Эволюция  офисной работы в XX веке

 

     Первые 50 лет прошлого столетия дали миру пишущую машинку, телефон-автомат, телеграфный аппарат, электрическую пишущую машинку, ксерокс, арифмометр, калькулятор, магнитофон, малогабаритный печатный пресс, оборудование для обработки информации на перфокартах и многое другое.

     Все эти изобретения расширили коммуникацию между учреждениями, а также увеличили количество "белых воротничков", — людей, работающих в офисах.

     К середине 60-х годов для облегчения рутинной работы, такой, как обработка  данных о зарплате, выписка чеков, инвентаризация и контроль за оплатой счетов в большинстве крупных компаний стали применяться компьютеры. Стали появляться дистанционные терминалы, составной частью которых были клавиатура или телетайп.

     К концу 60-х и в начале 70-х годов  на рынке появилось множество  недорогих ксероксов, мини-компьютеров, электронных коммутаторов и текстовых редакторов, а к концу 70-х годов появился микрокомпьютер.

     В течение 80-х годов рост информационной технологии означал, что все меньше офисов продолжало работать без персональных компьютеров (ПК), факсимильных аппаратов (факсов), сложных машин для фотокопирования (ксероксов), электронной почты и специализированных телефонных систем. 

     В основном офис не изменился.

     Антрополог, посетивший современный офис, увидел бы приблизительно ту же картину, что  и 50 лет назад. Он бы обратил внимание на то, что люди заняты:

     • чтением;

     • пишут что-то на бумаге;

     • разбирают и сортируют почту;

     • общаются друг с другом — лично  или по телефону;

     • печатают;

     • производят вычисления на калькуляторах;

     • диктуют;

     • подшивают документы, вынимают папки из массивных металлических шкафов.

     Тем не менее, с появлением в 70-х годах  компьютеров в школах большинство  людей смотрит на клавиатуру как  на один из инструментов офисной работы, которым пользуются не только секретари, машинистки и административные работники.

     В настоящее время компьютерами, пишущими машинками и текстовыми редакторами  пользуются как женщины, так и  мужчины. Сейчас компьютер в офисе  или дома — такое же нормальное явление, как тридцать лет назад  — телефон. Многие компьютеры представляют собой мощные устройства, начиненные программами для инженеров, ученых, управляющих фирмами. Любое предприятие или организация нуждается в компьютерах для расчетов, обработки данных, составления планов, внутренней коммуникации.

     На  заре разработки компьютеров большинство из них было предназначено для какой-то одной цели. Теперь они многофункциональны. Помимо обработки текстовой информации, с помощью компьютера можно изучать ситуацию на фондовом рынке, заказывать авиабилеты. Терминал брокеров заменил телеграф, текстовый редактор — пишущую машинку.

     Эволюция  пишущей машинки длилась более  ста лет. Эволюция персонального  компьютера заняла меньше одного десятилетия.

Три "Офисных века"

     • Доиндустриальный

     • Индустриальный

     • Информационный

     Сейчас мы живем в век информации. Доиндустриальная и индустриальная эпоха целиком зависели от качества работы сотрудников, без использования системных методов планирования или сложной техники. В офисе индустриального периода люди служили строгой производственной системе и ее машинам. В наше время, в век информации, работа в офисе сочетает работу систем и оборудования для удовлетворения потребностей как служащих, так и их клиентов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II Информация и коммуникации в управлении

1. Понятие и значение информации и коммуникации

     Информация  имеет большое значение для внутреннего  управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений  она является ограниченным и дорогим  ресурсом производственной активности фирмы.

     Связь информации с целями и решениями показана в табл. 1⁵.

     Таблица 1

     Связь характера информации с полнотой решения

     В системах с разделением труда  лица не обладают одинаковой информацией  и поэтому необходим ее обмен  или коммуникации. Идеализированный информационный процесс может быть представлен схемой рис. 1

     Рис. 1. Схема информационного процесса

2. Критерии  проектирования информационных и коммуникационных систем

     Центральная задача - улучшение информированности ЛПР. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

     - количество информации (полнота);

     - ее значимость;

     - точность;

     - надежность;

     - понятность (например, отсутствие семантических  ошибок);

     - актуальность;

     - гибкость;

     - экономическая эффективность информационного  процесса (соотношение прибыли от  информации и затрат на нее);

     - учет защищенности информации.

     Информационные  технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

     - когда, как часто, как долго  осуществляется связь;

     - кто с кем связывается;

     - как связаны участники ("звезда", "круг", "колесо", "цепь", "селектор");

     - что является предметом и чем она осуществляется.

• Информационные  технологии в интересах  принятия управленческих решений

     Классификация информационных технологий представлена на рис. 2.

     Из  всего обилия компьютерных информационных систем далее рассматриваются два  типа⁶:

     - управленческие информационные системы (MIS - management information system),

     - системы обеспечения принятия  решения (DSS - decision support system).

     В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким  образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.

     

     Рис.2. Классификация информационных технологий⁷

     Примеры информации, которая формируется  в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие  ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

     Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений  фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

     DSS отличаются от MIS тем, что менеджер  обычно является внутренним компонентом  DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует  с компьютерной информационной  системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР взаимодействует (табл.2).

     На  схеме рис. 3 показаны информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS, что обычно называется анализом "что, если .... ?" Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: "Что произойдет, если что-нибудь изменится в модели?" (например, цели, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может также промоделировать возможные решения и оценить потенциальные результаты.

     Таблица 2⁸

     Различия MIS и DSS

     

     Рис. 3. Блок - схема DSS⁹

     Дополнительным  аспектом DSS является взаимодействие между  ее составными частями. Например, решения  по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение  продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку "кооперативного" решения.

     Решения менеджера не означают конца операций DSS. Они и их последствия в форме  обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система  с непрерывным обновлением данных.

     Развитием таких систем являются экспертные системы. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам и механизмы взаимодействия элементов этих баз - по сути интеллектуальные DSS.

     Сравнение DSS и экспертных систем приведено в табл. 3.

     Таблица 3¹⁰

     Сравнение DSS и экспертной системы