Использование информационных технологий в управлении

       В 2005 году по инициативе руководства ОАО «ММК» в ООО «Электроремонт» было образовано новое структурное подразделение - цех «Электросервис». В его состав вошли специалисты служб эксплуатации электрооборудования цехов «северного» блока цехов ОАО «ММК». В результате этих изменений ООО «Электроремонт» освоило совершенно новый для себя вид деятельности - сервисное обслуживание электрооборудования.

       Сегодня в цехах созданного  в апреле 2006 года управления "Электросервис"  трудится больше 1000 человек (1065), обслуживая электрооборудование  уже всех прокатных цехов ОАО "ММК".

       С ноября 2008 года был создан  цех "Энергосервис", персонал  которого обслуживает энергетическое и газовое оборудование ККЦ и ЭСПЦ ОАО "ММК".

     ООО «Электроремонт» ежедневно выполняют комплекс работ по монтажу, наладке, ремонту и сервисному обслуживанию электро и энергооборудования, а также изготавливают аппаратуру, запасные части и металлоконструкции.

       В настоящее время на предприятии  трудятся 3185 человек, из них: 2485 - рабочие, 292 - руководители, 397 – специалисты и 11 - служащие.

       В ООО «Электроремонт» входит три структурных подразделения: «Электроремонт»,  «Электросервис», «Энергоремонт» в которые состоят из десяти цехов и двух служб:

• Электроремонтный цех (ЭРЦ);
• Цех ремонта электрического оборудования металлургических цехов (ЦРЭМЦ);
• Цех «Электросервис»;
• Цех «Электросервис №1»;
• Цех «Электросервис №2»;
• Цех ремонта электрических станций (ЦРЭС);
• Ремонтно-механический цех (РМЦ);
• Цех вентиляции;
• Цех ремонта энергетического оборудования (ЦРЭО);
• Цех «Энергосервис»;
• Служба диагностики;
• Участок наладки электрооборудования; (14)¹²

«Рис. 2.1.1 Схема структуры власти предприятия ООО “Электроремонт”» 

   Структуру власти предприятия ООО Электроремонт (рис. 2.1.1)  можно отнести к линейно-функциональной. Согласно данной схеме управления видно, что работу высшего звена исполняет директор предприятия,  получая отчёты от заместителей директоров и главного инженера и планируя деятельность предприятия.             К среднему звену относятся руководители групп цехов (Электросервис,  Энергоремонт,  Электроремонт). Отчётности о проведении работ от группы цехов предоставляются  зам. директорам и главному инженеру. В каждой подгруппе цехов низшего звена  выделяются  Цеха и участки принадлежащие к цехам.  

   Структуру органов управления цехов (Электросервис, Энергоремонт,  Электроремонт), можно отнести к простой линейной структуре управления. Примером можно выделить структуру управления цеха Электросервис №1 (рис. 2.1.2). Главная роль в управлении  деятельности участков возлагается на начальника цеха,  который получает отчётность о проведённой работе от заместителей начальника цеха, руководителей участков (СЦ, ЛПЦ, ЛПЦ-5, ЛПЦ-4, ЛПЦ-9) .

   «Рис. 2.1.2 Схема структуры власти цеха Электросервис №1»

2.2 Анализ информационной  системы предприятия.

