Коммуникации и управленческая деятельность

     -технологии, исключающие бумагу как основной  носитель информации;

     -новые  технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными - формами представления моделируемых ситуаций.

     Внедрение новых информационных технологий в  управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

     О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

     Функции новых информационных технологий следующие:

      - общая обработка документов, их  верификация и оформление;

     -локальное  хранение документов;

     -обеспечение  сквозной доступности документов  без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;

     -поддержка,  способов общения, не покидая  привычной обстановки рабочего  места;

     -электронная  почта; 

     -персональная  обработка данных;

     -составление,  воспроизведение и полиграфическое  размножение документов;

     -обмен  информацией между базами данных;

     -ведение  персональных, баз данных;

     -управление  ресурсами; 

     -контроль  исполнении;

     - контроль автоматической корреспонденции; 

     -поддержка  технического и профессионального  инструктажа служащих;

     -передача  данных;

     -обеспечение  разнообразия в наглядном представлении  материала;

     -моделирование  решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия  решений; 

     -автоматизированное  обучение;

     -служба  консультаций;

     -обмен  локальной и персонализированной  информацией; 

     -служба  видеотекста; 

     -обмен  и интеграция программных средств;

     -перенос  документов с одного носителя  на другой;

     -полиграфическое  оформление документов;

     -телефонные  и телевизионные совещания; 

     -групповой  контакт через терминалы.

     Информационная  технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации

     Каждая  из перечисленных в определении  информационной технологий фаз преобразования; и использования информации Реализуется  с помощью специфической технологии. в этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.

     Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; (бумажном), видах. Обьем  автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

     Новая информационная технология (компьютерная информационная  технология) - информационная технология с "дружественным" интерфейсом  работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель. [6,c.360]

     Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации. 
 
 
 

     Табл.2.Основные характеристики новых информационных технологий.   

     Если  paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.

     Цель  любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При  этом существуют ограничения на стоимость  обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надёжность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

     Появление больших производственных ЭВМ позволило  сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным. [6,c.363]

     Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

     Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных  функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно -технологические процессы. Вce большая часть работ по составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.

     Кроме того, чётно согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля в тои числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

     В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями  через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.

     Творческий  подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

     Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему  изменению технического оснащения  аппарата управления и рождению его нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.

     Отличительной чертой перехода к "электронному офису"  является получение возможности  использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают её от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если и не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.[6,c.365]

     В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы.

     В наше бурное время информационной революции  актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом.

     И чем эффективней этот обмен, тем  больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной  личной жизни. Для менеджера коммуникации - это «хлеб насущный». В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

     Каждый  руководитель компании хотел бы иметь  дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

     Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая  эту информацию, а также, получая  обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

     Подводя итоги проделанной работы, я хотела бы отметить, что функция коммуникации также важна для менеджера, как  и функции планирования, организации, мотивации контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.