Интегрированные системы менеджмента

                                  

Рис. 2 Пирамида интегрированной  системы менеджмента

    Целесообразность  создания максимально интегрированных  систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких  систем можно отнести:

    - интегрированная система обеспечивает большую согласованность действий внутри организации, усиливая тем самым синергетический эффект, заключающийся в том, что общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов (когда, согласно парадоксу Аристотеля, «один плюс один больше двух»);

    - интегрированная система минимизирует  функциональную разобщенность в  организации, возникающую при  разработке автономных систем  менеджмента;

    - создание интегрированной системы,  как правило, значительно менее трудоемко, чем нескольких параллельных систем;

    - число внутренних и внешних  связей в интегрированной системе  меньше, чем суммарное число этих  связей в нескольких системах; объем документов в интегрированной  системе значительно меньше, чем  суммарный объем документов в нескольких параллельных системах;

    - в интегрированной системе достигается  более высокая степень вовлеченности  персонала в улучшение деятельности  организации; 

    - способность интегрированной системы  учитывать баланс интересов внешних  сторон организации выше, чем при наличии параллельных систем;

    - затраты на разработку, функционирование  и сертификацию интегрированной  системы ниже, чем суммарные затраты  при нескольких системах менеджмента.                                                                                                                    И т.д.

    Интегрированная система менеджмента (MSS) - есть система, соединяющая в себе требование соответствия нескольким международным стандартам, функционирующая как единая система, являющаяся частью системы менеджмента предприятия.  
 

    Основные  цели и задачи ИСМ:

• Снижение внутренних потерь за счет совершенствования организационной структуры, оптимизации процедур и анализа в совместной работе подразделений;
• Укрепление положения компании, рост общего признания на российском и международных рынках посредством сертификации Интегрированной системы менеджмента;
• Формирование корпоративной культуры, в которой качество, окружающая среда и профессиональная безопасность рассматриваются как равнозначные ценности;
• Создание системы управления профессиональной безопасностью в соответствии с современными требованиями российских и международных стандартов в области профессиональной безопасности и здоровья, охраны труда и экологии.

    Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Из таблицы 2 видно большое совпадение структуры и состава объектов стандартизации в ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001. Общим для ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001 стало использование цикла управления РDСА (Plan - Do - Check - Action), установленного в теории качества.

Как показал  анализ, практическое создание интегрированных систем менеджмента осуществляется по одному из следующих вариантов [14]:

    - создание аддитивных (от лат. additio—  прибавление) моделей ИСМ, когда  к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования ХАССП,GMP или FSC, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS (Рис.3). При применении данного варианта разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может составлять от полугода до нескольких лет;

    - создание полностью интегрированных  моделей, когда все системы  менеджмента объединяются в единый |комплекс одновременно (рис. 4). Несмотря на неоспоримые организационные и экономические преимущества второго варианта создания ИСМ, он встречается еще крайне редко, что обусловлено сложностью работ по данному варианту и тем, что появление MSS происходило на протяжении длительного периода времени: стандарты ИСО серии 9000 были введены в действие в 1987 г., принципы ХАССП и GMP — в начале 90-х годов, стандарты ИСО 14000 — в 1996 г., стандарты OHSAS, ISA и FSC — в конце 90-х годов.

Таблица 2.

Соответствие  между МС ИСО 9001:2000, ИСО 14001:1996, OHSAS 18001:1999 и ИСО 22000:2005

 
 

Рисунок 3. Аддитивная модель  

Рисунок 4. Модель одновременного интегрирования

    Наиболее  приемлемый способ создания оптимальной  интегрированной системы менеджмента  — применение сбалансированной системы показателей (ССП), ориентированной на учет следующих четырех составляющих: финансы, удовлетворённость клиентов, результативность бизнес-процессов, обучение и развитие персонала.