      На  данный момент в организации достаточно широко используются передовые информационные технологии, достаточно мощная и постоянно совершенствующаяся информационная среда. Но на уровне  цеха для анализа работы необходима специализированная информационная система, направленная на обработку конкретных данных. Так в 2005 году были модернизированы первые проекты по работе с программными продуктами, разработанными внутри организации, для управления персоналом. Также разрабатывались программы слежения по работе с производством.    С 2008 года по настоящее время в ООО “Электроремонт” успешно внедряются новые информационные технологии, происходит замена на более совершенное оборудования. Внедряются новые программные продукты, на последние версии. Развивается структура работы с Web технологиями. Расширяются компьютерные сети, увеличивается скорость передачи данных. Данные изменения позволяют ускорить работу персонала благодаря скорости работы оборудования и качественной работе программных продуктов.   Также ведётся система безопасности информации. Устанавливаются дополнительные программные средства, ведётся система прав доступа к информации и анализ использования информации.        В управлении персоналом реализовано несколько проектов, целью которых было улучшение корпоративного управления и повышение информационной прозрачности. Так, широкомасштабный проект информации АСУТоИР позволил модернизировать систему и практику управления персоналом. Данный проект разрабатывался в самой организации внедряя все те тонкости которые необходимы в работе самой организации. Преимущество данного проекта в том, что он реализован с помощью Web технологии и позволяет использовать большое количество клиентов. Это первый проект подобного рода в организации, и его успешная реализация позволила значительно сократить сроки формирования заданий и повысить точность внешних и внутренних проведений работ. Вести данные о сотрудниках и вести мотивацию их работы в организации. Проверять производительность труда.  Проект АСУТоИР дает возможность отслеживать работу цехов, что позволяет в перспективе проводить анализ и составлять отчёты о работе, руководящим составам организации ООО “Электроремонт”.       Широкое применение в управлении и решении стратегических вопросов используются Web технологии,  так на новом уровне были разработаны и внедрены Web сайты в локальной сети самой организации, позволяющие в реальном режиме времени отслеживать текущее состояние цехов. Применение данных программ позволили  быстро реагировать на ситуацию в производстве и принимать решения по работе с персоналом.       Не зависимо от внедрения нового программного обеспечения разрабатываемого в самой организации, также используются распространённые программные продукты. Одним из важных программных продуктов является программы позволяющие проводить работу с документооборотом организации.     В организации ООО “Электроремонт” используется программа документооборота NAUDOC компании NAUMEN, которая позволяет проводить работу с корпоративным документооборотом организации, используя Web технологии. Использование программы позволили оперативно проводить передачу документов с помощью сетевого оборудования по цехам. Данный проект уменьшил время передачи информации для руководящего состава. На данный момент решаются вопросы об использования данного продукта для управленческого персонала низшего звена. (9) ¹³      Для ведения хозяйственной деятельности используется программа  “Базис-склад 7.0” на складах. Ведётся учёт имеющегося оборудования, рабочего материала, спец – одежды в цехах организации ООО “Электроремонт”. Каждый цех имеет свой отдельный склад, где применяется использование данного программного продукта.  (16)¹⁴       Также используются программные продукты компании Microsoft Office. Применение таких программных продуктов как Word, Excel, Acsess просто необходимо для работы данной организации. Составление документов, ведение отчётности в виде таблиц  напрямую связано с этими программами. Использование  этих программ позволяет осуществлять документооборот в самой организации ООО “Электроремонт” и цехах.     Использование  вышеперечисленных программных продуктов (рис. 2.2.1) позволили руководящему составу делать анализ проводимых работ, следить за работой персонала, за обеспечением рабочего персонала необходимым оборудованием, в кротчайшие сроки  получать указания    от руководства свыше.  

     «Рис. 2.2.1 Схема использования информационных технологий по работе с персоналом в ООО ”Электроремонт”» 

     2.3 Оценка влияния информационных технологий на эффективность деятельности организации.          Квалифицированное применение современных информационных технологий на предприятии позволили повысить эффективность и результаты управленческой деятельности, эффективность достижения наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда и снижению темпов инфляции. Увеличить рентабельность, наилучшее соотношение между затратами и полученными результатами. Минимизировать затраты ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной систем На сегодняшний день в организации при помощи применения информационных технологий улучшилась работа руководящего состава.  Сегодня:

• Выдача персонального задания для руководящего состава проводится гораздо быстрее.
• Время, необходимое для передачи отчетности руководству значительно  сократилось.
• Выводится  анализ о проведенной работе по участкам.
• Разработан единый план ведения ППР.
• Сохранность и целостность передачи данных, обеспечивающая внедряемыми и контролируемыми системами.
• Ускорилась работа по документообороту на предприятии.
• Разрабатываются и внедряются методики по устранения неисправностей.
• Контроль работы по цехам.

     Все эти проекты позволили значительно  улучшить корпоративное управление путем повышения прозрачности, обеспеченной эффективным потоком точной информации от цехов до головной части организации, эффективным прогнозированием и планированием, принятием обоснованных решений и точным распределением ресурсов.     Использование программы АСУ ТОиР позволили значительно организовать работу руководителей в цехах. На сегодня данный проект позволяет:

• Проводить выдачу персонального задания для руководящего состава. Данный проект позволяет передавать задание по сети через Web страницы, что сокращает время на выдачу задания. После выполнения задания подчинённый подтверждает в программе о выполненном задании и времени проведения работ. Выполненные задания хранятся в базе данных, это позволяет провести анализ руководителей о проведённой работе и подвести итог о производительности персонала.  Данные предоставляются как по участкам также и по цехам, что позволяет составить полный отчёт о проделанной работе организации.
• Организовывать плановые ремонтные работы. Предоставляется список участков и проведения на них плановых ремонтных работ в порядке текущей эксплуатации. Согласно списку ответственных под руководством  руководителей выполняются ремонт. После выполнения работ подчинёнными руководители участка предоставляют данные о проведённой работе.   Организация таких работ позволила увеличить срок работоспособности оборудования и предотвратить поломки оборудования на участках. Также предоставляется отчётность о проведении неплановых работ с ответственными руководителями  участка.
• Составлять отчёты по оборудованию и работе участков.  Выводится отчётность по выходе из строя оборудования и отчётности о его эксплуатации. Составление отчёта о работе цехов, куда входит режим простойной работы, составления графиков работы и нормативов простойной работы цехов. 
• Создавать архив методик устранения неисправности при работе с установками. Помимо документации находящейся на участке, также используется собранная документация по часто происходящим отказом оборудования на участке. Персонал проходит обучение по данным методикам, устранения неисправности, это проводится в целях повышения знаний и квалификации работников. Данные методики постоянно пополняются и сохраняются в архиве, что позволяет быстро найти неисправность и устранить.
• Вести отчёт о состоянии простоев в цехах. Что позволяет оперативно направлять рабочий персонал на место устранение неисправности. Также по графикам простоев,  руководящий персонал может произвести оценку работы за определённый промежуток времени и проводить соответствующие меры по работе с  персоналом.
• Создавать заявки для закупа материальных ценностей для участков и цехов. Оформлять заявки на покупку инструментов и оборудования для работы персонала. Просмотр списка лиц ответственных за материальные ценности на каждом участке. Вести финансовую отчётность по потраченным средствам на покупку инструментов и оборудования.
• Просмотреть список имеющегося оборудования на каждом участке с его характеристиками и параметрами.
• Просмотреть данные  о персонале: должность, стаж работы, табельный номер, разряд, место работы.

     Также ведётся отчёт о прохождении  персонала контрольно пропускного  режима. При нарушении пропускного  режима руководитель будет извещён  о данном нарушении.  Ведётся отчётность о передвижении персонала по карьерной лестнице в организации и его стаж на каждой должности. В программе создана таблица учёта рабочего времени работника за месяц. Ведётся учет рабочего времени и составляется табель по каждому работнику по отработавшим часам.

      Использование программы АСУ ТОиР позволяет  проводить необходимый  учёт по работе с персоналом и работы оборудования. На данный момент времени, это единственная программ такого рода на предприятии. Программа используется по сети через Web страницы, что позволяет работать с большим числом клиентов. Данные составленные и занесённые в программу хранятся на серверах баз данных организации, что позволяет быстро получить нужную информацию. Инструкция по использованию данной программы находится в приложении курсовой работы. 

     Сейчас  вместе с приходом эры Internet, корпоративных intranet-сетей и World Wide Web (этой наиболее хаотичной и одновременно демократичной и созидательной технологии), меняются принципы использования информационных технологий. Становится ясно, что сегодняшние системы управления документами должны обеспечивать гораздо более широкие возможности. Ценностью обладают не только жестко формализованные документы. Документы, представляющие ценность для организации, создаются каждый день часто на спонтанной и неструктурированной основе в любой точке сети. (7, С. 82)¹⁵            Для работы с документооборотом, руководящего состава среднего и низшего звена,  используется программа NauDoc Версия 3.4.0.2, компании NAUMEN. Программы реализована для работы через Web броузеры (internet explorer, firefox), что позволяет использовать данный продукт большому числу клиентов сети.           Программа  NauDoc - это система электронного документооборота, позволяющая легко и оперативно автоматизировать все работа в области электронного оборота документов для организации. Программа NauDoc обладает множеством преимуществ: полноценный и удобный в работе интерфейс, с помощью которого можно без лишних затрат подключить систему в готовую и работающую программную сеть, используемую в организации.  Система электронного документооборота NauDoc разрабатывалась специально для того, чтобы организация такого типа как ООО “Электроремонт”, имело возможность создать базу данных информации, чётко структурированное по цехам, а также перевести на автоматический режим такие процессы, как поиск и обработка документов, контроль исполнения указов и поручений, подачу платежных поручений и приказов в организации. С помощью NauDoc возможно заметно уменьшилась время, которое отбирает однообразная работа, а также увеличить продуктивность труда сотрудников. Применение программы широко используется  на участках и цехах для автоматизации документооборота. Помимо того, NauDoc незаменима для исполнения отдельных задач в плане автоматизации оборота документов, которые нередко возникают между различными цехами и участками организации. NauDoc обеспечивает работу с нормативными документами и отвечает стандартам ISO 9001:2000, обеспечивая отличные отношения и взаимопонимание между руководящим составом. (9)¹⁶