Графически  данная таблица представлена на рисунке  4.

       Рис. 4 Динамика изменения количества документов ОАО «МТС» в разрезе месяца за 2010 год 

    Этап 3. Оптимизация взаимодействия подразделений  согласно существующей модели документооборота на предприятии.

    Проектирование  организационных структур предприятия  в разрезе  движения входящих, исходящих  и внутренних документов. Для примера проведен анализ движения внутренних документов при выполнении подразделениями функций планирования и оперативного учета и составлена следующая организационная структура (рисунок 5).

      Рисунок 5 Схема движения внутренних документов при выполнении подразделениями ОАО «МТС» функций планирования и оперативного учета 

    Таким образом, ответственным за реализацию функций планирования и оперативного учета на ОАО «МТС» назначен заместитель генерального директора по экономике, который получаемые сведения от заместителя генерального директора по производству и главного бухгалтера передает в планово-экономический отдел для проведения соответствующих расчетов. Часть функций возложенных на планово-экономический отдел и бухгалтерию при необходимости может дублироваться расчетно-вычислительным центром. Кроме того, для предоставления данных финансовому директору директор по производству также обращается в расчетно-вычислительный центр предприятия для преобразования имеющихся у него данных в нужные расчетные формы. Ответственность по доведению конечных планов до цехов предприятия возложена на заместителя генерального директора по экономике.

    Составление и обработка карточки-анкеты связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий.

    Составим  карточки-анкеты связей всех подразделений, включенных в спроектированную организационную  структуру при выполнении функций  планирования и оперативного учета (Приложение).

    Из  рисунка 5 видно, что связи между заместителями генерального директора по экономике и по производству достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено. Однако, при передаче данных финансовому директору для формирования производственной программы и оперативного учета у директора по производству нет возможности обрабатывать их для предоставления в желаемом виде. Он не обладает дополнительным временем, необходимым для перегруппировки и выборки из всей имеющейся информации той части, необходимой для предоставления заместителю генерального директора по экономике. Данные функции также не могут быть возложены на производственно-сбытовой отдел по причине отсутствия всей необходимой информации и реального времени для выполнения данных функций. В этой ситуации необходимо рассмотреть вариант, согласно которому данные функции следует передать производственно-сбытовому отделу, который, в свою очередь, недостающую информацию будет получать у прямого начальника и контактировать с расчетно-вычислительным центром.  В функции расчетно-вычислительного центра входит разработка соответствующих форм предоставления внутренней документации, а также их составление. Несмотря на то, что фактически между заместителем генерального директора по производству и расчетно-вычислительным центром связь налажена достаточно хорошо, работникам РВЦ не хватает реального времени для выполнения поручений заместителя генерального директора по производству. В связи с этим рекомендуется расширить штат сотрудников расчетно-вычислительного центра с закреплением за каждым из них определенного сектора подразделений, с которыми он будет непосредственно контактировать.

      Связи межу заместителем генерального  директора по экономике и планово-экономическим  отделом налажены, однако наблюдается  небольшое замедление в передачи необходимой информации со стороны финансового директора. Из схемы четко видно, какие связи к этому приводят.

    Очевидно, что при работе бухгалтерии с  главным бухгалтером, а главного бухгалтера с финансовым директором процедура документооборота работает очень эффективно, учитывая как «прямые», так и «обратные» связи. Как уже было отмечено ранее, фактически расчетно-вычислительный центр подчиняется главному бухгалтеру. Этот факт вызван тем, что бухгалтерия выступает наиболее перегруженным документами участком. В связи с этим, РВЦ взял на себя ряд функций отдела бухгалтерии, связанных исключительно с расчетами. Кроме того, недостаточное количество компьютерной техники в бухгалтерии, приводит к необходимости проводить все требуемые расчеты в РВЦ. Однако, как видно из схемы, связи главного бухгалтера и бухгалтерии с расчетно-вычислительным центром не совсем четкие и отлаженные. Другими словами, РВЦ пытается контактировать со всеми службами, а в результате не одна из связей не является устойчивой.

    Такое же положение наблюдается и в отношениях между планово-экономическим отделом и РВЦ.

    Оценка  схемы показала, что в основном нарушение документооборота при  выполнении подразделениями функции  планирования и оперативного учета  вызвано не эффективной работой  расчетно-вычислительного центра. Следовательно, как уже было отмечено ранее, необходима коренная реорганизация данного подразделения, прежде всего, путем расширения штата сотрудников.

     Заключение

      Подводя итоги можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших.

