Использование информационных технологий в управлении

      Основная  цель создания информационной системы управления движением и хранением рабочей документации в организации, организованна для решения следующих задач:

• предоставление специалистам организации удобного и надежного механизма ведения электронного архива документации,
• обеспечение оперативного доступа руководящего состава к отдельным участкам организации для ведения электронного архива документов в соответствии с регламентированными правами доступа,
• предоставление удобного механизма поиска необходимой документации в электронном архиве,
• оперативного формирования пакетов документации для их передачи в бумажном или электронном виде.

     Виды  документов передаваемых по сети:

• объявления,
• распоряжения,
• наряды,
• приказы,
• информационные письма,
• перечни работ,
• эксплуатационные карты.

     Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием позволило:

• качественно изменить процесс доступа специалистов управления к производственной документации за счет наличия единого структурированного хранилища информации и удобных средств работы с документами (в том числе посредством организации Web-доступа к документам системы для сотрудников других цехов в сети ООО “Элетроремонт”),
• предоставить пользователям информационной системы полноценную функциональность электронного архива информации, как-то: разграничение прав доступа, механизм оповещений, хранение версий документов и пр.,
• оптимизировать и/или ускорить работу, связанную с обработкой документации,
• повысить контролируемость за счет механизма напоминаний, составления отчетов и мониторинга текущей ситуации.

     Системы управления документами в организации находятся на этапе радикальных изменений. Они быстро перемещаются из ниши приложений, доступ к которым имеют ограниченные группы пользователей, в область, в которой они доступны и представляют ценность для всех сотрудников организации. Внедрение документооборота с помощью данной программы значительно упростило  работу руководящего составы.  (18)¹⁷    Использование Web технологий является одним из наиболее мощных факторов оказывающих влияние на структуру работы организации. Использование Web технологий позволили расширить обзор деятельности цеха. Была разработана программ текущего состояния цехов.  Возможности, которой позволили следить за состоянием цехов в текущий момент времени. Данные параметры позволяют управляющему персоналу низшего звена, оперативно реагировать и влиять на ход устранения неисправности, имея в подчинении рабочий  персонал.  С использование данной программы значительно улучшился контроль над работой рабочего персонала. (20) ¹⁸      Также внедрена программа ведения простоя работы цехов, её задача вести отчёт о количестве простоев на участках. Таким образом руководящий состав может  отслеживать работу персонала и контролировать время по исправлению неисправностей, что позволяет совершать соответствующие действия по мотивированию персона. Данная программа на данный момент является основным средством по работе с персоналом.       Ведение хозяйственной деятельности в цехах значительно влияют на обеспечение работником спец - материалами и инструментами. Использование информационных технологий в системе учёта имеющегося спец материала и инструментов значительно упростило ведение хозяйства. На складах для учёта используется программа Базис-склад 7.0 которая давно зарекомендовала себя на российском рынке. Использование данной программы позволяет быстро просмотреть имеющиеся материалы в наличии и место их расположения, создавать документальный отчёт. Программы используется в каждом цехе организации ООО “Электроремонт” что позволяет вести точный учёт имеющегося инструмента, оборудования, спецодежды и материалов.      Совместно с использованием программы Базис-склад 7.0 созданы дополнительные программные разработки с помощью программы Microsoft Office Access 2003 под названием Склад. Возможности данной программы упрощают  работу работников складов. Программа позволяет:

• предоставить список сотрудников нуждающихся в замене спец -одежды по истечению определённого срока,
• предоставить список сотрудников нуждающихся в замене спец - инструментов или спец материалов,
• ведение общего списка сотрудников и прикреплённого  к сотруднику спецоборудования или инструмента,

• составление отчётов выданного инструмента, оборудования, инструментов или спец материалов.

       Использование данной программы  позволяет вовремя обеспечить  сотрудников необходимыми материалами для выполнения организованной и качественной работы. Наличие исправных инструментов и использование качественного оборудования улучшило качество работы рабочего персонала в организации ООО “Электроремонт””.         Внедрение информационных технология в управление работы  цехов ООО ”Электроремонт”, значительно повысило показатели работы руководящего состава. Упростилась работа с документами, увеличился контроль над рабочим персоналом.            На данный момент руководство среднего уровня организации ООО ”Электроремонт” пытается улучшить систему отслеживания работы организации и внедрять новые возможности для развития информационных технологий. Разрабатываются новые вопросы и требования по работе с персоналом. С помощью группы разработчиков программных продуктов в организации ООО ”Электроремонт”, создаются и внедряются в работу цехов новые программы под руководством руководящего состава.   

  2.4  Рекомендации по усовершенствованию информационных технологий в организации.           Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.  Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Одним из распространенных вариантов решения можно считать перечень функций, используемый центром для управления. В его состав входят:

• организационный менеджмент,
• кадровый учет,
• кадровый документооборот,
• табельный учет,
• расчет зарплаты,
• регламентированная отчетность,
• компенсационный пакет,
• планирование человеческих ресурсов,
• планирование фонда оплаты труда,
• управление компетенциями,
• оценка персонала,
• управление мотивацией,
• управление обучением,
• электронное обучение,
• подбор персонала,
• управление кадровым резервом - портал,
• информационное самообслуживание,
• аналитика по персоналу.

