Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

      В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

      После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

      С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования [3, c. 311].

      Учетные документы на работников хранятся в  специально оборудованных шкафах, картотечных  ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

      Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

      Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

      В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

      Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника  кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      II. ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» как объект исследования

      2.1. История и краткая характеристика ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» 

      Колледж сервиса и туризма – это многофункциональное образовательное учреждение многоуровневого, непрерывного профессионального образования, осуществляющее подготовку специалистов для предприятий общественного питания и гостиниц, сферы обслуживания, обладающее материально-техническим и кадровым обеспечением образовательного процесса, соответствующим государственным образовательным стандартам.

      Полное  наименование Учреждения: государственное общеобразовательное учреждение среднего профессионального образования Калининградской области «Колледж сервиса и туризма». Сокращенное название Учреждения: ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма».

      Миссия  колледжа сервиса и туризма - удовлетворение потребностей региона в специалистах сферы туризма, сферы обслуживания, гостиничного, ресторанного бизнеса; формирование личности конкурентоспособного выпускника.

      Колледж сервиса и туризма - многоуровневое учебное заведение, позволяющее учащимся получить начальное профессиональное, среднее профессиональное и высшее профессиональное образование (в филиале Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и в филиале Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики).

      Сегодня в Калининградском колледже сервиса и туризма плодотворно функционируют кафедры специальных дисциплин, кафедра общественных дисциплин, кафедра естественно-научных дисциплин, кафедра парикмахерского искусства, кафедра моделирования и конструирования одежды, библиотека, ресурсный центр, спортивный и тренажерный залы и другие подразделения, необходимые для успешного функционирования современного учебного заведения.

      В  колледже по 12 специальностям и профессиям обучаются около 800 студентов. Кроме того, ежегодно до 300 человек повышают квалификацию и проходят переподготовку в системе дополнительного профессионального образования. Колледж  располагает современной учебно-лабораторной, производственной и социальной базой.

      Вновь образованный Калининградский государственный колледж сервиса и туризма создан на базе ПЛ РГХ № 23 путем присоединения к нему ПЛ № 25. Такой механизм реструктуризации выбран для продолжения и развития традиций, существующих в ПЛ № 23, который прошел несколько ступеней роста, внося существенные изменения в организацию деятельности учреждения в соответствии с социально-экономическими преобразованиями в обществе.

      Колледж был образован в 1971 году как кулинарное училище, далее переименовано в среднее профтехучилище. 1985 г. - среднее профтехучилище преобразовано в СПТУ № 23; 1994 г. - преобразовано в профессиональный лицей № 23; 1997 г. – в профессиональный лицей ресторанно-гостиничного хозяйства № 23. 2006 г. - в Калининградский государственный колледж туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса.  Начиная с 1994 года, в соответствии с требованиями рынка труда, спектр образовательных услуг лицея постоянно расширяется. На основании проведенных маркетинговых исследований лицей первым в регионе, среди всех учебных заведений профессионального образования, начал подготовку кадров по следующим специальностям: "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания", "Организация обслуживания в гостиницах и туристических комплексах", "Домоведение".

      С 1995 г. на базе лицея работает филиал Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права.  С 1997 г. лицей является коллективным членом Академии профессионального образования.  С 1990 г. учебное заведение успешно сотрудничает с Федеральной службой занятости населения по Калининградской области по переобучению безработных.  
С 1999 г. организован филиал лицея в г. Зеленоградске.

      В 1999 г. в целях совершенствования учебно-методического, организационного, финансово-экономического, кадрового обеспечения системы НПО а также инновационной деятельности НПО на базе ПЛ № 23 действовала экспериментальная площадка под названием "Маркетинговый принцип управления в профессиональном лицее".

      В 2006 году с целью выполнения программы развития начального и среднего профессионального образования произошло слияние образовательных учреждений ПЛ РГХ № 23 и ПЛ № 25 и образование на их базе инновационного учебного заведения среднего профессионального образования – Калининградский государственный колледж сервиса и туризма.