     Глава 4. Пути совершенствования коммуникационной структуры организации

    1. Требуется реорганизация  расчетно-вычислительного центра.

    Роль  РВЦ на ОАО «МТС»  резко упала, что  отчасти связано  с недостатком  знаний, отсутствием  должного понимания  специфики информационной системы, ее эксплуатации, технологии обработки  информации в условиях рынка в целом, отчасти – с  большей доступностью персональных компьютеров.

    Основные  функции РВЦ должны заключаться в  накоплении, систематизации и распространении  информации по соответствующим  подразделениям и  уровням управления предприятием.  В  то время, как в  настоящее время  эти функции не выполняются.

    Кроме того, РВЦ следует  переименовать в  информационно-аналитический  центр или службу. Однако, не следует  представлять деятельность вновь созданного отдела как усовершенствованную  работу РВЦ. Во-первых, информация – часто  не просто перечень определенных показателей, а отфильтрованная и проанализированная с помощью современных методов обработки. Передача любой информации, не готовой для принятия решений, не может считаться эффективной. Во-вторых, некоторые виды информации вообще не поддаются количественной оценке. И, в-третьих, автоматизированная система располагает только формальными методами оценки, вместе с тем, в некоторых случаях значение имеют многие неформальные (экспертные) оценки.

    Все это обусловливает  необходимость функционирования на предприятии особой службы, в задачи которой входит также проведение первичного анализа информации.

    2. При составлении  РВЦ графика контактов  с подразделениями  предприятия особое  внимание следует  уделить наиболее  «загруженным» месяцам:  во время подготовки  годового собрания акционеров, при подготовке расчетов на участие в ежегодных тендерах, при составлении годовой отчетности.

    3. Требуется реорганизация  отдела материально-технического  обеспечения и  комплектации в  связи с достаточно  высокой загрузкой  документооборота.

