Коммуникации в управлении

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит  получению обратной связи, используя  для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах  местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления  существующих проблем, мониторинга  отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы – от анкетирования  до личных интервью).Организуются "прямые линии" с первыми руководителями компании и сотрудниками (перед ежегодным  собранием акционеров в них участвуют  руководители всех главных служб  и дирекций).

Безусловно, в компании сделано  еще не все для того, чтобы в  полной мере решить проблему информированности  сотрудников. Новые идеи и предложения  рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут  реализованы в компании.

2.3. Анализ коммуникационного процесса в организации.

При анализе  коммуникационного  процесса в организации сотовой компании  было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения.

      Независимо от того, как доставляются  сообщения, их расплывчатость  и туманность - слишком частые  явления. Такие недостатки, как  плохо выбранные и ничего не  значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое  изложение мыслей, неуклюжесть структуры  предложений, недостаток лексических  средств, банальности, поразительные  повторения, жаргон и т.д., довольно  широко распространены. Отсутствие  ясности и точности приводит  к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

     Менеджеры организации находятся  в центрах коммуникаций на  предприятиях и функционируют  как получатели и отправители  сообщений. Они получают разнообразные  виды сообщений от вышестоящих  лиц, от своих коллег и от  подчиненных и в свою очередь  должны перевести информацию, предназначенную  для подчиненных, своих коллег  и руководства, на понятный  для них язык. Часто бывает  недостаточно передать информацию  слово в слово, она или должна  быть выражена в словах, понятных  для людей в той области,  в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями,  которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует.  Поскольку сотрудники предприятия  действуют, обычно только приблизительно  понимая друг друга, эффективность  постоянно от этого страдает, что приводит к значительным  убыткам.

3. Искажение сообщений.

Когда информация движется внутри организации вверх  и вниз, смысл сообщений несколько  искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно  в силу затруднений в межличностных  коммуникациях. Сознательное искажение  информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор становится причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания. Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;

Причиной несвоевременного донесения информации служит, как  и географическое положение организации, то есть её протяженность по всей части  республики, так же не ответственное  отношение менеджера к полученной информации.

5. Психологический настрой;

В организации существует некий  критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между  работниками организации.

3. Проблемы, выявленные в организации и пути их решения.

3.1. Проблемы коммуникации, выявленные в организации, рекомендации и предложения по их решению.

   1. Плохо сформулированные сообщения.

Для решения  данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно  и последовательностью, а также  составлять предложения лексически грамотно.

Хотя о  коммуникации часто думают просто как  о сообщении для того, чтобы  она обладала какой-то ценностью, она  должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

 2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

    3. Искажение сообщений.

Для решения  этой проблемы необходимо  установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В организации, как правило, издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных  можно   издавать статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых  сотрудников.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;

 Руководство  компании необходимо использовать  все возможности для организации  встреч с коллективами на местах  работы. А также служба персонала совместно с руководством компании должна  разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал и рабочие рассылают  и получают. Электронная почта  дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить  традиционно неиссякаемый поток  телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

5. Психологический настрой;

Необходимо  усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникаций. А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней  рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях  с новорожденным ребенком.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит  себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между  отделами, сократит, на сколько это  возможно, утечку информации. В тоже время обеспечит вниманием своих  подчиненных и предоставит всевозможные пути для «обратной связи». Также  подчиненные с помощью такой  организации коммуникаций могут  видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается  на коллективных праздниках.

Заключение

       Подводя итоги можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего, менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь, информацией друг с  другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше  у нас открывается  возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. Для  менеджера коммуникации - это «хлеб  насущный». В широком смысле  слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально  работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей  работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с  огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и  т.д. Вся сущность работы менеджера  состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях  взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Подводя итоги проделанной работы, я хотел бы отметить, что функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности совершенствования информационного обмена в организации.