Коммуникация как фактор мотивации сотрудников

«Внешнее» вознаграждение выражается в виде оплаты труда, карьеры, символах служебного статуса и престижа.

Мотивационный процесс можно представить в виде последующих друг за другом стадий: осознание работником своих потребностей как системы предпочтения, выбор наилучшего способа получения определенного вида вознаграждения, принятие решения о его реализации; осуществление действия; получение вознаграждения; удовлетворение потребности. Эффективное управление на основе мотивации включает в себя определенное воздействие на интересы участников трудового процесса для достижения наилучших результатов деятельности.

Цели, навязанные человеку извне, не вызывают заинтересованности человека в приложении своих усилий для чего-либо до тех пор, пока это не превратится в его личную «внутреннюю» цель и далее в его «внутренний» план действия.

Мотивация — это постоянный и непрерывный процесс работы внутреннего «двигателя» человека, побуждающий работать над собой, совершенствоваться, удовлетворяя свои потребности, процесс, и основанный на взаимной ответственности всех сторон в организации, влияющий на достижение устойчивого результата.

 

2. Роль коммуникации  в системе мотивации персонала

2.1. Значение коммуникации с позиции  мотивации персонала

 

Вопрос о мотивации персонала возникает в каждой организации, предприятии на этапе, когда коллектив только формируется. Руководитель должен определить и знать, что необходимо сотрудникам, и какой способ мотивации лучше подобрать. «Из всех теорий, предложенных учеными, выдвигается положение о том, что основой теорий мотивации является теория коммуникации. Возможно, именно коммуникация является основным мотивирующим фактором для сотрудников».8

По мере появления нижеперечисленных признаков руководство начинает задумываться о внесении изменений в существующую систему мотивации:

• низкое качество работы,
• высокая текучесть кадров,
• большая численность персонала, не оправдывающая себя,
• консерватизм персонала, нежелание и неприятие инноваций,
• низкая лояльность сотрудников,
• не окупаемость вложений в существующий персонал.

От того, как в организации будет построена коммуникативная система, будет зависеть лояльность сотрудников и их стремление к качественному выполнению работы.

Самое главное условие функционирования коммерческой организации является получение прибыли. Не будет прибыли, значит, вскоре не станет и самой организации. Именно  поэтому многие руководители, топ-менеджеры, специалисты по коммуникациям в бизнесе говорят в своих публикациях и на встречах о получении прибыли как об основной цели любой коммерческой компании. Такие мероприятия как: внедрение новых систем управленческого учета, презентации, обучение, ротация кадров, адаптация, корпоративы, описание бизнес-процессов, бережное производство  -   в немалой степени ориентированы на получение максимальной материальной отдачи от работы сотрудников. 
 Для более глубокого понимания значения коммуникации в системе мотивации сотрудников организации следует обратить внимание на теорию Херцберга. Где коммуникация является одним из основных мотивирующих факторов. Самой глобальной мотивирующей системой в рамках структуры организации является коммуникация, и на этой основе происходит развитие следующих мотивирующих факторов, таких как: достижение результата и цели, признание, карьерный рост, творческое развитие и раскрытие потенциала. Важна развитость каналов коммуникативных сетей предприятия, что способствует быстрому удовлетворению данных потребностей сотрудников, их развитию, поддержанию творческого роста, общему взаимодействию, общению, что влияет на блага и достижения главных целей предприятия, а также для клиентов компании для эффективного и быстрого обмена информацией.

Создание гармоничной системы внутренних коммуникаций — одно из таких мероприятий.

Внутренняя коммуникация — это:

• обмен информацией внутри компании,
• скорость передачи информации на разных уровнях организации,
• общение сотрудников, умение и желание делиться информацией.

Коммуникация считается успешной, в том случае, когда получатель верно интерпретирует заключающуюся в сообщении информацию, заложенную  в  неё  отправителем. Схема внутриорганизационных коммуникаций изображена на рис. 1:

 

Рис. 1. Менеджер, как информационно-коммуникативный центр

 

Руководителям организаций и владельцам бизнеса очень важно держать коммуникацию внутри компании под контролем, так как именно коммуникация является ведущим фактором для эффективности работы и мотивировании сотрудников. Посредством коммуникации создаются определенные смыслы относительно менеджмента, стратегии развития бизнеса, отдельных подразделений  и  их руководителей, взаимодействия с другими организациями.   