     На  данный момент при управлении персоналом в цехах организации ООО “Электрормонт”  используются не все выше перечисленные  варианты решения управленческих вопросов. Это приводит к неполной имеющейся информации о работе с персоналом. Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 60-70% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль "информационных справочников"  определённый круг специалистов обладающих более полной информацией. Такие, незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит организации невосполнимый ущерб.         Проблема сводится к тому, что:

• деятельность организации в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
• невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;
• трудно найти нужные документы по работе персонала или даже получить сведения об их существовании;
• не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
• поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

     Ясно, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.

     На  рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях организации, однако внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурационными требованиями самой организации и формой структурой управления. Таким образом имея свою группу разработчиков ИТ отдела, организация может самостоятельно разрабатывать программные продукты по управлению персоналом, по необходимым конфигурационными требованиями самой организации и формой структуры управления. Такие возможности позволят сократить затраты организации на закупы программных продуктов управленческой деятельности и самостоятельно усовершенствовать информационные технологии внутри организации.

     На  данный момент для усовершенствования управления, предлагается вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, объединенной с технологией оперативного управления.  

• контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;
• обеспечивать организацию полной информацией;
• регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям организации;
• оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;
• адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;
• упорядочивать и разделить деятельность организации, связанную с развитием информационной системы.

      При проектировании и разработке информационного  обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для  принятой технологии управления.  При анализе использования информационных продуктов явно видно, что большая часть используемых продуктов информационных технологий в основном направлено на управление сотрудников  по управлению в производственной части. По принятия решений в управлении человеческими ресурсами с помощью информационных технологий используется незначительная часть. Основные решения по кадровым вопросам включает: зачисление в группу резерва; назначение на вакантную руководящую должность; составление индивидуальных планов повышения квалификации руководителей; формирование деловой карьеры и т.д.   Важнейшим сведениями для управления сотрудниками является ведение данных о руководящих работниках и специалистах, характеризующих их деловые, моральные, профессиональные и личностные качества и их появление за весь период работы. Это позволило бы более обоснованно проводить отбор, оценку и выдвижение руководящих кадров на вышестоящие должности. С помощью решаются такие задачи по составу человеческих ресурсов, как:

• учет состава и движения персонала;
• получение оперативных сведений, объективно и полно характеризующих каждого работника;
• формирование экспертных групп специалистов по оценке различных категорий персонала;
• корректировка словаря качества «отбора идеального руководителя»;
• формирование необходимых «образов претендентов» с «образом идеального руководителя»;
• тестирование кандидатов на возможное включение в резерв на выдвижение;
• формирование списков кандидатов в резерв на выдвижение.

     Кроме учетных данных о руководящих  работниках для каждой должности штатного расписания структурных подразделений вводятся модели руководящих должностей, представляющие собой квалификационные динамические структуры качеств, необходимых для подготовки кадров.  Формирование резерва кадров на руководящие должности с использованием заключается в выборе работников, объективно способных после специального обучения и стажировки успешно работать на руководящей должности.           Формирование требований к работникам, выдвигаемым в резерв, заключается в определении: состава оцениваемых руководителями (экспертами) качеств; перечня должностей, на которые работник может быть включен кандидатом; предельных значений показателей работника, например: стаж работы по специальности – не менее 10 лет; стаж работы на руководящей должности – не менее 3 лет; образование – высшее, деловые качества – от 3 до 4 баллов. Указанные сведения должны находиться в базе данных, а выбор работников, удовлетворяющих требованиям, производится непосредственно с использованием программы. Результатом ее выполнения будет список кандидатов, удовлетворяющих требованиям при зачислении в резерв. Учет индивидуальных особенностей кандидатов в резерв производится путем оценки их качеств, требуемых для руководителя по резервируемой должности. Для этого необходимо формирование системы качеств руководителя по данной должности и проведение экспертной оценки его качеств, т. е. определение наиболее важных (значимых) качеств, требующихся руководителю по конкретной резервируемой должности.        При оценке персонала, использовать, пятибалльную шкалу. При этом удельные значения отдельных качеств и их групп различны, для чего выводятся коэффициенты значимости (весомости) для руководителей и ключевых специалистов.            В проверке руководством кадровых служб делаются выводы:   Если общая экспертная оценка работников равна нормативной или незначительно превышает ее, то оцениваемый работник соответствует занимаемой должности.         Если такая оценка значительно превышает нормативную, то целесообразно такого работника: повысить в должности; включить в резерв на выдвижение; повысить ему заработную плату.      Если оценка ниже нормативной, то это означает несоответствие работника занимаемой должности.        Ранжирование качеств работников, претендующих на руководящие должности, осуществляется с помощью специально разработанной программы. По результатам использования программы производит отбор из общего числа работников лиц, удовлетворяющих конкретным требованиям. (15)¹⁹   Кроме того, полученные результаты экспертных оценок использовать при разработке дополнительных моделей, позволяющих более качественно решать вопросы отбора, оценки и выдвижения кадров на различные должности.