    Интеграцию  планируемых финансовых показателей  роста предприятия и системы  менеджмента качества (СМК), ориентированной  на потребителя, через организацию  соответствующих бизнес-процессов  и подготовку персонала можно  представить в виде «цепочки прибыльности» предприятия (рис.5)

 
 
 
 
 
 

Рис. 5 Сбалансированная система показателей

    Интеграция  финансового менеджмента и менеджмента  качества на основе ССП и СМК осуществляется через уточнение политики и целей  в области качества, направленных на обеспечение стратегических финансовых показателей, установленных в рамках ССП.

    Универсальность методологии и требований стандарта ISO 9001 позволяют без особых трудностей на основе соответствующей его требованиям  СМК привести ИСМ предприятия в соответствие с требованиями стандартов ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000 и ISO 22000. Как указано в табл. 2, этому способствует близость структуры и состава объектов стандартизации этих документов. Следует отметить полную идентичность элементов и требований стандартов ISO 14001 и OHSAS 18001, с разницей лишь в их применении, например, в ИСО 14001 прописаны определения требований, относящихся к охране окружающей среды, а в OHSAS 18001 к промышленной безопасности и охране труда.

    В ИСМ разрабатываются и применяются следующие виды документов:

• Политика в области промышленной безопасности, качества, экологии;
• Цели и задачи обеспечения и управления промышленной безопасностью, качеством, экологией;
• Руководство по интегрированной системе;
• Карты процессов;
• Документированные процедуры, описывающие установленный способ выполнения определенной деятельности в интегрированной системе;
• Нормативно-техническая документация, устанавливающая внешние и внутренние требования;
• Рабочие и контрольные инструкции – документы, устанавливающие правила выполнения конкретной деятельности;
• Записи (зарегистрированные данные) – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществляемой деятельности в системе (отчеты акты протоколы ведомости и др.).

Общие документированные процедуры систем менеджмента, которые легко интегрируются, представлены следующей таблице.

Таблица 3

Процедуры интегрированной системы качества, охраны здоровья и обеспечения безопасности

 

    Руководство по интегрированной системе –  это документ, определяющий содержание интегрированной системы менеджмента. Это своеобразный путеводитель по системе. Руководство по интегрированной системе создается для того, чтобы:

• сопоставить Политику, цели и задачи;
• описать средства достижения целей и задач;
• документально закрепить основные обязанности, ответственность и процедуры;
• описать элементы различных систем или сделать, где это целесообразно, ссылки на соответствующую документацию;
• продемонстрировать внешним сторонам (потребителям, заказчикам, инвесторам), что интегрированная система внедрена, а элементы и процессы входящих в нее систем, принятые организацией, взаимодействуют.

7. Создание ИСМ

Создание  ИСМ, что называется «с нуля», должно строиться на принципах, установленных  во всех международных стандартах менеджмента. При этом в качестве базовых должны приниматься принципы, сформулированные в стандартах ИСО серии 9000, и в первую очередь такие, как процессный и системный подходы, лидерство руководителя и вовлечение работников. Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование отдельных стандартов в единую систему.

Порядок создания ИСМ может быть таким же, как  и при создании СМК в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000. В общем случае этот порядок  включает последовательное выполнение этапов, показанных на рис. 6

 

 
 

Рис. 6 Порядок создания ИСМ

    Элементы  систем менеджмента, которые выигрывают от интеграции:

• единая политика организации;
• оптимальное использование ресурсов;
• комплексные меры оперативного контроля и общее управление документацией;
• единый подход к разработке документации;
• общие информационные и обеспечивающие системы;
• общая система подготовки и развития персонала;
• организационная структура и структура подотчетности;
• системы измерения и мониторинга;
• записи и отчетность;
• единый аудит;
• единый анализ систем менеджмента.

    Суммарным эффектом ИСМ является многофункциональность  системы менеджмента при минимальных  затратах на её создание и функционирование.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. Организация работ по созданию ИСМ.

    Особая  роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ. Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного выполнения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала организации.