В каждой организации существует одна или несколько коммуникативных структур и   для управления коммуникативными потоками важно понимать как они работают, как она устроена.

Например, от руководства вниз поступают цели, задачи, план развития организации. Это всё приобретает ту или иную форму в виде: приказов, распоряжений, собраний, выступлений руководства. Ставятся уже конкретные задачи и цели перед сотрудниками и последние, используя полученную информацию приступают к выполнению своих должностных обязанностей и удовлетворения потребностей. Задача руководителей с помощью системы коммуникации мотивировать своих сотрудников.

Горизонтальные коммуникации – это налаженная работа между различными отделами организации, что обеспечивает необходимую социальную поддержку. «Посредством горизонтальных коммуникативных связей сотрудники обмениваются информацией, разрешают проблемы и конфликты, координируют задачи; идет также установление коммуникативных взаимодействий – реализация потребности в общении, одобрении, социальной поддержке. Руководству предприятия важно управлять всеми каналами коммуникации, которые используют сотрудники».9 Путем опросов, анкетирования, интервью, можно выяснить какой информации не хватает у сотрудников для комфортной работы, так как у каждой группы сотрудников свое информационное поле, либо несколько источников информации, по которым получаются сведения о деятельности предприятия, и для успешной мотивации сотрудников нужно распространить необходимые сообщения, сведения, используя эти источники, которыми пользуется данная группа.

 

2.2. Методы мотивации сотрудников  посредством коммуникации

 

Каналы коммуникации обеспечивают поддержание, раскрытие творческого потенциала и развитие сотрудников компании. Хороша развитая коммуникативная сеть предприятия дает возможность сотрудникам организации чувствовать себя единым организмом, что способствует быстрому достижению главных целей компании.

Для эффективной мотивации сотрудников,  на предприятии должна быть отлаженная коммуникативная цепочка, идущая от сотрудников к руководству. Важно количество каналов коммуникации, так как чем более развита коммуникативная сеть, тем более втянут, возможно даже привязан, сотрудник к данной компании. Руководитель может построить систему мотивации в организации, используя определенные символические сообщения.

Успешное построение системы мотивации выражается в  обеспечении необходимого количества информации для сотрудника, окружением его каналами коммуникации с самого начала работы, для того чтобы он четко имел представление о деятельности предприятия и структурных подразделениях, его основных этапах истории, а главное имел конкретное представление о своих должностных обязанностей. У сотрудников уже со стажем работы появляется потребность в развитии, карьерном росте, и им важно донести о стратегии развития предприятия.

Источники  информации  делятся   на внешние и внутренние. Внешние источники информации - это пресса, интернет, телевидение -  программы, репортажи, новости, освещение событий не только внутри организации, но и для населения, потенциальных клиентов, партнеров. Для них важно правильно преподнести имидж предприятия, показать динамику развития, перспективы роста.

Внутренние источники информации – это информация, циркулирующая внутри организации, распространение данных источников происходит непосредственно на сотрудников данной организации. Цели данного распространения информации ориентированы на поддержание имиджа предприятия  среди сотрудников, нормирования и структурирования работы различных отделов.

Существуют также и неформальные источники информации – это неформальное общение между сотрудниками, беседы, переписка. Данная информация необходима сотрудникам, она удовлетворяет потребность в общении, дружеском взаимоотношении среди коллектива. Стоит заметить, что неформальные источники своего рода параллельная власть, которая существует наравне с официальной. И чаще всего преобладает внутренний источник распространения информации в организации. Ведь большую часть информации сотрудник получает в результате личных бесед, из разговоров, на встречах, собраниях компании, из корпоративной рассылки, а также из распоряжений и приказов руководства.

Сотрудникам важно чувствовать причастность к организации, такая информация удовлетворяет информационную потребность, своевременную осведомленность.

Крайне важно вовремя информировать персонал о проблемах, которые могли бы сказаться на организации. На предприятиях, где сотрудников не информируют, более половины испытывает неудовлетворенность, и примерно 40% работников задумываются об уходе.

