Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

      Докладные и объяснительные записки. Докладная  записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное  изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя [14, c. 139].

      Как и справки, в зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними, то есть направляемыми  руководителю структурного подразделения  или учреждения, и внешними –  адресуемыми в вышестоящие инстанции.

      Объяснительная  записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины  какого-либо события, факта, поступка. По содержанию объяснительные записки  делятся на две группы. К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты. Оформляются на общих бланках. Подписываются руководителями.

      Вторая  группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации.

      Акт – документ, составленный несколькими  лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Акты имеют  большое количество разновидностей в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт дегустации, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

      Акт, как правило, составляется комиссией. Это может быть постоянно действующая  комиссия или назначенная по указанию руководства.

      Служебные письма – наиболее массовый вид  управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Текст служебного письма должен быть простым, то есть освещать один вопрос. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, напоминания и т.д.

      Телеграммы – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу[8, c. 88].

      Телефонограмма  – обобщенное название документа, информация которого составлена для передачи по телефону. Телефонограммой передают несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

      Текст телефонограммы должен быть кратким, четко  сформулированным и не содержать  труднопроизносимых слов.

      Факс  – любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии  по каналам телефонной связи. По факсу  можно передать как тексты, так  и таблицы, рисунки, чертежи и  любую графическую информацию.

      Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. 

      1.2.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе

 

      Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· раздельно  группировать в дела документы постоянного  и временного хранения;

· помещать в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся  к решению одного вопроса;

· помещать положения вместе с основными  документами;

· приложения объемом свыше 100 листов следует  группировать в отдельные дела, о  чем в документе делается отметка;

· документы  в деле располагать в хронологическом  порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

· соблюдать  объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится  новая папка с тем же индексом;

· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

      В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела [4, c. 63].

      Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые  обложки, на которых делается описание дела.

      Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце  дела - заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи после общего количества листов дела через знак «+».

      Номенклатура  дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

      Номенклатура  дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

      При составлении номенклатуры следует  руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным  перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

      В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки работы отдела кадров. Заголовки  дел формируются на основе определений  документируемых участков работы. Заголовок  дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

      Заголовок дела состоит из элементов располагаемых  в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент  документа);

· краткое  содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой  связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся  документы дела. [8, c. 231].

      Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется  общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

      При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2»  и т.д.

      Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

· опись  документов, имеющихся в личном деле;

· анкета;

· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);

· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии  документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

· характеристики;

· копии  приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

· трудовой договор;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· материалы  аттестации;

· представления  о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

· копии  наградных листов и представлений  к присвоению почетных званий;

· другие документы, характеризующие работника [9, c. 52].

      В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

      Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу и ведется  на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

      Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами [9, c. 62].

      Личные  дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

      Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

      При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить  какие либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в  него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

      При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное  за ведение личных дел, обязано сделать  во внутренней описи соответствующую запись.

      Для контроля за своевременным возвратом  выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная  карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела [15, c. 217].

      Однако  личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки.

      Личная  карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.