Список используемых источников

1. Административно-правовые основы государственного управления: учеб. пособие /С.А. Балашенко, Т.С. Бойко, Г.А. Василевич и др.; общ. ред. А.Н. Крамника. - Минск: Тесей, 2004. - 704 с.
2. Арутюнова Н.Д. Фактор адресата // Известия АН СССР. - Т.40. - № 4. - 1981. - 437 с.
3. Бачило И.Л. Глобальная информатизация и право. - М., 1999. - 257 с.
4. Бухман В.Б. Информатизация культуры или окультуривание информатики - проблема границ // Культура мира: перспективы на рубеже XXI века. - Тверь, 2001.
5. Бухман В.Б. Информатизация культуры или окультуривание информатики - проблема границ // Культура мира: перспективы на рубеже XXI века. - Тверь, 2001. - 215 с.
6. Винер Н. Кибернетика, или управление и связь в животном и машине. М.: Наука; Главная редакция изданий для зарубежных стран, 1983. - 344 с.
7. Глазунова Н.И. Система государственного управления. - М., 2002.
8. Государственное управление: практика и перспективы / Редкол.: В.В. Русакевич, В.М. Михеев. - Минск.: Беларусь, 1999. - 320 с.
9. Десслер Г. Управление персоналом: учебн. пособие / под ред.А.И. Шленова. - М.: БИНОМ, 2002. - 432 с.
10. Забелов С.М., Забелов П.С. Правовое регулирование государственного управления: учебное пособие. - Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2003. - 230 с.
11. Зорин В.И. Философский толковый словарь "Евразийская мудрость от А до Я". - Алматы: Создiк-Словарь, 2002. - 407 с.
12. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации: учеб. пособие. - Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000. - 175 с.
13. Кнорринг В.И. Основы государственного и муниципального управления: учебник / В.И. Кнорринг. - М.: Экзамен, 2004. - 416 с.
14. Кнорринг В.И. Основы искусства управления: учеб. пособие для вузов / В.Н. Кнорринг; Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Российской Федерации, Ин-т бизнеса и делового администрирования. -М.: Дело, 2003. -328 с.
15. Концепция совершенствования законодательства Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 10.04.2002 г., № 205 // Вестн. Высш. Хозяйств. Суда Респ. Беларусь. - 2002. - № 6. - С.23-48.
16. Концепция судебно-правовой реформы. // Вед. Верх. Совета Респ. Беларусь. - 1992. - № 16. - Ст.270.
17. О Государственной программе информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года "Электронная Беларусь": пост. Совета Министров Респ. Беларусь, 27 дек. 2002 г., № 1819 // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
18. О мерах по совершенствованию государственной системы правовой информации: Указ Президента Респ. Беларусь, 30 окт. 1998 г., №524: в ред. Указа Президента Респ. Беларусь от 16 дек. 2002 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
19. О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности (Правила подготовки проектов нормативных правовых актов): Указ Президента Респ. Беларусь, 11 авг. 2003 г., № 359 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2003. - № 92. - 1/4856.
20. О Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь,20 июля 1998 г., № 369: в ред. Указа Президента Респ. Беларусь от 11 авг. 2003 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
21. О некоторых вопросах информатизации в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 6 апр. 1999 г., № 195 // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
22. О порядке распространения правовой информации в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 1 дек. 1998 г., № 565: в ред. Указа Президента Респ. Беларусь от 8 сент. 2004 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
23. О создании компьютерного банка данных проектов законов Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 24 июля 1998 г., № 376 // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
24. О создании Национального центра правовой информации Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 30 июня 1997 г., № 338: в ред. Указа Президента Респ. Беларусь от 21.12.1998 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО"ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
25. Опыт и проблемы взаимодействия потребителя архитектуры и проектно-строительного комплекса / Информационное издание ЦНТИ: Обзорная информация. - Вып.3. - М., 1987. - 219 с.
26. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. - М., 1998. - 272 с.
27. Правотворческая деятельность в Республике Беларусь / А.В. Матусевич, В.Н. Дубовицкий, И.Н. Лапша, П.Е. Жушма. - Минск.: ООО "Скарына", 1997. - 254 с.
28. Соловьев А.И. Политология: Политическая теория, политические технологии: учебник для студентов вузов. - М.: Аспект Пресс, 2000. - 559 с
29. Социология: Энциклопедия / сост. А. А. Грицанов, В.Л. Абушенко, Г.М. Евелькин, Г.Н. Соколова, О.В. Терещенко. - Минск: Книжный Дом, 2003. - 1312 с.
30. Теория коммуникации & прикладная коммуникация: Сборник научных трудов // Вестник Российской коммуникативной ассоциации. - Вып.1 / под общей редакцией И.Н. Розиной. - Ростов н/Д: ИУБиП, 2002. - 200 с.
31. Теория управления: учебник / под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина, Рос. академия гос. службы при Президенте РФ. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 557 с.
32. Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации / Головко Б.Н. — М.: Академический проект, 2005.
33. Крылов А.Н. Коммуникационный менеджмент и PR. Лексикон. Практикум / Крылов А.Н. — М., 2000.
34. Крылов А.Н. Корпоративная идентичность для менеджеров и маркетологов / Крылов А.Н. — М.: Изд-во Икар, 2004.
1. Крылов А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика / Крылов А.Н. — М.: Изд-во Национального института бизнеса, 2002.
35. Моисеев В.А. Паблик рилейшнз. Теория и практика / В. Моисеев. — 2-е изд. — М.: ИКФ «Омега-Л», 2001.
2. Орлов А.С. Введение в коммуникационный менеджмент / Орлов А.С. — М.: Гардарики, 2005.
36. Основы теории коммуникации: учеб. / М.А. Василик, М.С. Вершинин, В.А. Павлов и др. — М.: Гардарики, 2003.
37. Паблик рилейшнз. Связи с общественностью в сфере бизнеса: учеб. пособие / Ассоц. авт. и изд. «ТАНДЕМ». — М.: ЭКМОС, 2001.
38. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учеб. пособие / Панфилова А.П. — СПб.: Знание, 2004.
39. Персикова Т.Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура: учеб. пособие / Персикова Т.Н. — М.: Логос, 2002.
3. Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент: учеб. пособие / В.Е. Рева; Пенз. гос. ун-т. — Пенза, 2001.
40. Соколов А. Общая теория социальной коммуникации / Соколов А. — СПб.: Изд-во. Михайлова В.А., 2002.
41. Уткин Э.А. Управление связями с общественностью. PR / Э.А. Уткин, В.В. Баяндаев, М.Л. Баяндаева. — М.: ТЕИС, 2001.
42. Федотова Л.Н. Социология массовой коммуникации: учеб. / Федотова Л.Н. — СПб.: Питер, 2003.
43. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации: учеб. пособие / Шарков Ф.И. — СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002.
4. Шепель В. Коммуникационный менеджмент: учеб. пособие / Шепель В.  — М.: Гардарики, 2004.

1. Материалы периодических изданий

13. Альманах «Маркетинговые коммуникации: эффективные примеры из российской практики».
14. Альманах «Управление маркетингом».
15. Журнал «Управление развитием персонала».