Функция - организация. Сущность организации как функции управления и составляющие ее элементы

    Поскольку выполнение функции организации  включает в себя решение несколько  различных задач, действия менеджера целесообразно разделить на следующие этапы:

    1. Формирование или корректировка  организационной структуры;

    2. Установление взаимосвязей между  подразделениями в организационной  структуре;

    3. Обеспечение взаимодействия между  подразделениями и персоналом  внутри подразделений и организации  путем контроля и регулирования  (распорядительства) их деятельности.

    На  первом этапе в организации следует  выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с общими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определенные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции. В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:

    Горизонтальные  связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

    Вертикальные  связи - это связи подчинения, необходимость  в них возникает при иерархичности  управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

    Линейные  связи отражают движение управленческих решений информации между линейными  руководителями. Линейные связи - отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.

    Функциональные  связи имеют место по линии  движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения.

    На сегодняшний день выделяют следующие виды организационных структур (ОС):

    1. Линейная организационная структура.

    Является  наиболее приемлемой для простых  форм производства. Отличительными чертами  этой структуры является прямое воздействие  на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях иерархии.

    2. Функциональная ОС.

    Используется  так же, как и линейная ОС, в  композиции крупных систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов  управленческих решений.

    3. Линейно-функциональная ОС.

    Линейно-функциональная ОС характеризуется разделением  деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации  их функционирования в процессах  управления. В современных условиях линейно-функциональная ОС наиболее часто применяется в организациях.

    4. Штабная ОС.

    Штабная ОС - ее особенностью является выделение  всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным  руководством - звеном функционально-линейного  типа. Полномочия этого звена, как  правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

    5. Сложная линейно-функциональная  система менеджмента, или линейно-функциональная  система с блочной дифференциацией  функциональных звеньев.

    В этой системе вводятся звенья линейно-функционального  типа (заместители руководителя по комплексу функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

    6. Матричная ОС.

    Ее  особенность заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.

    После формирования организационной структуры  необходимо установить взаимосвязи между её элементами - то есть перейти ко второму этапу выполнения функции организации.

    Установить  взаимосвязи в организации - значит определить права, обязанности и  ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подразделениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

    К задачам инструктирования относят: знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению отдельных видов работ, обеспечение информацией.

    На  этом этапе вырабатываются нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

    Третий  этап - этап распорядительства и  контроля - является частным по отношению к функции контроля и регулирования и включает в себя предупреждение отклонений и восстановление установленных параметров процессов, происходящих в рамках заданной организационной структуры.

    Распорядительное  воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений и устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

 
 
    1.4  Принципы осуществления функции организация

    Первым  автором, предложившим ряд принципов  построения структуры организации, был А. Файоль. Он предложил 14 принципов, хотя утверждал, что возможно применение и многих других. Эти принципы можно сгруппировать в три вида: структурные, процессуальные и принципы конечного результата

    Структурные принципы предоставляют руководящие  указания для создания системы взаимосвязанных  работ и полномочий. Функция организации включает разделение работы на последовательные более мелкие подработы, группировку заново этих работ для формирования взаимосвязанных отделов, назначения руководителя для каждого отдела и предоставления полномочий этим руководителям. В конечном итоге эти отделы соединяются в цепь команд. 

    Таблица 1. Классификация принципов Файоля 

    Структурные принципы:

    1. Принцип деления работ. По Файолю, деление работы, или специализация труда, является естественным средством "для более качественного и количественного выполнения работы с теми же затратами труда (усилий)". При специализации число объектов, на которые направлены внимание и усилия, сокращается, и она становится наилучшим средством использования отдельных рабочих или групп рабочих. Вместе с тем он указывал, что существуют определенные ограничения в делении работы.

    2. Принцип единства командования. Работы, которые получены при  осуществлении принципа деления работы, должны быть перегруппированы, если они позволяют осуществить скоординированную деятельность. Процесс группировки родственных работ на основе общего принципа называется делением на отрасли.

    3. Принцип централизации. Этот принцип  утверждает, чтобы право принятия всех решений было централизовано (сосредоточено) в руках главной администрации организации. Этот принцип говорит также о том, что сущность работы руководителя, с точки зрения его обязанностей, должна отражать его способность выполнять свои обязанности. Если на руководителя возложены обязанности, то и соразмерно этому ему должны быть также предоставлены полномочия.

    4. Принцип полномочий и обязанностей. Этот принцип утверждает, что  должна быть взаимосвязь между  обязанностями руководителя и полномочиями, которыми он располагает; наиболее оптимальная взаимосвязь должна уравновешивать и то и другое. Но добиться установления такой взаимосвязи очень трудно, особенно если исследовать работу руководителей высокого уровня.

    5. Принцип скалярной цепи. Выполнение предыдущих четырех принципов естественно приводит к созданию градированной цепи полномочных лиц, начиная от "высших должностных лиц и кончая самым низшим чином". Более важно то, что скалярная цепь является направлением для всех вертикальных коммуникаций в организации. Следовательно, все коммуникации, исходящие от наиболее низкого уровня, должны затронуть каждого руководителя в цепи команд. В соответствии с этим, коммуникации, исходящие от высших руководителей, должны затронуть каждого подчиненного, пока они не достигнут соответствующего уровня.

    Пять  принципов, рассмотренных выше, дают определение основным проблемам, которые  могут быть разрешены при создании структуры заданий (работ) и полномочий.

    Процессуальные  принципы сосредотачиваются на действиях руководителей в основном касающихся того, как эти руководители управляют организацией и особенно как они устанавливают связь с подчиненными. Этими принципами являются - беспристрастность, дисциплина, вознаграждение персонала, единство руководства, субординация (подчинение) общему интересу. Значения этих принципов объясняются их названиями и нуждаются в некотором уточнении. Файоль считал принцип беспристрастности основным показателем стимулирования работающего к выполнению своих обязанностей с "увлечением и лояльностью". Более того, ощущение беспристрастности должно быть привито работающим посредством сочетания доброжелательности и справедливости, проявляемых со стороны руководителя. Принцип беспристрастности нашел свое отражение в принципе справедливого вознаграждения, который утверждает, что выплата заработной платы рабочим и служащим должна отражать справедливую норму оплаты за оказанные услуги.