Если обеспечить людей информацией необходимой для выполнения работы, и свободному доступу к ней, то неудовлетворенность своей организацией может испытывать только 10% от общего количества работников. Градус неудовлетворенности способны снизить следующие меры:

1. Предоставьте информацию сотрудникам о возможностях карьерного роста. 
2. Обязательно говорите о перспективах, работники должны знать в каком направлении развивается и движется их организация.
3. Повышайте лояльность сотрудников.
4. Проявите заботу о работниках, обратите внимание на благоприятную экологическую обстановку рабочего места (излучение мониторов, чистота воздуха, освещение, шумность), удовлетворенность руководством сразу возрастет.

Корпоративное издание, рассылка информации помогает компании в решении следующих задач:

• налаживание коммуникации внутри компании,
• помогает формированию позитивного имиджа организации, начинаний, повышает престижность в глазах сотрудников,
• формирование позитивного имиджа, ориентированное на привлечение извне – клиентов, инвесторов, новых партнеров, госструктур.

Корпоративное издание — это связующее звено между начальством и подчиненными, компанией и внешней средой, повышающее эффективность взаимодействия, это мощный инструмент для расширения бизнеса.

 

2.3. Эффективные коммуникации и  формирование сплоченности в  малых и больших группах

 

Рассмотрим коммуникации в малой и большой группах. 

Малая группа – это немногочисленное сплочение людей, обычно не больше десяти человек, чаще всего это 7 человек и менее, как правило, хорошо знакомых друг с другом, где преобладают непосредственные личные контакты, и дружеское взаимоотношение. Группа, в которой реализуются определенные общественные связи, связанные общей деятельностью.

Малая группа в отличие от большой удовлетворяет наибольшее количество жизненно важных потребностей человека. Но когда удовлетворение, получаемое в группе становится недостаточным, то чаще всего член этой группы покидает ее.

Основываясь на теорию групповой динамики Курта Левина сплоченность в группе является главным понятием. К. Левин изучал групповую динамику и рассматривал процессы взаимодействия членов группы как внутри, так и взаимодействие с другими индивидами, описывал позитивные и негативные процессы. Чем больше индивиды удовлетворяют потребность в эмоциональном насыщении межличностной связи, тем больше сплоченной считается группа.

В результате сплоченности происходит укрепление эмоциональной привязанности, что обеспечивает группе стабильность при самых различных обстоятельствах, способствует принятию общих задач, вырабатываются общие стандарты, не взирая на различность индивидуальных стремлений, что делает группу стабильной и более устойчивой.

Менеджер, работающий в компании и управляющий коллективами, должен знать истоки мотивации групп и уметь стимулировать их мотивы. Мотивы группы изменяются по степени интенсивности (рис. 2).

Рис. 2. Иерархия мотивов группы

 

Вот так выглядит пирамида мотивов группы, и групповое сплочение усиливается с первой до пятой степени.

В малых группах где всего 2-4 человека очень часто возникают сложности в достижении согласия, так как много времени уходит на выяснение отношений и рассмотрение точки зрения каждого члена группы. Отношения внутри малой группы между индивидами часто бывают напряженными. Также на мотивацию членов небольшой группы влияет волнение, обеспокоенность и персональная ответственность за принимаемые решения.

Другая ситуация в больших группах, где примерно 8-12 членов, где больше высказывается количество людей, их мнений, точек зрения, и возможные варианты принятий решений. Однако, в большой группе сложно уделить достаточное количество времени каждому, от того часть членов группы становится более сдержанной, замкнутой, некоторые вообще отстраняются от активного участия в группе и стараются отсидеться «за спинами» более активных членов группы.

Увеличение размера группы приводит к дальнейшему ослаблению мотивации работников, усиливает тенденцию разделения группы на части, появляются несогласующиеся цели, что приводит к расколу, распаду группы. Самый оптимальный размер группы – это 5 – 9 человек.

Со временем в любом коллективе складываются общие правила поведения, эдакие неписаные законы, что называется групповой нормой. Обычно это относится к тем сферам деятельности, которые не регламентированы администрацией. И в зависимости от степени удовлетворенности членов группы (условия работы, зарплата, отношения с вышестоящим руководством), направленность их действий может способствовать, либо препятствовать достижению главных целей организации.

Существуют групповые санкции, которые регулируют подчинение правилам и нормам, принятым в группе, и различаются от средств морального воздействия на членов, и в самом крайнем случае вплоть до применения физической силы.

Для нахождения в группе индивиды должны быть немного конформистами, то есть подавлять свое личное мнение во благо мнения группы, другими словами, принять групповые нормы, и от этого напрямую зависит  мотивация, эффективность деятельности группы.