Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Особенностью  является то, что документы на сотрудников  преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации  и ведения учета этих документов.

      Трудовые  книжки ведутся на всех сотрудников  колледжа, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

      Хранятся  трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических  шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких  же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

      Хранятся  личные дела в отдельном помещении, в специальных шкафах. Расположены  они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

      Учет  и регистрация личных дел ведется  в «Книге учета и алфавита личных дел».

      Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

      На  всех остальных работников колледжа, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2.

      Личные  дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив колледжа. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

      Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения  сроков их хранения и составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел колледжа сервиса и туризма включает в себя следующие разделы:

1. Приказы  и инструктивные письма Рособразования  РФ по вопросам работы с  кадрами. Копии.

2. Приказы  ректора университета по личному  составу. Копии.

3. Основания  к приказам по личному составу.

4. Положение  об отделе кадров.

5. Должностные инструкции сотрудников

6. Годовые  статистические отчеты о наличии,  учете, текучести и распределении  кадров.

7. Квартальные  статистические отчеты о наличии,  учете, текучести и распределении  кадров.

8. Утвержденное  штатное расписание структурных  подразделений.

9. Личные  дела.

10. Личные  карточки преподавателей и сотрудников  колледжа.

11. Списки  преподавательского состава, научных  работников, административно-управленческого  персонала.

12. Учетные  карточки научных работников, специалистов  с высшим и средним специальным образованием.

13. Документы  о предоставлении работников  колледжа к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

14. Заявления  о приеме на работу по совместительству.

15. Графики  отпусков, заявления на отпуск.

16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.

17. Копии  приказов и основания к приказам  на лиц, нарушивших трудовую  дисциплину.

18. Документы  для служебного пользования.

19. Копии  приказов и представления на  благодарность сотрудников.

20. Описи  на дела, сданные в архив.

21. Акты  об уничтожении дел.

А также  некоторые другие.

      Изучив  основные положения номенклатуры дел  колледжа, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Отдел кадров занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют. 
 

2.4. Рекомендации  по кадровому и  делопроизводственному  обеспечению системы управления  персоналом 

      Анализ  основных направлений деятельности отдела кадров Колледжа сервиса и туризма позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В  основе работы кадровой службы  колледжа стоит разделение состава его сотрудников на преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

2. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями колледжа, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.

3. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.

4. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы колледжа, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.

6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

7. Кроме  того весь процесс кадрового  учитывает вопрос защиты персональных  данных работников. Отдел кадров непосредственно связан в своей работе с подобного рода информацией, что требует от него компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.

      На  основе проведенного анализа можно  составить следующие рекомендации по устранению недостатков в функционировании кадровой службы ГОУ СПО «Колледжа сервиса и туризма».

      На  всех остальных работников колледжа заводятся личные карточки унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении, поэтому в целях устранения данного недостатка целесообразной мерой является приведение личных карточек работников к единой форме.

      Для упрощения работы с документами  в кадровой службе ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» учет документации можно было бы вести с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствовала бы система, позволяющая ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

      Система предоставила бы отделу кадров следующие возможности:

· Оперативный  доступ к информации о кадровом составе.

· Получение  сведений о всех назначениях работника  в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

· Подготовка и издание приказов.

· Изменение  штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

· Подготовка аналитических данных, получение  стандартных форм отчетности и различного вида документов.

· Все  сведения хранились бы в единой информационной базе, что обеспечило бы оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

      Для учета, регистрации документов и хранения информации можно порекомендовать новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 
 

      Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Острота проблем кадровых служб обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это объясняется в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

      Работа  кадровой службы непосредственно связана  с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой  связана деятельность сотрудников  отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

      Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

      Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

      При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Герасимова  А.В. Управление персоналом: Учебное  пособие, контрольные и курсовые задания для студентов очной, очно-заочной форм обучения по специальности «Менеджмент организации». – Калининград: БГА РФ, 2007. – 154 с.
2. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб.: Специальная Литература, 1999.- 700 с.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2004. – 456 с.
4. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2004. – 208 с.
5. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 1997. – 607 с.
6. Колосова, М. Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода./ М. Колосова// Управление персоналом. – 2008. - № 16. – С. 70-74.
7. Кривов, Е. Новые технологии исследования кадрового рынка. Анализ динамики кадрового рынка/ Е. Кривов// Управление персоналом. – 2008. - №15. – С. 12-15.
8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. – 240 с.
9. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Институт международного права и экономики им. А.С. Грибоедова, 1998. – 96 с.
10. Лукашевич В.В. Управление персоналом (предприятий торговли и общественного питания). Учебное пособие для средних специальных учебных заведений. – М.: Издательский Дом «Деловая Литература» - Издательство «ГЕЛАН», 2001.- 253 с.
11. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие/ Под ред. П.В. Шеметова. – М.: ИНФРА – М, НГА Э и У; Новосибирск: 1998. – 312 с.
12. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин р.З. и др.  – М.: ИНФРА – М. 1995. – 432 с.
13. Модели и методы управления персоналом: Российско-британское учебное пособие/ Под ред. Е.Б. Моргунова (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 464 с.
14. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2004. – 256 с.
15. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.- 368 с.
16. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А.Я. Кибанова.- 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 638 с.