История развития секретарского дела

  Содержание 
 

1. История развития секретарского дела;
2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей.

1. История развития секретарского дела.

  Многовековой  опыт российской государственности  сформировал аппарат гражданских  чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.

  Понять  особенности работы сегодняшнего секретаря  невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием  системы государственных учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.

  Глубокие  преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

  Административная  реформа началась с создания Ближней  канцелярии, предшественницы правительствующего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными  и законодательными функциями.

  Вокруг  царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая  поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных  ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

  С 1704 года важнейшие государственные функции  выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь  Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был "человек без мнения, без  голоса, но могущественный по своему приближению  к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая  на благосклонность государя, когда  ему будет докладывать Макаров". Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали рапорты  от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет  был упразднен.

  Основным  законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный  регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и  организации делопроизводства, распределение  должностей внутри учреждения, функции  чиновников, в том числе секретарей.

  Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

  Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в  которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность  документов - также "попечение" секретаря.

  Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные  проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".

  При Петре I был составлен моральный кодекс "Юности честное зерцало", в  котором описывались основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

  В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу.

  9-й  ранг включал архивариусов при  обоих государственных архивах,  сенатских протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что  создание государственных архивов  предусматривалось Генеральным  регламентом, но к моменту подписания  Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует,  что Табель создавался с учетом  Генерального регламента и не  только констатировал уже существующие  должности, но и предполагал  возможные. Кстати, должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно замечание. К этому же 9-му рангу относились "профессоры при академиях" (пока тоже не открытых) и "докторы всяких факультетов". Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.

  К 10-му рангу относились секретари остальных  коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной  коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах  и канцеляриях в губерниях  и провинциях.

  Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари  относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое  место в служилой бюрократии. Гражданский  коллежский секретарь соответствовал военной должности командира  полка.

  С 1763 года происходит возрождение кабинета его  императорского величества. У императрицы  Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие "легкий слог в канцелярские дела" (Р. Г. Державин).

  С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась  в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались  на основе рекомендательных писем и  высокого покровительства. По "Табели о рангах" они относились к  четвертому разряду с обращением "Ваше превосходительство", имели  высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет  имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и  т.д. на имя государыни.

  Работа  с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок  обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников ("под кувертом") - с подписью ("в собственные  руки"), часто вместе с рекомендательными  письмами. Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат "для разрешения по законам". Многие вопросы, изложенные в прошениях  на высочайшее имя, решались вне очереди  в зависимости от покровительства  знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: "Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали".

  Канцелярия  статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее  прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря  была автономна. В штате было еще  два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели  схватывать суть вопроса. Были также  молодые люди из знатных фамилий  для "курьерских посылок в чужие  края". В России их функции заключались  в проверке фактов, изложенных в  прошениях. Сословный состав подателей  прошений - дворянство, иностранные  послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались  в Сибирь.

  Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также  проходила через их руки. Статс-секретари  являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках  в Малой России, готовили проект закона "Об учреждении губернии". Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма  в России.

  В местных  органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари  по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались  решения.

  В конце XVIII века существовали пособия по составлению  документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами  они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой  и "паркетный" этикет.

  Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип  все больше пронизывал систему органов  управления. Это проявляется и  в организации государственной  службы на основе петровской "Табели о рангах" и на основе "Положения  о Министерствах".

  "Учреждение  министерств" 1811 года строго установило  структуру министерств и "образ  производства дел". Министерства  были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями  департаментов, канцеляриями.

  Значение  секретаря в начале XIX века несколько  изменяется. Строгая регламентация  порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения  обязанностей между чиновниками  всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них  вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень  в системе органов управления.

  В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись  соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

  Достаточно  отчетливо функции секретарей видны  в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях  имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

  Работа  секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление  документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, "ревизия дел" возложила  на секретарей дополнительные обязанности  по контролю за исполнением документов.

  XIX век  по части продвижения секретарей  на высокое служебное место  мало отличался от XVIII. Блестящую  карьеру сделал блестящий русский  реформатор М. М. Сперанский, пройдя  за четыре года путь от домашнего  секретаря знатного вельможи  до видного сановника Российской  империи. 

  Рядовые секретари канцелярии несли всю  тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество  за маленькую зарплату.

  Во  второй половине XIX века новые структуры  управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение  на государственную службу большого числа чиновников, в том числе  секретарей.

  В период расцвета российской империи должность  секретаря при дворе или при  высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более  демократичной и открытой для  разночинцев профессия стала  лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей  Путиловского и Невского заводов  в Петербурге, а представители  профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари  сопровождали своих патронов в деловых  поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".

  В 1868 году в Харькове были созданы специальные  курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные  журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

  Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения  с начальником, искусство овладения  хорошими манерами. Наука изучать  характеры и приспосабливаться  к ним давалась не каждому. Тональность  отношений, стиль работы и стиль  жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами  жалованья и самим духом времени.

  Обычно  секретари носили форму, соответствующую  званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.

  Подводя итог, можно сказать, что государственные  секретари в дореволюционной  России были образованными и компетентными  людьми с развитым чувством долга  и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также  гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность  с тем, чтобы употребить накопленные  знания и опыт на благо государства.