Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

 
 
 
 

Образовательная структура персонала 

 

      Для оценки качества работы с кадрами учреждения можно использовать систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Рассчитаем основные показатели этой системы:

      1. Коэффициент интенсивности оборота  по приему (K _n). Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа принятых за период работников (Ч _n) к среднесписочному их числу (Ч _с):

      K _n = Ч _n : Ч _с

      Среднесписочная численность работников Колледжа сервиса  и туризма за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) составила 167 человек.

      Число принятых за год работников составило  96 человек.

      K _n = 96 / 167 = 0,575

      2. Коэффициент оборота по выбытию  (К _в) – это отношение числа выбывших за период работников (Ч _в) к среднесписочному их числу (Ч _с):

      К _в = Ч _в / Ч _с

      Число выбывших за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) работников составило 33 человека.

      К _в = 33 / 167 = 0,198

      3. Коэффициент текучести кадров  (К _т) – рассчитывается как отношение численности сотрудников, уволившихся из организации по собственному желанию (без уважительных причин) и за нарушение трудовой дисциплины (Ч _ув.) к среднесписочной численности сотрудников за определенный период (Ч _ср.сп.):

        К _т = Ч _ув. / Ч _ср.сп. *100%

        К _т = 33/167 * 100% = 19,76%

      4. Коэффициент замещения (К _з) – отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:

      К _з = (Ч _n - Ч _в) : Ч _с

      К _з = (96 – 33) : 167 = 0,38

      Так как разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. Можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнением, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах.

      В результате произведенных расчетов системы показателей, можно сделать  вывод, что коэффициент интенсивности  оборота по приему значительно выше коэффициент оборота по выбытию, что лишний раз описывает вышеприведенную ситуацию с реорганизацией Колледжа, в штат которого было принято 67 человек в связи с присоединением другого учебного учреждения. 
 
 

       2.3. Анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом 

      Отдел кадров ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору учреждения. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностной инструкции.

      В своей деятельности отдел руководствуется  Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с  кадрами.

      Кадровая служба колледжа представлена одним инспектором по кадрам – Лясовой Ириной Александровной, выполняющей свои функциональные обязанности, связанные с организацией и проведением конкурсного отбора, документационным оформлением приема, перемещением и увольнением ППС, оформлением, ведением, учетом и организацией хранения личных дел, документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, оформлением пенсионных дел, а также государственных наград

      Изучение  данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров колледжа. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

· издание  приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

· оформление, учет и хранение трудовых книжек;

· формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

· ведение  учета представления ежегодных  отпусков;

· подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

· подготовка статистических отчетов;

· подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;

· обеспечение  руководства университета необходимой  оперативной информацией по кадровым вопросам;

· ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в КСиТ;

· ведение  учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников  и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в колледже.

      При осуществлении этих функций отдел  кадров колледжа взаимодействует с другими структурными подразделениями:

· факультетами и кафедрами;

· администрацией колледжа;

· юридическим  отделом;

· бухгалтерией;

· отделом  по управлению внебюджетной деятельностью;

· общим  отделом;

· социальным отделом;

· профсоюзными организациями.

      К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи  между структурными подразделениями  колледжа (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

      Секретари на кафедрах и других структурных  подразделениях колледжа на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

      В юридическом отделе визируются юристом  приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

      От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

      В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

      Отдел по управлению внебюджетной деятельностью  занимается вопросами, связанными с  коммерческой деятельностью колледжа. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

      В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения  руководством.

      Важным  направлением работы кадровой службы колледжа сервиса и туризма является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное  расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное  удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении  работников".

      Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в  деятельности кадровой службы колледжа, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

· Книга  учета приказов:

 О  приеме;

 О  предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

 О  переводе;

 Об  увольнении;

· Книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей к ним;

· Книга  учета личных заявлений сотрудников  Университета;

· Книга  учета сотрудников принятых на работу;

· Книга  учета сотрудников уволенных  с работы;

· Книга  регистрации больничных листов;

· Книга  учета личных дел;

· Книга  учета документов для служебного пользования;

· Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

· Журнал учета исполнительных листов

· И другие.

      Другой  особенностью в деятельности отдела кадров ГОУ СПО КСиТ является способ хранения документации.

      Хранению  непосредственно в отделе кадров колледжа подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.