитывая потребности и возможности  своего собеседника, может рассчитывать на долгосрочное продуктивное сотрудничество и надежность достижения своих целей.

Лексическая точность достигается постоянным совершенствованием знания языка. Этого можно добиться чтением художественной литературы и регулярным обращением к словарям, особенно при подготовке публичной  речи. К сожалению, в последнее  время участились случаи грубейших ошибок в речи даже у общественных деятелей и в средствах массовой информации.

Логичность построения речи зависит от того, насколько  точно выделены в речи основные моменты  и в каком порядке они излагаются. Чтобы добиться логичности изложения, необходимо: 
 

* Продумать и записать на листе бумаги все идеи, касающиеся ваших интересов и целей предстоящей коммуникации;  

*Выделить из всех идей две — четыре самых главных («ключевых»);  

*Подобрать к каждой базовой идее по две-три вспомогательных (раскрывающих их суть);  

*Продумать, какие примеры и аргументы можно привести для того, чтобы подкрепить и проиллюстрировать высказанные идеи. 

Старайтесь подбирать  аргументы не по принципу: чем больше, тем лучше, а по степени убедительности. Если вы приводите слишком много аргументов, то у слушателей может появиться подозрение в вашей неискренности, к тому же долгое пояснение одних и тех же вопросов снижает внимание.

Если вы готовите презентацию, не забудьте о визуальных материалах. Основной принцип при их подготовке – это КПД (Краткость, Простота, Доступность). При подготовке текстов помните: 

*Не стоит увлекаться подробным переписыванием содержания предстоящей речи, отразите только «ключевые» идеи;  

*Нежелательно использовать в оформлении цветных материалов более 2-3

цветов;  

*Текст лучше располагать не более, чем в 6 строках, а в каждой строке желательно не более 6 слов; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Законы управленческого  общения 

Соблюдение  этических норм в деловом общении признается важным не только с точки зрения ответственности бизнесменов перед обществом и самими собой, но и необходимым для эффективности производства. Этика - средство (инструмент), помогающее увеличить рентабельность, способствующее укреплению деловых связей и улучшению делового общения. 

Этику делового общения следует учитывать  в различных ее проявлениях: 

- в отношениях  между предприятием и социальной  средой; 

- между  предприятиями; 

- внутри  одного предприятия - между руководителем и подчиненными и наоборот, между людьми одного статуса. 

В основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и  гармонизация, интересов. Искусство  и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами  и принципами, которые используют руководитель по отношению к своим подчиненным: 

1. Стремитесь  превратить Вашу организацию  в сплоченный коллектив с высокими  моральными нормами общения. Приобщите  сотрудников к целям организации.  Человек только тогда будет  чувствовать себя нравственно и психологически комфортно, когда произойдет его индетификация с коллективом. Вместе с тем каждый стремится остаться индивидуальностью и хочет, чтобы его уважали таким, каким он есть. 

2. При  возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю следует выяснить ее причины. Если речь идет о невежестве, то не следует выяснить бесконечно попрекать подчиненного его слабостям, недостаткам. Подумайте, что Вы можете сделать, чтобы помочь ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности. 

3. Если  сотрудник не выполнил Вашего  распоряжения, необходимо дать ему  понять, что Вам известно об  этом, иначе он может решить, что  провел Вас. Более того, если  руководитель не сделал подчиненному  соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей и поступает неэтично. 

4. Замечание  сотруднику должно соответствовать  этическим нормам. Соберите всю  информацию по данному случаю. Выберите правильную форму общения.  Вначале попросите объяснить  причину невыполнения задания самого сотрудника, возможно он приведет неизвестные Вам факты. Делайте Ваши замечания один за один: необходимо уважать достоинство и чувства человека. 

5. Критикуйте  действия и поступки, а не личность  человека. 

6. Тогда,  когда это уместно, используйте прием "бутерброда" - спрячьте критику между двумя комплиментами. Закончите разговор на дружеской ноте и вскоре найдите время поговорить с человеком, чтобы показать ему, что Вы не держите зла. 

7. Никогда  не советуйте подчиненному, как  поступать в личных делах. Если совет поможет, Вас, скорее не поблагодарят. Если не поможет - на Вас ляжет ответственность. 

8. Не  обрастайте любимчиками. Относитесь  к сотрудникам как к равноправным  членам и ко всем с одинаковыми  мерками. 

9. Никогда  не давайте сотрудникам возможность заметить, что Вы не владеете ситуацией, если Вы хотите сохранить их уважение. 

10. Соблюдайте  принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше  должно быть вознаграждение. 

11. Поощряйте  свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя. 

12. Укрепляйте  у подчиненного чувство собственного  достоинства. Хорошо выполненная  работа заслуживает не только  материального, но и морального  поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника. 

13. Привилегии, которые Вы делаете себе, должны  распространиться и на других  членов коллектива. 

14. Доверяйте  сотрудникам и признавайте собственные  ошибки в работе. Члены коллектива  все равно так или иначе  узнают о них. Но утаивание ошибок - проявление слабости и непорядочности. 

15. Защищайте  своих подчиненных и будьте  им преданными. Они ответят Вам  тем же. 

Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая прежде всего два фактора: 

- ситуацию, наличие времени для нюансов; 

- личность  подчиненного - кто перед Вами, добросовестный  и квалифицированный работник  или человек, которого нужно  подталкивать на каждом шагу. 

В зависимости  от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения  и формы распоряжения. Формами распоряжения могут быть: 

1. Приказ. Чаще всего следует использовать  в чрезвычайной ситуации, а также  в отношении недобросовестных  сотрудников. 

2. Просьба.  Используется в том случае, если  ситуация рядовая, а отношение  между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему. 

3. Вопрос. "Есть ли смысл заняться  этим?", "Как мы должны это  сделать?". Лучше применять в  тех случаях, когда Вы хотите  вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. При этом сотрудники должны быть добровольными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять Ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности. 

4. "Доброволец". "Кто хочет это сделать?" Подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать  никто, но, тем не менее, она  должна быть сделана. В этом  случае доброволец надеется, что  его энтузиазм будет соответствовать  соответствующим образом оценен в дальнейшей работе. 

Вот несколько  необходимых этических норм и  принципов, которые можно использовать в деловом общении подчиненных  с руководителем: 

1. Старайтесь  помогать руководителю в создании  в коллективе доброжелательной  нравственной атмосферы, упрочнению справедливых отношений. Помните, что Ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь. 

2. Не  пытайтесь навязывать руководителю  свою точку зрения или командовать  им. Высказывайте Ваши предложения  или замечания тактично или  вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: "Как Вы относитесь к тому, если бы...?" и так далее. 

3. Если  в коллективе надвигается или  уже случилось какое-либо радостное  или, напротив, неприятное событие,  то об этом необходимо сообщить руководителю. В случае неприятностей старайтесь помочь облегчить выход из этой ситуации, предложить свое решение. 

4. Не  разговаривайте с начальником  категорическим тоном, не говорите  всегда только "да" или только "нет". Вечно поддакивающий  сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит "нет", служит постоянным раздражителем.