      Стратегия образования – опережать запросы  общества, конструировать воспитательные системы так, чтобы личность получала запас нравственных, интеллектуальных, гражданских сил, необходимых не только для того, чтобы адаптироваться, “вписаться” в сегодняшние рыночные отношения, но и для того, чтобы быть готовой активно действовать в меняющихся условиях, направляя их на общую пользу.

      Образовательное поле колледжа включает 12 специальностей и профессий. В их числе гостиничный сервис, туризм, организация обслуживания в общественном питании, менеджмент, парикмахерское искусство, организация обслуживания в сфере сервиса, моделирование и конструирование швейных изделий, повар, кондитер, официант, бармен, закройщик, портной, парикмахер.

• Колледж сотрудничает с зарубежными учебными заведениями Польши, Литвы, Германии: происходят обмены студентами и преподавателями, совместная научно-методическая работа. Международное сотрудничество направлено на развитие колледжа, укрепление социального партнерства, обеспечение тесного сотрудничества с органами управления образованием и службой занятости.
• Привлекательность учреждения среднего профессионального образования определяется также наличием у него связей с высшей школой. 
  В течение 11 лет колледж работает в системе непрерывного образования “Колледж – ВУЗ”, сотрудничая с филиалом Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и филиалом Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики.

      Колледж сервиса и туризма характеризуется  наличием активной кадровой политики. Руководство колледжа имеет не только прогноз, но и средства воздействия  на ситуацию, а кадровая служба разрабатывает целевые кадровые программы. 

      2.2. Общая характеристика кадрового  состава ГОУ СПО Калининградской  области «Колледж сервиса и  туризма» 

Организационная структура ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма» 

 

     Управление  колледжем строится на принципах единоначалия и самоуправления.

      Высший  уровень внутри колледжа: директор. Уровень второго порядка: попечительский совет, педагогический совет, административный совет, заместители директора, финансово-экономическая служба.

      В состав администрации входят  заместители директора: по учебной работе, воспитательной работе, заместитель директора по научно-методической  работе, заместитель директора по связям с общественностью, руководитель ресурсного центра.

      Наряду  с административным управлением  в колледже развита система самоуправления. Ее основными органами являются  Педагогический совет, попечительский совет.  

Аналитическая структура персонала 

    

 

      Аналитическая структура персонала представлена административно-управленческим персоналом, административно-хозяйственным персоналом и преподавателями. Явное преимущество в численности имеет административно-хозяйственный персонал (60%), представленный мастерами производственного обучения, рабочими по комплексному обслуживанию зданий, библиотекарями, уборщиками помещений, фельдшерами, кладовщиками, сторожами, механиками швейного оборудования и др. Преподаватели составляют 28% от всей численности персонала; и административно-управленческий персонал – 12% (директор, заместители директора, бухгалтера, заведующие отделениями, секретари и др.). 

Половозрастная  структура персонала 

      Трудовой  коллектив колледжа сервиса и  туризма большей частью представлен  сотрудниками, чей возраст составляет около 40 лет (47%). Такие работники  обеспечивают стабильную и надежную работу. 25% - работники возрастом около 50 лет, с помощью которых учреждение приобретает значительный опыт и квалификацию. 

 

Структура персонала в зависимости от стажа

 

      Структура персонала в зависимости от стажа  за 2007-2008 гг. значительно изменилась по сравнению со структурой 2006-2007 гг. Такая статистика объясняется реорганизацией Калининградского государственного колледжа туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса в форме присоединения к нему государственного общеобразовательного учреждения начального профессионального образования Профессионального училища №9 в ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма». В результате штатная численность увеличилась со 193 до 259 человек, соответственно, структура персонала в зависимости от стажа  изменилась коренным образом. 

Структура персонала по квалификационным категориям

      Структура персонала ГОУ СПО КСиТ по квалификационным категориям, а также образовательная структура также изменились в результате реорганизации учреждения.